Mapokezi ya Ofisi Bila Karani wa Mapokezi: Njia 6 Zinazofaa

Mapokezi ya ofisi bila karani wa mapokezi yanafanya kazi pale kila mgeni anapoweza kufanya mambo matatu peke yake: kuona wazi aende wapi, kujitambulisha, na kumfikia mtu halisi kwenye timu ndani ya dakika moja. Bango lililo wazi, utaratibu rahisi na njia ya kumpigia yeyote aliye huru vinatosha kwa ofisi nyingi ndogo.

Mwongozo huu ni kwa ofisi ndogo, studio, wakala, ofisi za mawakili na wahasibu, maeneo ya kazi ya pamoja na karakana ambako hakuna mtu anayekaa kwenye dawati la mapokezi siku nzima. Utapata mipangilio sita, kuanzia ya bure hadi iliyo kamili zaidi, mpango wa hatua kwa hatua wa kuandaa mmoja wiki hii, na mipaka ya kuzingatia.

Kwa nini dawati tupu la mapokezi ni tatizo

Timu ndogo mara chache huhitaji karani wa mapokezi wa muda wote, lakini wageni bado wanakuja: wateja kwa ajili ya kikao, wasafirishaji wenye vifurushi, waombaji kazi kwa ajili ya usaili, msambazaji mwenye ankara. Dawati likiwa tupu, wanagonga, wanasubiri, wanazunguka kwenye korido au wanaondoka.

Kila mojawapo ya nyakati hizo ina gharama. Mteja anasubiri kimya na kuanza kikao akiwa amekasirika. Msafirishaji anaondoka na kifurushi. Mtu anaingia chumbani wakati simu ya siri inaendelea. Na mtu aliye karibu zaidi na mlango anageuka kuwa karani wa mapokezi asiye rasmi, akikatizwa mara kumi kwa siku.

Lengo si kumbadilisha mtu kwa kifaa. Lengo ni kuhakikisha kila mgeni anajua la kufanya na anamfikia mtu sahihi, huku wengine kwenye timu wakiendelea na kazi.

Njia 6 za kuendesha mapokezi ya ofisi bila karani wa mapokezi

Chaguo hizi zinaweza kuunganishwa. Ofisi nyingi ndogo huishia kutumia mbili au tatu kati yake.

1. Bango la karibu lililo wazi. Liweke usawa wa macho mlangoni au kwenye dawati tupu: ninyi ni nani, mgeni afanye nini, na nini kitafuata. “Karibu. Tafadhali bonyeza kengele na mtu atakuja kukupokea ndani ya dakika moja” ni bora kuliko kengele isiyo na maelezo yoyote.
2. Kengele ya mezani au kengele ya mlango isiyo na waya. Ni nafuu na inajulikana. Inafanya kazi ikiwa daima kuna mtu anayeweza kuisikia, lakini haisemi ni nani amefika au anataka nini, na haimfikii anayefanya kazi kutoka nyumbani au aliye kwenye chumba cha mikutano nyuma.
3. Namba ya simu ya pamoja kwenye bango. Wageni wanapiga namba inayolia ofisini. Inafanya kazi, lakini inaweka namba hadharani, na lazima mtu awe na simu karibu na kuipokea.
4. Utaratibu wa wageni kujiandikisha. Daftari au kompyuta kibao ambapo wageni wanaandika jina, kampuni na wanayemtembelea. Ni muhimu kwa usalama na kujua nani yuko ndani ya jengo, lakini peke yake haimjulishi mtu yeyote kwamba mgeni amefika.
5. Intercom kwenye mlango wa barabarani. Ni kawaida kwa ofisi zilizo ghorofani au kwenye majengo ya pamoja. Ikiwa jengo tayari lina intercom inayofanya kazi, itumie. Ikiwa imeharibika au inahitaji nyaya, kuirekebisha kunaweza kuchukua muda na kugharimu pesa nyingi.
6. Mapokezi ya mtandaoni kwa msimbo wa QR. Mgeni anachanganua msimbo uliochapishwa kwa kamera ya simu na ukurasa unafunguka ambapo anaweza kupiga simu ya video au kuzungumza na timu kwa ujumbe. Kwa Qoorbell, mgeni hasakinishi chochote wala hafungui akaunti, na kamwe haoni namba ya simu ya mtu yeyote.

