无人前台怎么做？没有前台的办公室接待访客的6种方法

无人前台要运转顺畅，关键是让每位访客自己就能做到三件事：一眼看清该往哪走、能告诉别人自己到了、一分钟内就能和团队里的真人说上话。一块清楚的指示牌、一套简单的规矩，再加上一个能叫到有空同事的办法，大多数小型办公室就够用了。

这篇指南写给小型办公室、设计工作室、广告公司、律师事务所和会计师事务所、联合办公空间以及工坊，也就是前台没有人整天坐着的地方。您会看到从免费到更完善的6种方案、一份本周就能落实的分步计划，以及需要注意的局限。

前台空着，到底有什么问题

小团队很少需要专职前台，但访客照样会来：来开会的客户、送包裹的快递员、来面试的求职者、拿着发票的供应商。前台没人时，他们会敲门、干等、在走廊里乱转，或者干脆离开。

每一种情况都有代价。客户默默等了半天，带着情绪开始开会。快递员把包裹又带走了。有人误闯正在进行保密通话的房间。离门最近的那位同事，最后成了一天被打断十次的“编外前台”。

目标不是用一台设备取代一个人，而是让每位访客都知道该做什么、找到对的人，同时团队其他人可以继续工作。

没有前台的办公室：无人前台的6种做法

这些方案可以搭配使用，大多数小型办公室最后会同时用上两三种。

1. 一块清楚的欢迎牌。贴在门上或空着的前台上，与视线齐平：写明这是哪家公司、访客该做什么、接下来会怎样。“欢迎光临，请按铃，一分钟内会有同事来接您”，比一个毫无说明的门铃好得多。
2. 桌面呼叫铃或无线门铃。便宜又常见。只要总有人在听得见的范围内就管用，但它不会告诉您来的是谁、有什么事，在家办公或在里面会议室的人也听不到。
3. 在指示牌上留一个公共电话号码。访客拨打一个在办公室响铃的号码。这样也行，但号码会公开展示，而且总得有人把电话放在手边接听。
4. 访客登记流程。用纸质登记本或平板，让访客写下姓名、单位和要拜访的人。这对安全和掌握楼里有谁很有用，但光靠它，没人会知道有访客到了。
5. 楼门口的对讲机。在楼上的办公室或多家公司合用的写字楼里很常见。如果大楼已有能用的对讲机，就用它。如果坏了或需要布线，维修可能又慢又贵。
6. 用二维码搭建虚拟前台。访客用手机相机扫描打印出来的二维码，就会打开一个页面，可以和团队视频通话或聊天。用Qoorbell，访客无需安装任何东西、无需注册账号，也看不到任何人的电话号码。

虚拟前台如何找到有空的人

门铃或公共电话的弱点是只在一个地方响。虚拟前台会在您选定的那些人的手机上响，不管他们在办公室里还是外面。

在Qoorbell里，每个门铃都有一个名为“接听人”的列表。把能接待访客的同事加进去：访客一按铃，这些人的手机就会响，谁有空谁就用视频或聊天接听。所有方案，包括免费方案，门铃、分组以及每个门铃的接听人数都不限。

如果办公室有多个团队或多扇门，可以按楼层、区域或团队来整理门铃。门口一个二维码就能让访客自己选择要找谁，比如楼上的工作室或财务组，谁也不用瞎猜。

没人接听时，访客可以在聊天里留言。您像看短信一样有空再看，用手机回复就行。至于营业时间，付费方案可以设置允许响铃的时段，晚上和周末门铃就会保持安静。

一个下午搭好办公室前台

不管选哪种工具，规矩都比设备更重要。下面是一份适合两人到二十人团队的简单计划。

1. 定好谁来接听。每天安排两三个人，或者按周轮值，别让一个人独自扛着门口。
2. 把规矩写下来。比如：访客两分钟内有人接待，快递由接听的人签收，没有人陪同时不带访客经过会议室。
3. 布置好入口。与视线齐平的指示牌、一把椅子、充足的光线，门铃或二维码放在容易找到的地方。如果用二维码，要印得足够大，站在一米外也能扫，贴在门旁边，别贴在会反光的玻璃后面。
4. 设置门铃。创建门铃，用办公室名称命名，再把接听人加进去。用一部不在列表里的手机打一次测试呼叫。
5. 提前告诉访客。在会议邀请和收货说明里加一句：“到了以后请扫描门口的二维码，我们会出来接您。”
6. 一周后复盘。问问团队哪里不顺：漏接的呼叫、等太久的访客、找不到门的快递员。然后调整轮值表和指示牌。

无人值守入口的安全与隐私

前台空着也是一个安全问题。没有前台，不等于谁都能直接进门。

• 内门保持关闭。访客在入口等，直到有人来接。门铃或二维码是用来请求进门的，不是自己走进来的办法。
• 开门前先看清楚。视频通话能让您在有人起身之前，就看到门口是谁、有什么需要。
• 不公开个人号码。别把同事的手机号贴在门上。用Qoorbell，访客只能看到门铃名称，永远看不到接听人的电话号码。
• 登记进出人员。一份简单的登记表，放在访客看不到其他人名字的地方，紧急情况下和遵守大楼规定时都用得上。

很多保护家里的习惯，同样能保护小型办公室。更多内容请看我们的低成本防盗小技巧。

需要注意的地方

没有前台的方案并不适合每一间办公室，它的不足也要说清楚。

• 访客量大。如果每小时有几十位访客，前台有人通常更快也更周到。工具是帮小团队的，取代不了一个繁忙的前台。
• 没有智能手机的访客。有些人不能或不愿扫码。在指示牌上保留一个普通门铃或电话号码作为备用。
• 需要网络连接。视频通话要求访客的手机和接听的手机都在线。在地下室或墙体很厚的楼里，先到门口测一下信号。
• 总得有人接听。轮值表没人遵守，什么工具都没用。真正的前台是这套规矩。
• 大楼规定。在多家公司合用的大楼里，往公共门上贴东西之前，先问问物业。

如果您的问题不是白天的访客，而是店里关门后还有顾客上门，请阅读我们的指南：店铺关门时如何接待顾客。如果整栋楼都需要新的门禁系统，可以看看如何升级楼宇对讲系统。

常见问题

访客需要安装App吗？

不需要。用手机相机对准二维码，就会打开一个网页。只有接听的人才使用Qoorbell的App或网站。

多个人可以接听同一个门铃吗？

可以。把他们加到门铃的“接听人”列表里。所有方案，包括免费方案，每个门铃的接听人数都不限。

如果没人有空接听怎么办？

访客可以在聊天里留言，您有空再回复。忙的时候，在指示牌上写一个备用联系人或电话号码。

下班时间能不响铃吗？

可以，付费方案支持：您设置允许响铃的时段，时段外访客会看到门铃暂不接待访客，并可以留言。

需要在入口安装硬件吗？

不需要。用任何打印机打印二维码，贴在门上或前台上即可。不用打孔、不用布线，也不用维护。

空着也有人应答的前台

小型办公室不需要有人整天坐在前台。需要的是一块清楚的指示牌、一套全队都遵守的规矩，以及让每位访客都能找到有空同事的办法。从上面的计划开始，试行一周，再做调整。准备好了，就用Qoorbell免费创建您的虚拟前台。