Toimiston vastaanotto ilman vastaanottovirkailijaa: 6 tapaa

Toimiston vastaanotto ilman vastaanottovirkailijaa toimii, kun jokainen vieras pystyy itse kolmeen asiaan: näkemään selvästi, minne mennä, ilmoittamaan saapumisestaan ja tavoittamaan oikean ihmisen tiimistä minuutin sisällä. Selkeä kyltti, yksinkertainen rutiini ja tapa soittaa sille, jolla on aikaa, riittävät useimpiin pieniin toimistoihin.

Tämä opas on tarkoitettu pienille toimistoille, studioille, mainostoimistoille, asianajo- ja tilitoimistoille, yhteistyötiloille ja verstaille, joissa kukaan ei istu aulan tiskillä koko päivää. Löydät kuusi ratkaisua ilmaisesta kattavampaan, vaiheittaisen suunnitelman käyttöönottoon tällä viikolla sekä rajoitukset, jotka kannattaa pitää mielessä.

Miksi tyhjä vastaanottotiski on ongelma

Pieni tiimi tarvitsee harvoin kokoaikaista vastaanottovirkailijaa, mutta vieraita tulee silti: asiakkaita palaveriin, lähettejä paketin kanssa, työnhakijoita haastatteluun, toimittaja laskun kanssa. Kun tiski on tyhjä, he koputtavat, odottavat, harhailevat käytävällä tai lähtevät pois.

Jokainen tällainen hetki maksaa jotain. Asiakas odottaa hiljaisuudessa ja aloittaa palaverin ärtyneenä. Lähetti vie paketin mukanaan. Joku kävelee huoneeseen, jossa käydään luottamuksellista puhelua. Ja ovea lähimpänä istuvasta tulee epävirallinen vastaanottovirkailija, jota keskeytetään kymmenen kertaa päivässä.

Tavoitteena ei ole korvata ihmistä vempaimella. Tavoitteena on varmistaa, että jokainen vieras tietää, mitä tehdä, ja tavoittaa oikean ihmisen, kun muu tiimi jatkaa töitään.

6 tapaa järjestää toimiston vastaanotto ilman vastaanottovirkailijaa

Vaihtoehtoja voi yhdistellä. Useimmat pienet toimistot päätyvät käyttämään kahta tai kolmea niistä.

1. Selkeä tervetulokyltti. Kiinnitä se silmien korkeudelle oveen tai tyhjälle tiskille: keitä olette, mitä vieraan pitää tehdä ja mitä sen jälkeen tapahtuu. ”Tervetuloa. Soita kelloa, niin joku tulee vastaan minuutin sisällä” on parempi kuin kello ilman selitystä.
2. Pöytäkello tai langaton ovikello. Edullinen ja tuttu. Se toimii, jos joku on aina kuuloetäisyydellä, mutta se ei kerro, kuka on paikalla tai mitä hän haluaa, eikä se tavoita etätöissä olevia tai perimmäisessä neuvotteluhuoneessa istuvia.
3. Yhteinen puhelinnumero kyltissä. Vieraat soittavat numeroon, joka soi toimistolla. Se toimii, mutta numero on julkisesti esillä, ja jonkun on pidettävä puhelin lähellä ja vastattava.
4. Vieraiden kirjautumisrutiini. Vieraskirja tai tabletti, johon vieraat kirjoittavat nimensä, yrityksensä ja sen, ketä tulevat tapaamaan. Siitä on hyötyä turvallisuudelle ja sen tietämiselle, kuka rakennuksessa on, mutta yksinään se ei kerro kenellekään, että vieras on saapunut.
5. Ovipuhelin katuovella. Yleinen yläkerran toimistoissa ja yhteisissä rakennuksissa. Jos rakennuksessa on jo toimiva ovipuhelin, käytä sitä. Jos se on rikki tai vaatii johdotusta, korjaus voi olla hidas ja kallis.
6. Virtuaalinen vastaanotto QR-koodilla. Vieras skannaa tulostetun koodin puhelimen kameralla, ja avautuu sivu, jolla hän voi soittaa videopuhelun tai chatata tiimin kanssa. Qoorbellin kanssa vieras ei asenna mitään eikä luo tiliä, eikä hän koskaan näe kenenkään puhelinnumeroa.

