Рецепція в офісі без адміністратора: 6 робочих рішень

Рецепція без адміністратора працює, коли кожен відвідувач може сам зробити три речі: чітко побачити, куди йти, повідомити про свій прихід і за хвилину зв'язатися з живою людиною з команди. Зрозуміла табличка, проста процедура й спосіб покликати того, хто вільний, – цього вистачає більшості невеликих офісів.

Цей посібник для невеликих офісів, студій, агенцій, юридичних і бухгалтерських контор, спільних робочих просторів і майстерень, де ніхто не сидить біля входу цілий день. Ви знайдете шість рішень – від безкоштовних до повніших, покроковий план, щоб запровадити одне з них уже цього тижня, і обмеження, про які варто пам'ятати.

Чому порожня рецепція – це проблема

Невеликій команді рідко потрібен адміністратор на повний день, але відвідувачі все одно приходять: клієнти на зустріч, кур'єри з посилкою, кандидати на співбесіду, постачальник із рахунком. Коли на рецепції нікого немає, вони стукають, чекають, блукають коридором або йдуть геть.

Кожна така ситуація чогось коштує. Клієнт мовчки чекає й починає зустріч роздратованим. Кур'єр забирає посилку назад. Хтось заходить у кімнату, де якраз іде конфіденційна розмова. А колега, який сидить найближче до дверей, стає неофіційним адміністратором, якого відволікають по десять разів на день.

Мета не в тому, щоб замінити людину гаджетом. А в тому, щоб кожен відвідувач знав, що робити, і потрапляв до потрібної людини, поки решта команди спокійно працює.

6 способів організувати рецепцію без адміністратора

Ці варіанти можна поєднувати. Більшість невеликих офісів зрештою користується двома-трьома з них.

1. Зрозуміла вітальна табличка. Розмістіть її на рівні очей – на дверях або на порожньому столі: хто ви, що робити відвідувачу і що буде далі. «Ласкаво просимо! Будь ласка, подзвоніть, і за хвилину до вас вийдуть» набагато краще, ніж дзвінок без жодних пояснень.
2. Настільний дзвіночок або бездротовий дзвінок. Дешево й усім знайомо. Працює, якщо поруч завжди є хтось, хто почує, але не каже, хто прийшов і чого хоче, і не дістається до того, хто працює з дому чи сидить у дальній переговорній.
3. Спільний номер телефону на табличці. Відвідувачі дзвонять на номер, який дзвонить в офісі. Це працює, але номер телефону опиняється у відкритому доступі, а комусь доводиться постійно тримати телефон поруч і відповідати.
4. Журнал відвідувачів. Паперовий журнал або планшет, де відвідувач записує ім'я, компанію і до кого прийшов. Корисно для безпеки й щоб знати, хто є в будівлі, але сам по собі журнал нікому не повідомляє, що прийшов відвідувач.
5. Домофон біля входу з вулиці. Поширений в офісах на верхніх поверхах і в спільних будівлях. Якщо в будівлі вже є справний, користуйтеся ним. Якщо він зламаний або потребує проводки, ремонт може бути довгим і дорогим.
6. Віртуальна рецепція з QR-кодом. Відвідувач сканує надрукований код камерою телефона, і відкривається сторінка, де можна зателефонувати команді з відео або написати в чат. З Qoorbell відвідувач нічого не встановлює, не створює акаунт і ніколи не бачить нічийого номера телефону.

Як віртуальна рецепція знаходить того, хто вільний

Слабке місце дзвінка чи спільного телефону в тому, що вони дзвонять в одному місці. Віртуальна рецепція дзвонить на телефони людей, яких ви обрали, де б вони не були – в офісі чи поза ним.

У Qoorbell кожен дзвінок має список «Хто відповідає». Додайте колег, які можуть приймати відвідувачів: відвідувач дзвонить, вони отримують виклик на свої телефони, і той, хто вільний, відповідає відео або в чаті. Кожен тариф, зокрема безкоштовний, дає змогу мати необмежену кількість дзвінків, груп і людей на кожному дзвінку.

Якщо у вашому офісі кілька команд або кілька дверей, дзвінки можна впорядкувати за поверхами, зонами чи командами. Один QR-код біля входу може дати відвідувачу змогу обрати, кого викликати, наприклад студію нагорі чи бухгалтерію, щоб нікому не доводилося вгадувати.

А коли ніхто не відповідає, відвідувач може залишити повідомлення в чаті. Ви читаєте його, коли маєте змогу, як SMS, і відповідаєте з телефона. Для робочого часу платні тарифи дають змогу вибрати години, коли дзвінок може дзвонити, тож уночі й на вихідних він мовчить.

Налаштуйте рецепцію офісу за один день

Які б інструменти ви не обрали, процедура важливіша за гаджет. Ось простий план для команди від двох до двадцяти людей.

