Recepcija bez recepcionera: 6 rešenja koja funkcionišu

Recepcija bez recepcionera funkcioniše kada svaki posetilac sam može da uradi tri stvari: da jasno vidi kuda treba da ide, da se najavi i da za minut dođe do stvarne osobe iz tima. Jasan natpis, jednostavan postupak i način da pozove onoga ko je slobodan pokrivaju većinu malih kancelarija.

Ovaj vodič je namenjen malim kancelarijama, studijima, agencijama, advokatskim i knjigovodstvenim kancelarijama, kovorking prostorima i radionicama u kojima niko ne sedi na recepciji ceo dan. Pronaći ćete šest rešenja, od besplatnih do potpunijih, plan korak po korak da jedno od njih uvedete još ove nedelje i ograničenja o kojima treba voditi računa.

Zašto je prazna recepcija problem

Malom timu retko treba recepcioner sa punim radnim vremenom, ali posetioci svejedno dolaze: klijenti na sastanak, kuriri sa paketom, kandidati na razgovor za posao, dobavljač sa fakturom. Kada na recepciji nema nikoga, kucaju, čekaju, lutaju hodnikom ili odu.

Svaki takav trenutak nešto košta. Klijent ćutke čeka i sastanak počinje nervozan. Kurir ode sa paketom. Neko uđe u prostoriju u kojoj traje poverljiv razgovor. A osoba koja sedi najbliže vratima postaje nezvanični recepcioner koga neko prekida deset puta dnevno.

Cilj nije da se čovek zameni spravom. Cilj je da svaki posetilac zna šta treba da uradi i stigne do prave osobe, dok ostatak tima mirno radi.

Recepcija bez recepcionera: 6 proverenih načina

Ova rešenja mogu da se kombinuju. Većina malih kancelarija na kraju koristi dva ili tri.

1. Jasan natpis dobrodošlice. Postavite ga u visini očiju na vrata ili na prazan pult: ko ste, šta posetilac treba da uradi i šta sledi. „Dobro došli. Molimo pozvonite, neko će doći po vas za minut“ bolje je od zvona bez ikakvog objašnjenja.
2. Stono zvonce ili bežično zvono. Jeftino i svima poznato. Radi ako je neko uvek dovoljno blizu da čuje, ali ne kaže ko je došao i šta želi, i ne dopire do nikoga ko radi od kuće ili sedi u sali za sastanke na kraju hodnika.
3. Zajednički broj telefona na natpisu. Posetioci zovu broj koji zvoni u kancelariji. To radi, ali broj je javno izložen, a neko mora da drži telefon pri ruci i da se javlja.
4. Postupak upisa posetilaca. Papirna knjiga ili tablet u koji posetilac upiše ime, firmu i koga posećuje. Korisno je zbog bezbednosti i pregleda ko je u zgradi, ali samo po sebi nikoga ne obaveštava da je posetilac stigao.
5. Interfon na ulaznim vratima. Čest u kancelarijama na spratu ili u zajedničkim zgradama. Ako ga zgrada ima i radi, koristite ga. Ako je pokvaren ili traži novo provođenje kablova, popravka može biti spora i skupa.
6. Virtuelna recepcija sa QR kodom. Posetilac kamerom telefona skenira odštampan kod i otvori se stranica sa koje može da pozove tim video-pozivom ili da mu piše u četu. Sa Qoorbellom posetilac ništa ne instalira, ne otvara nalog i nikada ne vidi ničiji broj telefona.

Kako virtuelna recepcija stiže do onoga ko je slobodan

Slaba tačka zvona ili zajedničkog telefona je to što zvone na jednom mestu. Virtuelna recepcija zvoni na telefonima ljudi koje izaberete, gde god da su, u kancelariji ili van nje.

U Qoorbellu svako zvono ima listu pod nazivom „Ko se javlja“. Dodajte kolege koji mogu da primaju posetioce: posetilac pozvoni, tim ljudima zazvoni telefon, a ko je slobodan, javi se video-pozivom ili u četu. Svaki paket, uključujući besplatni, omogućava neograničen broj zvona, grupa i ljudi na svakom zvonu.

Ako vaša kancelarija ima više timova ili više ulaza, zvona možete da organizujete po spratovima, zonama ili timovima. Jedan QR kod na ulazu može posetiocu da omogući da izabere koga zove, na primer studio na spratu ili knjigovodstvo, pa niko ne mora da pogađa.

A kada se niko ne javi, posetilac može da ostavi poruku u četu. Pročitate je kad stignete, kao SMS, i odgovorite sa telefona. Što se tiče radnog vremena, plaćeni paketi omogućavaju da izaberete sate u kojima sme da zvoni, pa zvono noću i vikendom ćuti.

Uredite recepciju u kancelariji za jedno popodne

Koje god alate da izaberete, postupak je važniji od sprave. Ovo je jednostavan plan za tim od dvoje do dvadeset ljudi.