Näin virtuaalinen vastaanotto tavoittaa sen, jolla on aikaa

Kellon tai yhteisen puhelimen heikkous on se, että se soi yhdessä paikassa. Virtuaalinen vastaanotto soi valitsemiesi ihmisten puhelimissa, missä he sitten ovatkin toimistossa tai sen ulkopuolella.

Qoorbellissa jokaisella ovikellolla on lista nimeltä ”Kuka vastaa”. Lisää siihen kollegat, jotka voivat ottaa vieraita vastaan: vieras soittaa, nämä ihmiset saavat soiton puhelimiinsa, ja se, jolla on aikaa, vastaa videolla tai chatissa. Kaikissa paketeissa, myös ilmaisessa, voi olla rajattomasti ovikelloja, ryhmiä ja ihmisiä kussakin ovikellossa.

Jos toimistossa on useita tiimejä tai useita ovia, voit järjestää ovikellot kerrosten, alueiden tai tiimien mukaan. Yksi QR-koodi sisäänkäynnillä voi antaa vieraan valita, kenelle soittaa, esimerkiksi yläkerran studiolle tai taloushallinnolle, niin kenenkään ei tarvitse arvailla.

Ja kun kukaan ei vastaa, vieras voi jättää viestin chattiin. Luet sen, kun ehdit, kuin tekstiviestin, ja vastaat puhelimestasi. Aukioloaikoja varten maksullisissa paketeissa voit valita, mihin aikaan ovikello saa soida, jolloin se pysyy hiljaa öisin ja viikonloppuisin.

Ota toimiston vastaanotto käyttöön yhdessä iltapäivässä

Valitsitpa mitkä työkalut tahansa, rutiini on tärkeämpi kuin vempain. Tässä on yksinkertainen suunnitelma kahden–kahdenkymmenen hengen tiimille.

1. Päätä, kuka vastaa. Valitse kaksi tai kolme henkilöä päivää kohden tai tee viikoittainen vuorolista, jotta kukaan ei hoida ovea yksin.
2. Kirjaa sääntö. Esimerkiksi: vieraat otetaan vastaan kahden minuutin sisällä, paketit kuittaa se, joka vastaa, eikä kukaan vie vierasta neuvotteluhuoneiden ohi ilman isäntää.
3. Valmistele sisäänkäynti. Kyltti silmien korkeudella, tuoli, hyvä valaistus sekä kello tai koodi helposti löydettävässä paikassa. Jos käytät QR-koodia, tulosta se niin isona, että sen voi skannata askeleen päästä, ja kiinnitä se oven viereen, ei valoa heijastavan lasin taakse.
4. Ota ovikello käyttöön. Luo se, nimeä se toimistosi nimellä ja lisää vastaajat. Soita koepuhelu puhelimesta, joka ei ole listalla.
5. Kerro vieraille ennen kuin he tulevat. Lisää kokouskutsuihin ja toimitusohjeisiin yksi rivi: ”Kun saavut, skannaa koodi sisäänkäynnillä, niin tulemme vastaan”.
6. Arvioi viikon jälkeen. Kysy tiimiltä, mikä meni pieleen: vastaamattomat soitot, liian pitkään odottaneet vieraat, lähetit, jotka eivät löytäneet ovea. Säädä vuorolistaa ja kylttiä.

Turvallisuus ja yksityisyys miehittämättömällä sisäänkäynnillä

Tyhjä tiski on myös turvallisuuskysymys. Toimisto ilman vastaanottovirkailijaa ei saa tarkoittaa avointa ovea kaikille.

