Ресепшен в офисе без администратора: 6 рабочих решений

Ресепшен без администратора работает, когда каждый посетитель может сам сделать три вещи: ясно увидеть, куда идти, сообщить о своем приходе и в течение минуты связаться с живым человеком из команды. Понятная табличка, простой порядок действий и способ позвать того, кто свободен, – этого хватает большинству небольших офисов.

Это руководство для небольших офисов, студий, агентств, юридических и бухгалтерских контор, общих рабочих пространств и мастерских, где никто не сидит у входа целый день. Вы найдете шесть решений – от бесплатных до более полных, пошаговый план, чтобы внедрить одно из них уже на этой неделе, и ограничения, о которых стоит помнить.

Почему пустой ресепшен – это проблема

Небольшой команде редко нужен администратор на полный день, но посетители все равно приходят: клиенты на встречу, курьеры с посылкой, кандидаты на собеседование, поставщик со счетом. Когда на ресепшене никого нет, они стучат, ждут, бродят по коридору или уходят.

Каждый такой момент чего-то стоит. Клиент молча ждет и начинает встречу раздраженным. Курьер увозит посылку обратно. Кто-то заходит в комнату, где как раз идет конфиденциальный разговор. А коллега, который сидит ближе всех к двери, становится неофициальным администратором, которого отвлекают по десять раз в день.

Цель не в том, чтобы заменить человека гаджетом. А в том, чтобы каждый посетитель знал, что делать, и попадал к нужному человеку, пока остальная команда спокойно работает.

6 способов организовать ресепшен без администратора

Эти варианты можно сочетать. Большинство небольших офисов в итоге пользуется двумя-тремя из них.

1. Понятная приветственная табличка. Повесьте ее на уровне глаз – на двери или на пустом столе: кто вы, что делать посетителю и что будет дальше. «Добро пожаловать! Пожалуйста, позвоните, и через минуту к вам выйдут» гораздо лучше, чем звонок без всяких пояснений.
2. Настольный звонок или беспроводной звонок. Дешево и всем знакомо. Работает, если рядом всегда есть кто-то, кто услышит, но не сообщает, кто пришел и зачем, и не доходит до того, кто работает из дома или сидит в дальней переговорной.
3. Общий номер телефона на табличке. Посетители звонят на номер, который звонит в офисе. Это работает, но номер телефона оказывается в открытом доступе, а кому-то приходится постоянно держать телефон рядом и отвечать.
4. Журнал посетителей. Бумажный журнал или планшет, где посетитель записывает имя, компанию и к кому пришел. Полезно для безопасности и чтобы знать, кто находится в здании, но сам по себе журнал никому не сообщает, что пришел посетитель.
5. Домофон у входа с улицы. Часто встречается в офисах на верхних этажах и в общих зданиях. Если в здании уже есть исправный, пользуйтесь им. Если он сломан или нужна проводка, ремонт может оказаться долгим и дорогим.
6. Виртуальный ресепшен с QR-кодом. Посетитель сканирует напечатанный код камерой телефона, и открывается страница, где можно позвонить команде по видео или написать в чат. С Qoorbell посетитель ничего не устанавливает, не создает аккаунт и никогда не видит ничьего номера телефона.

Как виртуальный ресепшен находит того, кто свободен

Слабое место звонка или общего телефона в том, что они звонят в одном месте. Виртуальный ресепшен звонит на телефоны людей, которых вы выбрали, где бы они ни были – в офисе или за его пределами.

В Qoorbell у каждого звонка есть список «Кто отвечает». Добавьте коллег, которые могут принимать посетителей: посетитель звонит, они получают вызов на свои телефоны, и тот, кто свободен, отвечает по видео или в чате. Любой тариф, включая бесплатный, позволяет иметь неограниченное число звонков, групп и людей на каждом звонке.

Если в вашем офисе несколько команд или несколько дверей, звонки можно упорядочить по этажам, зонам или командам. Один QR-код у входа может дать посетителю выбрать, кого вызвать, например студию наверху или бухгалтерию, чтобы никому не приходилось гадать.

