Υποδοχή γραφείου χωρίς ρεσεψιονίστ: 6 λύσεις που δουλεύουν

Η υποδοχή γραφείου χωρίς ρεσεψιονίστ λειτουργεί όταν κάθε επισκέπτης μπορεί να κάνει μόνος του τρία πράγματα: να δει καθαρά πού να πάει, να ειδοποιήσει ότι έφτασε και να βρει έναν πραγματικό άνθρωπο της ομάδας μέσα σε ένα λεπτό. Μια σαφής πινακίδα, μια απλή διαδικασία και ένας τρόπος να καλέσει όποιον είναι διαθέσιμος αρκούν για τα περισσότερα μικρά γραφεία.

Αυτός ο οδηγός είναι για μικρά γραφεία, στούντιο, εταιρείες, δικηγορικά και λογιστικά γραφεία, κοινόχρηστους χώρους εργασίας και εργαστήρια όπου κανείς δεν κάθεται στην είσοδο όλη μέρα. Θα βρείτε έξι λύσεις, από δωρεάν έως πιο ολοκληρωμένες, ένα σχέδιο βήμα προς βήμα για να στήσετε μία από αυτές μέσα στην εβδομάδα και τους περιορισμούς που πρέπει να έχετε υπόψη.

Γιατί η άδεια υποδοχή είναι πρόβλημα

Μια μικρή ομάδα σπάνια χρειάζεται ρεσεψιονίστ πλήρους απασχόλησης, αλλά οι επισκέπτες έρχονται ούτως ή άλλως: πελάτες για μια συνάντηση, κούριερ με ένα δέμα, υποψήφιοι για συνέντευξη, ένας προμηθευτής με τιμολόγιο. Όταν η υποδοχή είναι άδεια, χτυπούν, περιμένουν, περιφέρονται στον διάδρομο ή φεύγουν.

Κάθε τέτοια στιγμή έχει κόστος. Ένας πελάτης περιμένει σιωπηλά και ξεκινά τη συνάντηση εκνευρισμένος. Ο κούριερ φεύγει με το δέμα. Κάποιος μπαίνει σε ένα δωμάτιο όπου γίνεται μια εμπιστευτική κλήση. Και ο συνάδελφος που κάθεται πιο κοντά στην πόρτα καταλήγει ανεπίσημος ρεσεψιονίστ, με δέκα διακοπές τη μέρα.

Ο στόχος δεν είναι να αντικαταστήσετε έναν άνθρωπο με ένα γκάτζετ. Είναι να ξέρει κάθε επισκέπτης τι να κάνει και να φτάνει στο σωστό άτομο, ενώ η υπόλοιπη ομάδα συνεχίζει να δουλεύει.

6 τρόποι για υποδοχή γραφείου χωρίς ρεσεψιονίστ

Οι λύσεις αυτές συνδυάζονται. Τα περισσότερα μικρά γραφεία καταλήγουν να χρησιμοποιούν δύο ή τρεις από αυτές.