• Pidä sisäovi kiinni. Vieraat odottavat sisäänkäynnillä, kunnes joku tulee vastaan. Kello tai koodi on tapa pyytää päästä sisään, ei tapa kävellä sisään.
• Katso ennen kuin avaat. Videopuhelun avulla näet, kuka ovella on ja mitä hän tarvitsee, ennen kuin kukaan nousee työpisteeltään.
• Pidä henkilökohtaiset numerot yksityisinä. Älä laita kollegan matkapuhelinnumeroa oveen. Qoorbellin kanssa vieraat näkevät vain ovikellon nimen, eivät koskaan vastaajien puhelinnumeroita.
• Kirjaa, kuka tulee sisään. Yksinkertainen vieraslista, joka säilytetään niin, etteivät vieraat näe muiden nimiä, auttaa hätätilanteessa ja rakennuksen sääntöjen noudattamisessa.

Monet samat tavat, jotka suojaavat kotia, suojaavat myös pientä toimistoa. Lisää löydät edullisista turvallisuusvinkeistämme.

Mitä kannattaa pitää mielessä

Ratkaisu ilman vastaanottovirkailijaa ei sovi jokaiseen toimistoon. Ole rehellinen sen puutteista.

• Suuri kävijämäärä. Jos vieraita tulee kymmeniä tunnissa, tiskillä oleva ihminen on yleensä nopeampi ja ystävällisempi. Työkalut auttavat pientä tiimiä; ne eivät korvaa vilkasta vastaanottoa.
• Vieraat ilman älypuhelinta. Jotkut eivät voi tai halua skannata koodia. Pidä kyltissä varalla tavallinen kello tai puhelinnumero.
• Yhteys tarvitaan. Videopuhelu edellyttää, että sekä vieraan puhelin että vastaava puhelin ovat verkossa. Kellarissa tai paksuseinäisessä rakennuksessa tarkista kuuluvuus ovella ensin.
• Jonkun on silti vastattava. Mikään työkalu ei auta, jos vuorolistaa ei noudateta. Rutiini on se todellinen vastaanottovirkailija.
• Rakennuksen säännöt. Yhteisissä rakennuksissa kysy isännöitsijältä tai kiinteistön hallinnolta ennen kuin kiinnität mitään yhteisiin oviin.

Jos ongelmasi on asiakkaat, jotka tulevat liikkeen ollessa suljettuna, eikä päiväsaikaan saapuvat vieraat, lue oppaamme asiakaspalvelusta, kun liike on suljettu. Ja jos koko rakennus tarvitsee uuden kulkujärjestelmän, katso, miten kerrostalon ovipuhelimen voi uudistaa.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö vieraiden asentaa sovellus?

Ei. He osoittavat puhelimen kameralla koodia, ja verkkosivu avautuu. Vain vastaajat käyttävät Qoorbellin sovellusta tai verkkosivustoa.

Voiko useampi ihminen vastata samaan ovikelloon?

Kyllä. Lisää heidät ovikellon listaan ”Kuka vastaa”. Kaikissa paketeissa, myös ilmaisessa, kussakin ovikellossa voi olla rajattomasti ihmisiä.

Entä jos kenelläkään ei ole aikaa vastata?

Vieras voi jättää viestin chattiin, ja vastaat, kun ehdit. Kiireisiä päiviä varten laita kylttiin varalle nimi tai puhelinnumero.

Voiko ovikellon saada lopettamaan soimisen toimistoajan ulkopuolella?

Kyllä, maksullisissa paketeissa: valitset, mihin aikaan ovikello saa soida, ja sen ulkopuolella vieraat näkevät, ettei ovikello ota vieraita vastaan, ja voivat jättää viestin.

Pitääkö sisäänkäynnille asentaa laitteita?

Ei. Tulostat koodin millä tahansa tulostimella ja kiinnität sen oveen tai tiskille. Ei porattavaa, johdotettavaa eikä huollettavaa.

Vastaanotto, joka vastaa, vaikka tiski on tyhjä

Pieni toimisto ei tarvitse ketään istumaan aulan tiskillä koko päivää. Se tarvitsee selkeän kyltin, rutiinin, jota koko tiimi noudattaa, ja tavan, jolla jokainen vieras tavoittaa sen, jolla on aikaa. Aloita yllä olevasta suunnitelmasta, testaa sitä viikko ja säädä. Kun olet valmis, luo ilmainen virtuaalinen vastaanotto Qoorbellilla.