Văn phòng không có lễ tân: 6 cách đón khách hiệu quả

Một văn phòng không có lễ tân vẫn đón khách tốt nếu mỗi vị khách tự làm được ba việc: biết rõ phải đi đâu, báo rằng mình đã đến, và gặp được một người thật trong nhóm trong vòng một phút. Một tấm biển rõ ràng, một quy trình đơn giản và một cách gọi người đang rảnh là đủ cho phần lớn văn phòng nhỏ.

Bài viết này dành cho văn phòng nhỏ, studio, công ty quảng cáo, văn phòng luật và kế toán, không gian làm việc chung và xưởng, những nơi không ai ngồi ở quầy lễ tân cả ngày. Bạn sẽ thấy sáu cách làm, từ miễn phí đến đầy đủ hơn, một kế hoạch từng bước để triển khai ngay trong tuần, và những giới hạn cần lưu ý.

Vì sao quầy lễ tân trống lại là vấn đề

Một nhóm nhỏ hiếm khi cần lễ tân toàn thời gian, nhưng khách vẫn đến: khách hàng đến họp, người giao hàng mang bưu kiện, ứng viên đến phỏng vấn, nhà cung cấp mang hóa đơn. Khi quầy trống, họ gõ cửa, đứng chờ, đi lạc vào hành lang hoặc bỏ về.

Mỗi lúc như vậy đều có cái giá của nó. Khách hàng chờ trong im lặng và bắt đầu buổi họp với tâm trạng khó chịu. Người giao hàng mang bưu kiện đi mất. Ai đó bước nhầm vào phòng đang có cuộc gọi bảo mật. Và người ngồi gần cửa nhất trở thành lễ tân bất đắc dĩ, bị gián đoạn cả chục lần mỗi ngày.

Mục tiêu không phải là thay con người bằng một thiết bị. Mục tiêu là để mỗi vị khách biết phải làm gì và gặp đúng người, trong khi cả nhóm vẫn tiếp tục làm việc.

6 cách đón khách khi văn phòng không có lễ tân

Các cách này có thể kết hợp với nhau. Phần lớn văn phòng nhỏ cuối cùng dùng hai hoặc ba cách.

1. Một tấm biển chào đón rõ ràng. Đặt ngang tầm mắt trên cửa hoặc trên quầy trống: bạn là ai, khách cần làm gì và điều gì sẽ diễn ra tiếp theo. “Xin chào. Vui lòng bấm chuông, sẽ có người ra đón bạn trong một phút” tốt hơn nhiều so với một cái chuông không lời giải thích.
2. Chuông để bàn hoặc chuông cửa không dây. Rẻ và quen thuộc. Cách này hiệu quả nếu luôn có người ở trong tầm nghe, nhưng nó không cho biết ai đang đến hay họ cần gì, và không báo được cho người làm việc ở nhà hay đang họp ở phòng phía sau.
3. Một số điện thoại chung ghi trên biển. Khách gọi vào một số đổ chuông ở văn phòng. Cách này dùng được, nhưng số điện thoại bị công khai, và phải có người luôn giữ máy bên cạnh để nghe.
4. Quy trình đăng ký khách. Một cuốn sổ hoặc máy tính bảng để khách ghi tên, công ty và người mình muốn gặp. Rất hữu ích cho an toàn và để biết ai đang ở trong tòa nhà, nhưng tự nó không báo cho ai biết là có khách vừa đến.
5. Hệ thống liên lạc nội bộ ở cửa ra đường. Phổ biến ở văn phòng trên lầu hoặc trong tòa nhà dùng chung. Nếu tòa nhà đã có và còn hoạt động, hãy dùng nó. Nếu bị hỏng hoặc cần đi dây, việc sửa có thể chậm và tốn kém.
6. Lễ tân ảo bằng mã QR. Khách quét mã đã in bằng camera điện thoại và một trang web mở ra để gọi video hoặc nhắn tin với nhóm. Với Qoorbell, khách không phải cài gì, không cần tạo tài khoản và không bao giờ thấy số điện thoại của ai.