1. Odlučite ko se javlja. Izaberite dve ili tri osobe po danu ili nedeljni raspored dežurstava, da niko ne brine o vratima sam.
2. Zapišite pravilo. Na primer: posetioce dočekujemo u roku od dva minuta, pošiljke od kurira preuzima onaj ko se javi, i niko ne vodi posetioca pored sala za sastanke bez domaćina.
3. Pripremite ulaz. Natpis u visini očiju, stolica, dobro svetlo i zvono ili kod na mestu gde se lako nalaze. Ako koristite QR kod, odštampajte ga dovoljno velikog da može da se skenira sa koraka udaljenosti i zalepite ga pored vrata, a ne iza stakla koje odbija svetlo.
4. Podesite zvono. Napravite ga, nazovite ga imenom kancelarije i dodajte ljude koji se javljaju. Obavite probni poziv sa telefona koji nije na listi.
5. Recite posetiocima pre nego što dođu. Dodajte jednu rečenicu u pozivnice za sastanke i uputstva za dostavu: „Kada stignete, skenirajte kod na ulazu i doći ćemo po vas“.
6. Posle nedelju dana proverite. Pitajte tim šta nije išlo: propuštena zvonjenja, predugo čekanje, kuriri koji nisu našli vrata. Prilagodite raspored i natpis.

Bezbednost i privatnost na ulazu bez osoblja

Prazan pult je i pitanje bezbednosti. Kancelarija bez recepcionera ne sme da znači vrata otvorena svakome.

• Unutrašnja vrata držite zatvorena. Posetioci čekaju na ulazu dok neko ne dođe po njih. Zvono ili kod služi da zamole za ulaz, a ne da jednostavno uđu.
• Pogledajte pre nego što otvorite. Video-poziv pokazuje ko stoji na vratima i šta mu treba, pre nego što bilo ko ustane od stola.
• Čuvajte privatne brojeve. Ne stavljajte na vrata mobilni kolege. Sa Qoorbellom posetioci vide samo naziv zvona, nikada brojeve telefona ljudi koji se javljaju.
• Beležite ko ulazi. Jednostavan spisak poseta, držan tako da posetioci ne vide druga imena, pomaže u hitnim slučajevima i kod pravila zgrade.

Mnoge navike koje štite dom štite i malu kancelariju. Više ih pronađite u našim jeftinim savetima za bezbednost.

Na šta treba obratiti pažnju

Rešenje bez recepcionera nije za svaku kancelariju. Budimo iskreni o tome gde ima nedostataka.

• Veliki broj posetilaca. Ako svakog sata dolaze desetine posetilaca, osoba za pultom je obično brža i ljubaznija. Alati pomažu malom timu, ne zamenjuju užurbanu recepciju.
• Posetioci bez pametnog telefona. Neki ne mogu ili ne žele da skeniraju kod. Na natpisu ostavite obično zvono ili broj telefona kao rezervu.
• Potrebna je veza. Video-poziv zahteva da i telefon posetioca i telefon osobe koja se javlja budu na internetu. U podrumu ili zgradi debelih zidova najpre proverite signal na vratima.
• Neko ipak mora da se javi. Nijedan alat ne pomaže ako se raspored ignoriše. Pravi recepcioner je postupak.
• Pravila zgrade. U zajedničkim zgradama pitajte upravnika pre nego što bilo šta zalepite na zajednička vrata.

Ako vam problem nisu posetioci tokom dana nego mušterije koje dolaze kada je radnja zatvorena, pročitajte naš vodič o tome kako uslužiti mušterije kada je radnja zatvorena. A ako celoj zgradi treba novi sistem ulaza, pogledajte kako da modernizujete interfon u zgradi.

Česta pitanja

Da li posetioci moraju da instaliraju aplikaciju?

Ne. Usmere kameru telefona ka kodu i otvori se veb-stranica. Aplikaciju ili veb-sajt Qoorbell koriste samo ljudi koji se javljaju.

Da li više ljudi može da se javlja na isto zvono?

Može. Dodajte ih na listu „Ko se javlja“ tog zvona. Svaki paket, uključujući besplatni, omogućava neograničen broj ljudi na svakom zvonu.

Šta ako niko nije slobodan da se javi?

Posetilac može da ostavi poruku u četu, a vi odgovorite kad stignete. Za užurban dan stavite na natpis rezervno ime ili broj telefona.

Da li zvono može da ne zvoni van radnog vremena?

Može, u plaćenim paketima: izaberete sate u kojima sme da zvoni, a van njih posetioci vide da zvono trenutno ne prima posetioce i mogu da ostave poruku.

Da li na ulazu treba da ugradimo neki uređaj?

Ne. Kod odštampate na bilo kom štampaču i zalepite ga na vrata ili na pult. Ništa za bušenje, provođenje kablova ni održavanje.

Recepcija koja se javlja, čak i kada je prazna

Maloj kancelariji ne treba neko ko ceo dan sedi na recepciji. Treba joj jasan natpis, postupak kog se drži ceo tim i način da svaki posetilac dođe do onoga ko je slobodan. Počnite sa gornjim planom, isprobajte ga nedelju dana i prilagodite. Kada budete spremni, napravite besplatnu virtuelnu recepciju sa Qoorbellom.