1. Μια σαφής πινακίδα καλωσορίσματος. Βάλτε την στο ύψος των ματιών, στην πόρτα ή στο άδειο γραφείο: ποιοι είστε, τι πρέπει να κάνει ο επισκέπτης και τι θα γίνει μετά. Το «Καλώς ήρθατε! Χτυπήστε το κουδούνι και κάποιος θα σας υποδεχτεί σε ένα λεπτό» είναι πολύ καλύτερο από ένα κουδούνι χωρίς καμία εξήγηση.
2. Ένα κουδουνάκι γραφείου ή ένα ασύρματο κουδούνι. Φθηνό και γνώριμο. Λειτουργεί αν υπάρχει πάντα κάποιος που να το ακούει, αλλά δεν λέει ποιος ήρθε ή τι θέλει και δεν φτάνει σε όποιον δουλεύει από το σπίτι ή βρίσκεται σε μια αίθουσα συσκέψεων στο βάθος.
3. Ένας κοινός αριθμός τηλεφώνου στην πινακίδα. Οι επισκέπτες καλούν έναν αριθμό που χτυπά στο γραφείο. Λειτουργεί, αλλά εκθέτει δημόσια έναν αριθμό τηλεφώνου και κάποιος πρέπει να έχει πάντα το τηλέφωνο κοντά του και να απαντά.
4. Μια διαδικασία καταγραφής επισκεπτών. Ένα βιβλίο ή ένα τάμπλετ όπου ο επισκέπτης γράφει το όνομά του, την εταιρεία και ποιον επισκέπτεται. Είναι χρήσιμο για την ασφάλεια και για να ξέρετε ποιος είναι στο κτίριο, αλλά από μόνο του δεν ειδοποιεί κανέναν ότι ήρθε επισκέπτης.
5. Θυροτηλέφωνο στην είσοδο του δρόμου. Συνηθισμένο σε γραφεία σε όροφο ή σε κοινόχρηστα κτίρια. Αν το κτίριο έχει ήδη ένα που λειτουργεί, χρησιμοποιήστε το. Αν είναι χαλασμένο ή χρειάζεται καλωδίωση, η επισκευή μπορεί να είναι αργή και ακριβή.
6. Εικονική υποδοχή με κωδικό QR. Ο επισκέπτης σαρώνει έναν τυπωμένο κωδικό με την κάμερα του κινητού και ανοίγει μια σελίδα από όπου μπορεί να κάνει βιντεοκλήση ή να γράψει σε συνομιλία με την ομάδα. Με το Qoorbell, ο επισκέπτης δεν εγκαθιστά τίποτα, δεν δημιουργεί λογαριασμό και δεν βλέπει ποτέ τον αριθμό τηλεφώνου κανενός.

Πώς η εικονική υποδοχή βρίσκει όποιον είναι διαθέσιμος

Το αδύναμο σημείο ενός κουδουνιού ή ενός κοινού τηλεφώνου είναι ότι χτυπά σε ένα μόνο σημείο. Η εικονική υποδοχή χτυπά στα κινητά των ανθρώπων που επιλέγετε, όπου κι αν βρίσκονται, μέσα ή έξω από το γραφείο.

Στο Qoorbell, κάθε κουδούνι έχει μια λίστα με τίτλο «Ποιοι απαντούν». Προσθέστε τους συναδέλφους που μπορούν να εξυπηρετούν επισκέπτες: ο επισκέπτης χτυπά, εκείνοι λαμβάνουν το κάλεσμα στο κινητό τους και όποιος είναι διαθέσιμος απαντά με βίντεο ή γραπτά στη συνομιλία. Κάθε πρόγραμμα, και το δωρεάν, σας επιτρέπει απεριόριστα κουδούνια, ομάδες και άτομα σε κάθε κουδούνι.

Αν το γραφείο σας έχει πολλές ομάδες ή πολλές πόρτες, μπορείτε να οργανώσετε τα κουδούνια ανά όροφο, ζώνη ή ομάδα. Ένας μόνο κωδικός QR στην είσοδο μπορεί να αφήνει τον επισκέπτη να διαλέξει ποιον θα καλέσει, για παράδειγμα το στούντιο στον επάνω όροφο ή το λογιστήριο, ώστε κανείς να μη χρειάζεται να μαντεύει.

Κι όταν δεν απαντά κανείς, ο επισκέπτης μπορεί να αφήσει μήνυμα στη συνομιλία. Το διαβάζετε όταν μπορείτε, σαν ένα SMS, και απαντάτε από το κινητό σας. Για το ωράριο, τα επί πληρωμή προγράμματα σας επιτρέπουν να επιλέξετε τις ώρες που μπορεί να χτυπά, ώστε το κουδούνι να μένει σιωπηλό τη νύχτα και τα Σαββατοκύριακα.

Στήστε την υποδοχή του γραφείου σας σε ένα απόγευμα

Ό,τι εργαλεία κι αν επιλέξετε, η διαδικασία μετράει περισσότερο από το γκάτζετ. Αυτό είναι ένα απλό σχέδιο για ομάδα από δύο έως είκοσι άτομα.

