Cách phục vụ khách khi cửa hàng đã đóng cửa hoặc bạn không ở quầy

Một vị khách đến cửa hàng mười phút sau giờ đóng cửa. Shipper mang hàng tới trong lúc bạn đang ở kho phía sau. Một khách hàng gõ cửa văn phòng giờ nghỉ trưa. Ở cửa hàng nhỏ, có rất nhiều lúc quầy không có ai, và mỗi lúc như vậy đều có thể thành một đơn hàng bị mất hay một vị khách bực mình.

Bài viết này giới thiệu những cách thực tế để phục vụ khách khi cửa hàng đã đóng hoặc bạn không ở quầy, mà không phải dán mắt vào cửa cả ngày.

Vì sao điều này quan trọng

Đội ngũ nhỏ không thể có người đứng quầy từng phút. Chủ tiệm cũng là người nhập hàng, kế toán và giao hàng. Khi khách gặp cửa đóng mà không có cách nào liên lạc, nhiều người đơn giản là đi chỗ khác. Cho họ một cách đơn giản để liên lạc với bạn, kể cả khi bạn không có mặt, là một phần của phục vụ tốt.

1. Biển giờ mở cửa rõ ràng

Nghe thì hiển nhiên, nhưng một tấm biển dễ thấy ghi giờ mở cửa, ngày nghỉ và cần làm gì khi cửa đóng giải quyết được rất nhiều chuyện. Hãy cập nhật thường xuyên, nhất là dịp lễ Tết, và khớp với giờ trên bản đồ và các trang thông tin cửa hàng trực tuyến.

2. Kênh nhắn tin

Nhiều cửa hàng trả lời câu hỏi qua ứng dụng nhắn tin hoặc email. Cách này tốt cho câu hỏi và đặt hàng, nhưng thường phải công khai số cá nhân hoặc số cửa hàng, và khách đang đứng trước cửa hiếm khi nghĩ đến chuyện nhắn tin; họ muốn nói chuyện với ai đó ngay.

3. Nhận và giao hàng ngoài giờ

Nếu khách đến lấy hàng, hãy hẹn một khung giờ hoặc dùng một điểm nhận hàng an toàn. Với shipper, để lại hướng dẫn rõ ràng: để hàng ở đâu, hoặc ai ở cửa hàng bên cạnh nhận giúp.

4. Chuông cửa QR ở lối vào

Một mã QR ở cửa cho phép khách gọi bạn từ điện thoại của họ. Họ quét bằng camera và bắt đầu gọi video hoặc nhắn tin; cuộc gọi đến điện thoại của bạn dù bạn ở đâu: phòng sau, trong kho, đang ra ngoài có việc hay đã về nhà sau giờ làm.

• Không cần lắp đặt: không dây, không cần điện ở cửa. In áp phích và dán lên.
• Cả đội đều nghe được: chia sẻ chuông với nhân viên để ai rảnh thì nghe.
• Nhắn tin khi không tiện nói: khách để lại tin nhắn và bạn trả lời khi có thể.
• Giờ yên tĩnh: bạn quyết định lúc nào chuông reo và lúc nào chờ đến mai.

Hữu ích cho cửa hàng, văn phòng, tiệm sửa chữa, phòng khám có quầy lễ tân, nhà nghỉ nhỏ và bất kỳ nơi nào quầy đôi khi bỏ trống.

Phục vụ khách mà không phải cho số điện thoại

Dán số di động lên cửa cũng được, nhưng rồi bạn sẽ bị gọi bất kể giờ nào, số của bạn lọt vào các danh sách và khó tách công việc khỏi đời tư. Với chuông cửa QR, khách liên hệ bạn qua chuông và không bao giờ thấy số của bạn. Bạn có thể chặn người lạm dụng, tạm dừng chuông vào ngày nghỉ và đặt giờ yên tĩnh. Nếu nhân viên nghỉ việc, bạn xóa họ khỏi chuông, không cần đổi số nào.

Mẹo để dùng hiệu quả

1. Đặt mã QR ngang tầm mắt, cạnh giờ mở cửa, kèm một dòng ngắn như “Đóng cửa rồi? Quét để gọi chúng tôi”.
2. Che nắng mưa bằng cách ép plastic hoặc dán bên trong kính.
3. Nghe máy với một câu chào cố định và chuẩn bị sẵn câu trả lời cho những câu hỏi hay gặp: giờ mở cửa, giá, nhận hàng.
4. Dùng thêm một mã QR cho cửa sau hoặc lối nhập hàng nếu có.
5. Thử nghiệm từ góc nhìn của khách, từ bên ngoài, vào ban đêm.

Nói gì khi khách gọi từ cửa

Vài giây đầu của cuộc gọi quyết định không khí. Chào bằng tên cửa hàng, hỏi bạn có thể giúp gì và thành thật về những gì bạn làm được từ chỗ đang đứng. Nếu bạn ở phía sau, hãy nói một phút nữa bạn ra. Nếu cửa hàng đã đóng, hãy đưa ra bước tiếp theo cụ thể: giờ lấy hàng ngày mai, một tin nhắn báo giá, hoặc trả lời nhanh câu hỏi của họ. Với shipper, nói chính xác để hàng ở đâu hoặc ai nhận được. Khách hiếm khi phiền vì cửa hàng đóng; điều làm họ khó chịu là không biết phải làm gì.

Câu hỏi thường gặp

Khách có cần ứng dụng không?

Không. Họ quét mã QR bằng camera điện thoại và cuộc gọi mở trong trình duyệt.

Nhiều nhân viên có nghe được không?

Được. Bạn chia sẻ chuông với nhóm, và cuộc gọi đến tất cả những ai có chuông.

Có mất phí không?

Bạn có thể bắt đầu miễn phí; gói miễn phí có hiển thị quảng cáo. Các gói trả phí bổ sung thêm, chẳng hạn nhiều phút gọi hơn.

Nó có thay số điện thoại cửa hàng không?

Không. Đây là cách để người đang đứng trước cửa liên lạc với bạn. Các kênh thường ngày của bạn vẫn hoạt động bình thường.

Kết luận

Cửa đóng không có nghĩa là mất khách. Giờ mở cửa rõ ràng, nhận hàng đơn giản và một mã QR ở lối vào gọi đến điện thoại của bạn giúp bạn phục vụ khách khi không ở quầy, mà vẫn giữ kín số điện thoại. Tạo chuông cửa QR miễn phí cho cửa hàng của bạn và dán lên cửa ngay hôm nay.