Jinsi mapokezi ya mtandaoni yanavyomfikia yeyote aliye huru

Udhaifu wa kengele au simu ya pamoja ni kwamba inalia mahali pamoja tu. Mapokezi ya mtandaoni yanalia kwenye simu za watu unaowachagua, popote walipo, ndani au nje ya ofisi.

Katika Qoorbell, kila kengele ina orodha inayoitwa “Wanaojibu”. Ongeza wafanyakazi wenzako wanaoweza kuwapokea wageni: mgeni anabonyeza, watu hao wanapokea mlio kwenye simu zao, na yeyote aliye huru anajibu kwa video au ujumbe. Kila mpango, ukiwemo wa bure, unakuruhusu kuwa na kengele, vikundi na watu bila kikomo kwenye kila kengele.

Ikiwa ofisi yako ina timu kadhaa au milango kadhaa, unaweza kupanga kengele kwa ghorofa, maeneo au timu. QR moja mlangoni inaweza kumruhusu mgeni kuchagua ampigie nani, kwa mfano studio ya ghorofa ya juu au timu ya uhasibu, ili mtu yeyote asilazimike kukisia.

Na mtu yeyote asipojibu, mgeni anaweza kuacha ujumbe kwenye mazungumzo. Unausoma unapopata nafasi, kama SMS, na kujibu kutoka kwenye simu yako. Kwa saa za kazi, mipango ya kulipia inakuruhusu kuchagua saa ambazo kengele inaweza kulia, hivyo inabaki kimya usiku na mwishoni mwa wiki.

Andaa mapokezi ya ofisi yako ndani ya mchana mmoja

Vyovyote vifaa utakavyochagua, utaratibu ni muhimu kuliko kifaa. Huu ni mpango rahisi kwa timu ya watu wawili hadi ishirini.

1. Amua nani atajibu. Chagua watu wawili au watatu kwa siku, au zamu za kila wiki, ili mtu mmoja asibebe mzigo wa mlango peke yake.
2. Andika kanuni. Kwa mfano: wageni wanapokelewa ndani ya dakika mbili, anayejibu ndiye anayepokea vifurushi, na hakuna anayempitisha mgeni karibu na vyumba vya mikutano bila mwenyeji.
3. Andaa lango la kuingilia. Bango la usawa wa macho, kiti, mwanga mzuri, na kengele au msimbo mahali panapoonekana kwa urahisi. Ukitumia QR, uchapishe mkubwa vya kutosha kuchanganuliwa kutoka hatua moja mbali na uubandike kando ya mlango, si nyuma ya kioo kinachoakisi mwanga.
4. Weka kengele. Iunde, ipe jina la ofisi yako, na uongeze watu watakaojibu. Piga simu ya majaribio kutoka kwenye simu ambayo haiko kwenye orodha.
5. Waambie wageni kabla hawajafika. Ongeza mstari mmoja kwenye mialiko ya vikao na maelekezo ya usafirishaji: “Ukifika, changanua msimbo ulio mlangoni na tutakuja kukupokea”.
6. Kagua baada ya wiki moja. Uliza timu ni nini kilienda vibaya: milio iliyokosa kujibiwa, watu waliosubiri muda mrefu, wasafirishaji walioshindwa kuupata mlango. Rekebisha zamu na bango.

Usalama na faragha kwenye lango lisilo na mlinzi

Dawati tupu pia ni suala la usalama. Ofisi bila karani wa mapokezi haipaswi kumaanisha mlango ulio wazi kwa kila mtu.