1. Вирішіть, хто відповідає. Призначте двох-трьох людей на день або тижневий графік чергувань, щоб одна людина не тягнула двері сама.
2. Запишіть правило. Наприклад: відвідувачів зустрічають протягом двох хвилин, посилки приймає той, хто відповів, і ніхто не веде відвідувача повз переговорні без супроводу.
3. Підготуйте вхід. Табличка на рівні очей, стілець, гарне освітлення, а дзвінок чи код – там, де їх легко знайти. Якщо використовуєте QR-код, надрукуйте його достатньо великим, щоб його можна було відсканувати приблизно з метра, і розмістіть поруч із дверима, а не за склом, що відбиває світло.
4. Налаштуйте дзвінок. Створіть його, назвіть ім'ям вашого офісу й додайте людей, які відповідають. Зробіть пробний виклик із телефона, якого немає в списку.
5. Попередьте відвідувачів заздалегідь. Додайте один рядок у запрошення на зустрічі та інструкції для доставки: «Коли прийдете, відскануйте код біля входу, і ми вас зустрінемо».
6. Перегляньте все за тиждень. Запитайте команду, що пішло не так: пропущені виклики, люди, які чекали надто довго, кур'єри, що не знайшли двері. Скоригуйте графік і табличку.

Безпека й конфіденційність на вході без нагляду

Порожня рецепція – це ще й питання безпеки. Офіс без адміністратора не повинен означати двері, відчинені для будь-кого.

• Тримайте внутрішні двері зачиненими. Відвідувачі чекають біля входу, доки хтось їх не зустріне. Дзвінок чи код – це спосіб попросити дозволу ввійти, а не спосіб увійти самому.
• Подивіться, перш ніж відчиняти. Відеовиклик дає змогу побачити, хто біля дверей і що йому потрібно, ще до того, як хтось підведеться з-за столу.
• Бережіть особисті номери. Не вивішуйте на дверях мобільний номер колеги. З Qoorbell відвідувачі бачать лише назву дзвінка, а номерів телефонів тих, хто відповідає, – ніколи.
• Записуйте, хто заходить. Простий аркуш відвідувачів, який зберігають так, щоб відвідувачі не бачили інших імен, допомагає в надзвичайній ситуації та з правилами будівлі.

Багато звичок, що захищають дім, захищають і невеликий офіс. Більше – у наших недорогих порадах із безпеки.

Що варто врахувати

Рішення без адміністратора підходить не кожному офісу. Чесно оцініть, де його не вистачає.

• Великий потік відвідувачів. Якщо щогодини приходять десятки людей, працівник на рецепції зазвичай швидший і привітніший. Інструменти допомагають невеликій команді; завантажену рецепцію вони не замінять.
• Відвідувачі без смартфона. Деякі люди не можуть або не хочуть сканувати код. Залиште на табличці звичайний дзвінок або номер телефону як запасний варіант.
• Потрібне з'єднання. Для відеовиклику телефон відвідувача й телефон того, хто відповідає, мають бути онлайн. У підвалі чи в будівлі з товстими стінами спершу перевірте сигнал біля дверей.
• Хтось усе одно має відповідати. Жоден інструмент не допоможе, якщо графік ігнорують. Справжній адміністратор – це процедура.
• Правила будівлі. У спільних будівлях запитайте керівництво, перш ніж щось клеїти на спільні двері.

Якщо ваша проблема – клієнти, які приходять, коли магазин зачинений, а не відвідувачі вдень, прочитайте наш посібник про те, як обслуговувати клієнтів, коли ваш бізнес зачинений. А якщо всій будівлі потрібна нова система доступу, подивіться, як модернізувати домофон у будинку.

Часті запитання

Чи потрібно відвідувачам встановлювати застосунок?

Ні. Вони наводять камеру телефона на код, і відкривається вебсторінка. Застосунком або сайтом Qoorbell користуються лише ті, хто відповідає.

Чи можуть кілька людей відповідати на той самий дзвінок?

Так. Додайте їх до списку «Хто відповідає» цього дзвінка. Кожен тариф, зокрема безкоштовний, дозволяє необмежену кількість людей на кожному дзвінку.

Що, як ніхто не може відповісти?

Відвідувач може залишити повідомлення в чаті, а ви відповісте, коли зможете. На завантажений день вкажіть на табличці запасне ім'я або номер телефону.

Чи можна вимкнути дзвінки поза робочим часом?

Так, на платних тарифах: ви обираєте години, коли дзвінок може дзвонити, а поза ними відвідувачі бачать, що дзвінок зараз не приймає відвідувачів, і можуть залишити повідомлення.

Чи треба встановлювати обладнання біля входу?

Ні. Ви друкуєте код на будь-якому принтері й наклеюєте його на двері чи на стіл. Нічого свердлити, прокладати проводи чи обслуговувати.

Рецепція, яка відповідає, навіть коли вона порожня

Невеликому офісу не потрібна людина, яка цілий день сидить на рецепції. Йому потрібні зрозуміла табличка, процедура, якої дотримується вся команда, і спосіб, щоб кожен відвідувач міг зв'язатися з тим, хто вільний. Почніть із плану вище, випробуйте його тиждень і скоригуйте. Коли будете готові, створіть безкоштовну віртуальну рецепцію з Qoorbell.