Receptie zonder receptioniste: 6 oplossingen voor je kantoor

Een receptie zonder receptioniste werkt als elke bezoeker drie dingen zelf kan: duidelijk zien waar hij heen moet, zich melden en binnen een minuut een echte collega bereiken. Een duidelijk bord, een eenvoudige routine en een manier om de collega te roepen die tijd heeft, zijn genoeg voor de meeste kleine kantoren.

Deze gids is voor kleine kantoren, studio's, bureaus, advocaten- en accountantskantoren, flexplekken en werkplaatsen waar niemand de hele dag achter de balie zit. Je vindt zes oplossingen, van gratis tot uitgebreider, een stappenplan om er deze week een in te richten en de beperkingen om in gedachten te houden.

Waarom een lege balie een probleem is

Een klein team heeft zelden een fulltime receptioniste nodig, maar de bezoekers komen toch: klanten voor een afspraak, bezorgers met een pakket, sollicitanten voor een gesprek, een leverancier met een factuur. Als de balie leeg is, kloppen ze, wachten ze, dwalen ze de gang in of gaan ze weer weg.

Elk van die momenten kost iets. Een klant wacht zwijgend en begint geïrriteerd aan het gesprek. Een bezorger neemt het pakket weer mee. Iemand loopt een kamer binnen waar een vertrouwelijk gesprek bezig is. En wie het dichtst bij de deur zit, wordt de onofficiële receptioniste en wordt tien keer per dag gestoord.

Het doel is niet om een mens te vervangen door een apparaatje. Het gaat erom dat elke bezoeker weet wat hij moet doen en de juiste persoon bereikt, terwijl de rest van het team gewoon doorwerkt.

6 manieren om een receptie zonder receptioniste te regelen

Deze opties zijn te combineren. De meeste kleine kantoren gebruiken er uiteindelijk twee of drie.

1. Een duidelijk welkomstbord. Hang het op ooghoogte op de deur of op de lege balie: wie jullie zijn, wat de bezoeker moet doen en wat er daarna gebeurt. ‘Welkom. Bel aan, dan komt er binnen een minuut iemand naar je toe’ is beter dan een bel zonder uitleg.
2. Een baliebel of een draadloze deurbel. Goedkoop en vertrouwd. Het werkt als er altijd iemand binnen gehoorsafstand is, maar je weet niet wie er is of wat diegene wil, en het bereikt niemand die thuiswerkt of achterin in een vergaderruimte zit.
3. Een gedeeld telefoonnummer op het bord. Bezoekers bellen een nummer dat op kantoor overgaat. Het werkt, maar het nummer hangt openbaar en iemand moet de telefoon bij de hand houden en opnemen.
4. Een bezoekersregistratie. Een schrift of een tablet waarin bezoekers hun naam, bedrijf en contactpersoon invullen. Handig voor de veiligheid en om te weten wie er in het pand is, maar op zichzelf laat het niemand weten dat er een bezoeker is.
5. Een intercom bij de straatdeur. Gebruikelijk bij kantoren op een verdieping of in gedeelde panden. Heeft het gebouw er een die werkt, gebruik die dan. Is hij kapot of moet er bekabeling komen, dan kan repareren lang duren en duur zijn.
6. Een virtuele receptie met een QR-code. De bezoeker scant een geprinte code met de camera van zijn telefoon en er opent een pagina waar hij het team kan videobellen of een chatbericht kan sturen. Met Qoorbell installeert de bezoeker niets, maakt hij geen account aan en ziet hij nooit iemands telefoonnummer.

Hoe een virtuele receptie de collega bereikt die tijd heeft

Het zwakke punt van een bel of een gedeelde telefoon is dat ze op één plek overgaan. Een virtuele receptie gaat over op de telefoons van de mensen die jij kiest, waar ze ook zijn, op kantoor of daarbuiten.

In Qoorbell heeft elke deurbel een lijst die ‘Wie neemt op’ heet. Voeg de collega's toe die bezoekers kunnen ontvangen: de bezoeker belt aan, die mensen krijgen de oproep op hun telefoon en wie tijd heeft, neemt op via video of chat. Elk abonnement, ook het gratis abonnement, biedt onbeperkt deurbellen, groepen en mensen per deurbel.

Heeft je kantoor meerdere teams of meerdere deuren, dan kun je de deurbellen indelen per verdieping, zone of team. Eén QR-code bij de ingang kan de bezoeker laten kiezen wie hij wil bellen, bijvoorbeeld de studio boven of de administratie, zodat niemand hoeft te gokken.

En als niemand opneemt, kan de bezoeker een bericht achterlaten in de chat. Je leest het wanneer het jou uitkomt, net als een sms, en antwoordt vanaf je telefoon. Voor de openingstijden kun je bij de betaalde abonnementen kiezen op welke uren hij mag overgaan, zodat de deurbel 's nachts en in het weekend stil blijft.

Richt je receptie in op één middag

Welke middelen je ook kiest, de routine is belangrijker dan het apparaatje. Dit is een eenvoudig plan voor een team van twee tot twintig mensen.