• Funga mlango wa ndani. Wageni wanasubiri kwenye eneo la kuingilia hadi mtu awapokee. Kengele au msimbo ni njia yao ya kuomba kuingia, si njia ya kujiingiza wenyewe.
• Ona kabla ya kufungua. Simu ya video inakuwezesha kuona nani yuko mlangoni na anahitaji nini kabla mtu yeyote hajaacha dawati lake.
• Linda namba binafsi. Epuka kuweka namba ya simu ya mfanyakazi mwenzako mlangoni. Kwa Qoorbell, wageni wanaona tu jina la kengele, kamwe si namba za simu za watu wanaojibu.
• Andika nani anaingia. Fomu rahisi ya kujiandikisha, iliyowekwa mahali ambapo wageni hawawezi kusoma majina ya wengine, inasaidia wakati wa dharura na kwa kanuni za jengo.

Tabia nyingi zinazolinda nyumba pia zinalinda ofisi ndogo. Utapata zaidi katika vidokezo vyetu vya usalama kwa gharama nafuu.

Mambo ya kuzingatia

Mpangilio usio na karani wa mapokezi haufai kila ofisi. Kuwa mkweli kuhusu mapungufu yake.

• Wageni wengi. Ikiwa wageni makumi wanafika kila saa, mtu aliye dawatini kwa kawaida ni mwepesi na mkarimu zaidi. Vifaa vinasaidia timu ndogo; havibadilishi mapokezi yenye shughuli nyingi.
• Wageni wasio na simu janja. Baadhi ya watu hawawezi au hawataki kuchanganua msimbo. Weka kengele ya kawaida au namba ya simu kwenye bango kama akiba.
• Muunganisho unahitajika. Simu ya video inahitaji simu ya mgeni na simu inayojibu kuwa mtandaoni. Ndani ya chumba cha chini ya ardhi au jengo lenye kuta nene, kagua kwanza mtandao ulivyo mlangoni.
• Bado lazima mtu ajibu. Hakuna kifaa kinachosaidia ikiwa zamu zinapuuzwa. Utaratibu ndio karani wa mapokezi halisi.
• Kanuni za jengo. Katika majengo ya pamoja, uliza uongozi kabla ya kubandika chochote kwenye milango ya pamoja.

Ikiwa tatizo lako ni wateja wanaofika duka likiwa limefungwa badala ya wageni wa mchana, soma mwongozo wetu kuhusu kuhudumia wateja biashara yako ikiwa imefungwa. Na ikiwa jengo zima linahitaji mfumo mpya wa kuingilia, ona jinsi ya kuboresha intercom ya jengo.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, wageni wanahitaji kusakinisha programu?

Hapana. Wanaelekeza kamera ya simu kwenye msimbo na ukurasa wa wavuti unafunguka. Ni wale wanaojibu pekee wanaotumia programu au tovuti ya Qoorbell.

Je, watu kadhaa wanaweza kujibu kengele moja?

Ndiyo. Waongeze kwenye orodha ya “Wanaojibu” ya kengele hiyo. Kila mpango, ukiwemo wa bure, unaruhusu watu bila kikomo kwenye kila kengele.

Itakuwaje kama hakuna aliye huru kujibu?

Mgeni anaweza kuacha ujumbe kwenye mazungumzo, nawe unajibu unapopata nafasi. Kwa siku yenye shughuli nyingi, weka jina la akiba au namba ya simu kwenye bango.

Je, inaweza kuacha kulia nje ya saa za kazi?

Ndiyo, kwenye mipango ya kulipia: unachagua saa ambazo inaweza kulia, na nje ya saa hizo wageni wanaona kwamba kengele haipokei wageni na wanaweza kuacha ujumbe.

Je, tunahitaji kufunga kifaa chochote mlangoni?

Hapana. Unachapisha msimbo kwa printa yoyote na kuubandika mlangoni au kwenye dawati. Hakuna cha kutoboa, kuunganisha nyaya au kutunza.

Dawati la mapokezi linalojibu, hata likiwa tupu

Ofisi ndogo haihitaji mtu anayekaa kwenye dawati la mapokezi siku nzima. Inahitaji bango lililo wazi, utaratibu unaofuatwa na timu nzima na njia ya kila mgeni kumfikia yeyote aliye huru. Anza na mpango ulio hapo juu, ujaribu kwa wiki moja, kisha urekebishe. Ukiwa tayari, unda mapokezi yako ya mtandaoni bila malipo ukitumia Qoorbell.