1. Αποφασίστε ποιοι απαντούν. Ορίστε δύο ή τρία άτομα τη μέρα ή μια εβδομαδιαία βάρδια, ώστε να μη σηκώνει ένας μόνο άνθρωπος όλο το βάρος της πόρτας.
2. Γράψτε τον κανόνα. Για παράδειγμα: οι επισκέπτες υποδέχονται μέσα σε δύο λεπτά, τα δέματα τα υπογράφει όποιος απαντήσει, και κανείς δεν περνά επισκέπτη μπροστά από τις αίθουσες συσκέψεων χωρίς συνοδό.
3. Ετοιμάστε την είσοδο. Μια πινακίδα στο ύψος των ματιών, μια καρέκλα, καλός φωτισμός και το κουδούνι ή ο κωδικός σε σημείο που βρίσκεται εύκολα. Αν χρησιμοποιείτε QR, τυπώστε τον αρκετά μεγάλο ώστε να σαρώνεται από περίπου ένα μέτρο και βάλτε τον δίπλα στην πόρτα, όχι πίσω από τζάμι που αντανακλά το φως.
4. Ρυθμίστε το κουδούνι. Δημιουργήστε το, δώστε του το όνομα του γραφείου σας και προσθέστε τα άτομα που απαντούν. Κάντε μια δοκιμαστική κλήση από ένα κινητό που δεν είναι στη λίστα.
5. Ενημερώστε τους επισκέπτες πριν έρθουν. Προσθέστε μία γραμμή στις προσκλήσεις για συναντήσεις και στις οδηγίες παράδοσης: «Όταν φτάσετε, σαρώστε τον κωδικό στην είσοδο και θα έρθουμε να σας υποδεχτούμε».
6. Κάντε απολογισμό μετά από μια εβδομάδα. Ρωτήστε την ομάδα τι δεν πήγε καλά: χαμένες κλήσεις, άνθρωποι που περίμεναν πολύ, κούριερ που δεν βρήκαν την πόρτα. Προσαρμόστε τις βάρδιες και την πινακίδα.

Ασφάλεια και ιδιωτικότητα σε μια είσοδο χωρίς επίβλεψη

Μια άδεια υποδοχή είναι και ζήτημα ασφάλειας. Ένα γραφείο χωρίς ρεσεψιονίστ δεν πρέπει να σημαίνει πόρτα ανοιχτή για όλους.

• Κρατήστε την εσωτερική πόρτα κλειστή. Οι επισκέπτες περιμένουν στην είσοδο μέχρι να τους υποδεχτεί κάποιος. Το κουδούνι ή ο κωδικός είναι ο τρόπος να ζητήσουν να μπουν, όχι τρόπος να μπουν μόνοι τους.
• Δείτε πριν ανοίξετε. Μια βιντεοκλήση σας δείχνει ποιος είναι στην πόρτα και τι χρειάζεται, πριν σηκωθεί κανείς από το γραφείο του.
• Κρατήστε ιδιωτικούς τους προσωπικούς αριθμούς. Μη βάζετε το κινητό ενός συναδέλφου στην πόρτα. Με το Qoorbell, οι επισκέπτες βλέπουν μόνο το όνομα του κουδουνιού, ποτέ τους αριθμούς τηλεφώνου όσων απαντούν.
• Καταγράφετε ποιος μπαίνει. Ένα απλό φύλλο επισκεπτών, φυλαγμένο έτσι ώστε οι επισκέπτες να μη διαβάζουν τα άλλα ονόματα, βοηθά σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και με τους κανόνες του κτιρίου.

Πολλές από τις συνήθειες που προστατεύουν ένα σπίτι προστατεύουν και ένα μικρό γραφείο. Θα βρείτε περισσότερες στις οικονομικές συμβουλές ασφάλειας μας.

Τι να έχετε υπόψη

Μια λύση χωρίς ρεσεψιονίστ δεν ταιριάζει σε κάθε γραφείο. Να είστε ειλικρινείς για το πού δεν επαρκεί.