1. Bepaal wie opneemt. Kies twee of drie mensen per dag, of een weekrooster, zodat niet één persoon de deur alleen draagt.
2. Schrijf de afspraak op. Bijvoorbeeld: bezoekers worden binnen twee minuten begroet, pakketten worden afgetekend door wie opneemt en niemand loopt met een bezoeker langs de vergaderruimtes zonder begeleider.
3. Maak de ingang klaar. Een bord op ooghoogte, een stoel, goed licht en de bel of de code op een plek waar je hem makkelijk vindt. Gebruik je een QR-code, print hem dan groot genoeg om op een stap afstand te scannen en hang hem naast de deur, niet achter glas dat het licht weerkaatst.
4. Stel de deurbel in. Maak hem aan, geef hem de naam van je kantoor en voeg de mensen toe die opnemen. Doe een testoproep vanaf een telefoon die niet op de lijst staat.
5. Laat je bezoekers het vooraf weten. Zet één regel in uitnodigingen voor afspraken en in bezorginstructies: ‘Scan bij aankomst de code bij de ingang, dan komen we je ophalen’.
6. Evalueer na een week. Vraag het team wat er misging: gemiste oproepen, bezoekers die te lang moesten wachten, bezorgers die de deur niet konden vinden. Pas het rooster en het bord aan.

Veiligheid en privacy bij een onbemande ingang

Een lege balie is ook een veiligheidskwestie. Een kantoor zonder receptioniste mag geen open deur voor iedereen worden.

• Houd de binnendeur dicht. Bezoekers wachten in de entree tot iemand ze ophaalt. De bel of de code is er om te vragen of ze binnen mogen komen, niet om zomaar naar binnen te lopen.
• Kijk voordat je opendoet. Met een videogesprek zie je wie er aan de deur staat en wat diegene nodig heeft voordat iemand zijn bureau verlaat.
• Houd privénummers privé. Hang niet het mobiele nummer van een collega op de deur. Bij Qoorbell zien bezoekers alleen de naam van de deurbel, nooit de telefoonnummers van de mensen die opnemen.
• Houd bij wie er binnenkomt. Een eenvoudige bezoekerslijst, bewaard waar bezoekers de andere namen niet kunnen lezen, helpt bij een noodgeval en bij de regels van het gebouw.

Veel gewoontes die een woning beschermen, beschermen ook een klein kantoor. Je vindt er meer in onze goedkope tips tegen inbraak.

Waar je rekening mee moet houden

Een receptie zonder receptioniste past niet bij elk kantoor. Wees eerlijk over waar het tekortschiet.

• Veel aanloop. Komen er elk uur tientallen bezoekers binnen, dan is een mens achter de balie meestal sneller en vriendelijker. Hulpmiddelen helpen een klein team; ze vervangen geen drukke receptie.
• Bezoekers zonder smartphone. Sommige mensen kunnen of willen geen code scannen. Houd een gewone bel of een telefoonnummer op het bord als reserve.
• Er is verbinding nodig. Voor een videogesprek moeten de telefoon van de bezoeker en de telefoon die opneemt online zijn. In een kelder of een gebouw met dikke muren controleer je eerst het bereik bij de deur.
• Iemand moet nog steeds opnemen. Geen enkel hulpmiddel helpt als het rooster wordt genegeerd. De routine is de echte receptioniste.
• Regels van het gebouw. In gedeelde panden vraag je eerst de beheerder voordat je iets op gemeenschappelijke deuren plakt.

Is je probleem eerder klanten die komen als de winkel dicht is dan bezoekers overdag, lees dan onze gids over klanten helpen als je zaak gesloten is. En heeft het hele gebouw een nieuw toegangssysteem nodig, lees dan hoe je de intercom van een gebouw moderniseert.

Veelgestelde vragen

Moeten bezoekers een app installeren?

Nee. Ze richten de camera van hun telefoon op de code en er opent een webpagina. Alleen de mensen die opnemen gebruiken de app of de website van Qoorbell.

Kunnen meerdere mensen dezelfde deurbel beantwoorden?

Ja. Voeg ze toe aan de lijst ‘Wie neemt op’ van de deurbel. Elk abonnement, ook het gratis abonnement, biedt onbeperkt mensen per deurbel.

En als niemand tijd heeft om op te nemen?

De bezoeker kan een bericht achterlaten in de chat en jij antwoordt zodra je kunt. Zet voor een drukke dag een reservenaam of een telefoonnummer op het bord.

Kan hij buiten kantooruren stil blijven?

Ja, bij de betaalde abonnementen: je kiest op welke uren hij mag overgaan en daarbuiten zien bezoekers dat de deurbel geen bezoekers ontvangt en kunnen ze een bericht achterlaten.

Moeten we apparatuur bij de ingang installeren?

Nee. Je print de code op elke printer en plakt hem op de deur of op de balie. Niets te boren, te bedraden of te onderhouden.

Een balie die antwoordt, ook als hij leeg is

Een klein kantoor heeft niet de hele dag iemand achter de balie nodig. Het heeft een duidelijk bord nodig, een routine waar het hele team zich aan houdt en een manier waarop elke bezoeker de collega bereikt die tijd heeft. Begin met het plan hierboven, test het een week en stel het bij. Ben je er klaar voor, maak dan gratis je virtuele receptie met Qoorbell.