Lễ tân ảo gọi đến người đang rảnh như thế nào

Điểm yếu của chuông hay điện thoại chung là nó chỉ reo ở một chỗ. Lễ tân ảo đổ chuông trên điện thoại của những người bạn chọn, dù họ đang ở đâu trong văn phòng hay ở bên ngoài.

Trong Qoorbell, mỗi chuông cửa có một danh sách tên là “Người trả lời”. Hãy thêm những đồng nghiệp có thể tiếp khách: khách bấm chuông, những người đó nhận cuộc gọi trên điện thoại, và ai đang rảnh thì trả lời bằng video hoặc tin nhắn. Mọi gói, kể cả gói miễn phí, đều cho phép số chuông cửa, số nhóm và số người trên mỗi chuông không giới hạn.

Nếu văn phòng của bạn có nhiều nhóm hoặc nhiều cửa, bạn có thể sắp xếp chuông theo tầng, khu vực hoặc nhóm. Một mã QR ở lối vào có thể cho khách chọn người cần gọi, ví dụ studio trên lầu hay bộ phận kế toán, để không ai phải đoán.

Và khi không ai trả lời, khách có thể để lại tin nhắn trong khung chat. Bạn đọc khi rảnh, như một tin nhắn thường, và trả lời từ điện thoại. Về giờ làm việc, các gói trả phí cho phép bạn chọn khung giờ chuông được reo, nên chuông im lặng vào ban đêm và cuối tuần.

Thiết lập lễ tân cho văn phòng trong một buổi chiều

Dù chọn công cụ nào, quy trình vẫn quan trọng hơn thiết bị. Đây là một kế hoạch đơn giản cho nhóm từ hai đến hai mươi người.

1. Quyết định ai sẽ trả lời. Chọn hai hoặc ba người mỗi ngày, hoặc xếp lịch trực theo tuần, để không ai phải một mình lo chuyện cửa.
2. Viết ra quy tắc. Ví dụ: khách được đón trong vòng hai phút, người trả lời sẽ ký nhận hàng, và không ai dẫn khách đi qua các phòng họp nếu không có người phụ trách đi cùng.
3. Chuẩn bị lối vào. Một tấm biển ngang tầm mắt, một chiếc ghế, đủ ánh sáng, và chuông hoặc mã đặt ở chỗ dễ thấy. Nếu dùng mã QR, hãy in đủ lớn để quét được từ khoảng một mét và dán cạnh cửa, đừng dán sau tấm kính phản chiếu ánh sáng.
4. Cài đặt chuông cửa. Tạo chuông, đặt tên theo tên văn phòng và thêm những người sẽ trả lời. Gọi thử từ một điện thoại không có trong danh sách.
5. Báo trước cho khách. Thêm một dòng vào lời mời họp và hướng dẫn giao hàng: “Khi đến nơi, bạn quét mã ở lối vào, chúng tôi sẽ ra đón”.
6. Xem lại sau một tuần. Hỏi cả nhóm xem có gì trục trặc: cuộc gọi bị lỡ, khách chờ quá lâu, người giao hàng không tìm thấy cửa. Điều chỉnh lịch trực và tấm biển.

An toàn và quyền riêng tư ở lối vào không người trực

Quầy trống cũng là chuyện an ninh. Văn phòng không có lễ tân không có nghĩa là cửa mở cho bất kỳ ai.

• Luôn đóng cửa bên trong. Khách chờ ở lối vào cho đến khi có người ra đón. Chuông hay mã QR là cách để xin vào, không phải để tự đi vào.
• Nhìn trước khi mở. Cuộc gọi video giúp bạn thấy ai đang ở cửa và họ cần gì trước khi có người phải rời bàn làm việc.
• Giữ kín số điện thoại cá nhân. Đừng dán số di động của đồng nghiệp lên cửa. Với Qoorbell, khách chỉ thấy tên chuông cửa, không bao giờ thấy số điện thoại của người trả lời.
• Ghi lại ai ra vào. Một tờ đăng ký đơn giản, để ở chỗ khách không đọc được tên người khác, giúp ích khi có sự cố và khi tuân thủ nội quy tòa nhà.