• Μεγάλη κίνηση. Αν έρχονται δεκάδες επισκέπτες κάθε ώρα, ένας άνθρωπος στην υποδοχή είναι συνήθως πιο γρήγορος και πιο ευγενικός. Τα εργαλεία βοηθούν μια μικρή ομάδα· δεν αντικαθιστούν μια πολυσύχναστη υποδοχή.
• Επισκέπτες χωρίς έξυπνο κινητό. Κάποιοι δεν μπορούν ή δεν θέλουν να σαρώσουν κωδικό. Κρατήστε στην πινακίδα ένα απλό κουδούνι ή έναν αριθμό τηλεφώνου ως εναλλακτική.
• Χρειάζεται σύνδεση. Για μια βιντεοκλήση πρέπει να είναι συνδεδεμένα στο διαδίκτυο και το κινητό του επισκέπτη και εκείνο που απαντά. Σε υπόγειο ή σε κτίριο με χοντρούς τοίχους, ελέγξτε πρώτα το σήμα στην πόρτα.
• Κάποιος πρέπει πάντα να απαντά. Κανένα εργαλείο δεν βοηθά αν οι βάρδιες αγνοούνται. Ο πραγματικός ρεσεψιονίστ είναι η διαδικασία.
• Κανόνες του κτιρίου. Σε κοινόχρηστα κτίρια, ρωτήστε τη διαχείριση πριν κολλήσετε οτιδήποτε στις κοινές πόρτες.

Αν το πρόβλημά σας είναι πελάτες που έρχονται όταν το κατάστημα είναι κλειστό και όχι επισκέπτες μέσα στη μέρα, διαβάστε τον οδηγό μας για το πώς να εξυπηρετείτε πελάτες όταν η επιχείρησή σας είναι κλειστή. Κι αν όλο το κτίριο χρειάζεται νέο σύστημα εισόδου, δείτε πώς να εκσυγχρονίσετε το θυροτηλέφωνο της πολυκατοικίας.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται οι επισκέπτες να εγκαταστήσουν εφαρμογή;

Όχι. Στρέφουν την κάμερα του κινητού στον κωδικό και ανοίγει μια ιστοσελίδα. Μόνο όσοι απαντούν χρησιμοποιούν την εφαρμογή ή τον ιστότοπο του Qoorbell.

Μπορούν πολλά άτομα να απαντούν στο ίδιο κουδούνι;

Ναι. Προσθέστε τους στη λίστα «Ποιοι απαντούν» του κουδουνιού. Κάθε πρόγραμμα, και το δωρεάν, επιτρέπει απεριόριστα άτομα σε κάθε κουδούνι.

Τι γίνεται αν κανείς δεν είναι διαθέσιμος να απαντήσει;

Ο επισκέπτης μπορεί να αφήσει μήνυμα στη συνομιλία και εσείς απαντάτε όταν μπορείτε. Για μια φορτωμένη μέρα, βάλτε στην πινακίδα ένα εναλλακτικό όνομα ή έναν αριθμό τηλεφώνου.

Μπορεί να σταματά να χτυπά εκτός ωραρίου;

Ναι, στα επί πληρωμή προγράμματα: επιλέγετε τις ώρες που μπορεί να χτυπά, και εκτός αυτών οι επισκέπτες βλέπουν ότι το κουδούνι δεν δέχεται επισκέπτες αυτή τη στιγμή και μπορούν να αφήσουν μήνυμα.

Χρειάζεται να εγκαταστήσουμε κάποια συσκευή στην είσοδο;

Όχι. Τυπώνετε τον κωδικό σε οποιονδήποτε εκτυπωτή και τον κολλάτε στην πόρτα ή στο γραφείο. Τίποτα για τρύπημα, καλωδίωση ή συντήρηση.

Μια υποδοχή που απαντά, ακόμη κι όταν είναι άδεια

Ένα μικρό γραφείο δεν χρειάζεται κάποιον να κάθεται όλη μέρα στην υποδοχή. Χρειάζεται μια σαφή πινακίδα, μια διαδικασία που ακολουθεί όλη η ομάδα και έναν τρόπο ώστε κάθε επισκέπτης να βρίσκει όποιον είναι διαθέσιμος. Ξεκινήστε με το παραπάνω σχέδιο, δοκιμάστε το για μια εβδομάδα και προσαρμόστε το. Όταν είστε έτοιμοι, δημιουργήστε δωρεάν την εικονική σας υποδοχή με το Qoorbell.