Nhiều thói quen bảo vệ ngôi nhà cũng bảo vệ được văn phòng nhỏ. Bạn có thể đọc thêm trong bài mẹo an ninh chi phí thấp.

Những điều cần lưu ý

Cách làm không có lễ tân không phù hợp với mọi văn phòng. Hãy thẳng thắn về những chỗ nó còn thiếu.

• Lượng khách đông. Nếu mỗi giờ có hàng chục lượt khách, một người ngồi ở quầy thường nhanh và thân thiện hơn. Công cụ giúp nhóm nhỏ, chứ không thay được một quầy lễ tân bận rộn.
• Khách không có điện thoại thông minh. Có người không thể hoặc không muốn quét mã. Hãy giữ một chiếc chuông thường hoặc một số điện thoại trên biển để dự phòng.
• Cần có kết nối mạng. Cuộc gọi video cần cả điện thoại của khách và điện thoại trả lời đều có mạng. Ở tầng hầm hoặc tòa nhà tường dày, hãy kiểm tra sóng ở cửa trước.
• Vẫn phải có người trả lời. Không công cụ nào giúp được nếu lịch trực bị bỏ qua. Quy trình mới là người lễ tân thật sự.
• Nội quy tòa nhà. Ở tòa nhà dùng chung, hãy hỏi ban quản lý trước khi dán bất cứ thứ gì lên cửa chung.

Nếu vấn đề của bạn là khách đến khi cửa hàng đã đóng cửa chứ không phải khách ghé ban ngày, hãy đọc hướng dẫn phục vụ khách hàng khi cửa hàng đóng cửa. Còn nếu cả tòa nhà cần một hệ thống ra vào mới, hãy xem cách hiện đại hóa hệ thống liên lạc của tòa nhà.

Câu hỏi thường gặp

Khách có cần cài ứng dụng không?

Không. Khách chỉ cần hướng camera điện thoại vào mã và một trang web sẽ mở ra. Chỉ những người trả lời mới dùng ứng dụng hoặc trang web Qoorbell.

Nhiều người có thể cùng trả lời một chuông cửa không?

Có. Hãy thêm họ vào danh sách “Người trả lời” của chuông. Mọi gói, kể cả gói miễn phí, đều cho phép số người không giới hạn trên mỗi chuông cửa.

Nếu không ai rảnh để trả lời thì sao?

Khách có thể để lại tin nhắn trong khung chat và bạn trả lời khi có thể. Vào những ngày bận, hãy ghi thêm tên người dự phòng hoặc một số điện thoại trên biển.

Chuông có thể ngừng reo ngoài giờ làm việc không?

Có, với các gói trả phí: bạn chọn khung giờ chuông được reo, ngoài giờ đó khách sẽ thấy chuông đang không nhận khách và có thể để lại tin nhắn.

Có cần lắp thiết bị ở lối vào không?

Không. Bạn in mã bằng bất kỳ máy in nào rồi dán lên cửa hoặc lên quầy. Không phải khoan, đi dây hay bảo trì gì cả.

Quầy lễ tân vẫn trả lời, kể cả khi không có ai

Văn phòng nhỏ không cần một người ngồi ở quầy lễ tân cả ngày. Điều cần là một tấm biển rõ ràng, một quy trình cả nhóm cùng tuân theo và một cách để mỗi vị khách gặp được người đang rảnh. Hãy bắt đầu với kế hoạch ở trên, thử trong một tuần rồi điều chỉnh. Khi đã sẵn sàng, hãy tạo lễ tân ảo miễn phí với Qoorbell.