А если никто не отвечает, посетитель может оставить сообщение в чате. Вы читаете его, когда получится, как SMS, и отвечаете с телефона. Для рабочего времени платные тарифы позволяют выбрать часы, когда звонок может звонить, так что ночью и в выходные он молчит.

Настройте ресепшен офиса за один день

Какие бы инструменты вы ни выбрали, порядок действий важнее гаджета. Вот простой план для команды от двух до двадцати человек.

1. Решите, кто отвечает. Назначьте двух-трех человек на день или недельный график дежурств, чтобы один человек не тянул дверь в одиночку.
2. Запишите правило. Например: посетителей встречают в течение двух минут, посылки принимает тот, кто ответил, и никто не ведет посетителя мимо переговорных без сопровождения.
3. Подготовьте вход. Табличка на уровне глаз, стул, хорошее освещение, а звонок или код – там, где их легко найти. Если используете QR-код, напечатайте его достаточно крупно, чтобы его можно было отсканировать примерно с метра, и разместите рядом с дверью, а не за стеклом, которое бликует.
4. Настройте звонок. Создайте его, назовите именем вашего офиса и добавьте людей, которые отвечают. Сделайте пробный вызов с телефона, которого нет в списке.
5. Предупредите посетителей заранее. Добавьте одну строку в приглашения на встречи и инструкции для доставки: «Когда придете, отсканируйте код у входа, и мы вас встретим».
6. Подведите итоги через неделю. Спросите команду, что пошло не так: пропущенные вызовы, люди, которые ждали слишком долго, курьеры, не нашедшие дверь. Скорректируйте график и табличку.

Безопасность и конфиденциальность на входе без присмотра

Пустой ресепшен – это еще и вопрос безопасности. Офис без администратора не должен означать дверь, открытую для любого.

• Держите внутреннюю дверь закрытой. Посетители ждут у входа, пока их кто-нибудь не встретит. Звонок или код – это способ попросить разрешения войти, а не способ войти самому.
• Посмотрите, прежде чем открыть. Видеозвонок позволяет увидеть, кто у двери и что ему нужно, еще до того, как кто-то встанет из-за стола.
• Берегите личные номера. Не вешайте на дверь мобильный номер коллеги. С Qoorbell посетители видят только название звонка, а номера телефонов отвечающих – никогда.
• Записывайте, кто входит. Простой лист посетителей, который хранят так, чтобы посетители не видели чужих имен, помогает в чрезвычайной ситуации и с правилами здания.

Многие привычки, которые защищают дом, защищают и небольшой офис. Больше – в наших недорогих советах по безопасности.

Что стоит учесть

Решение без администратора подходит не каждому офису. Честно оцените, где его не хватает.

• Большой поток посетителей. Если каждый час приходят десятки человек, сотрудник на ресепшене обычно быстрее и приветливее. Инструменты помогают небольшой команде; загруженный ресепшен они не заменят.
• Посетители без смартфона. Некоторые люди не могут или не хотят сканировать код. Оставьте на табличке обычный звонок или номер телефона как запасной вариант.
• Нужна связь. Для видеозвонка телефон посетителя и телефон отвечающего должны быть онлайн. В подвале или в здании с толстыми стенами сначала проверьте сигнал у двери.
• Кто-то все равно должен отвечать. Никакой инструмент не поможет, если график игнорируют. Настоящий администратор – это порядок действий.
• Правила здания. В общих зданиях спросите управляющую компанию, прежде чем что-то клеить на общие двери.

Если ваша проблема – клиенты, которые приходят, когда магазин закрыт, а не посетители днем, прочитайте наше руководство о том, как обслуживать клиентов, когда ваш бизнес закрыт. А если всему зданию нужна новая система доступа, посмотрите, как модернизировать домофон в доме.

Частые вопросы

Нужно ли посетителям устанавливать приложение?

Нет. Они наводят камеру телефона на код, и открывается веб-страница. Приложением или сайтом Qoorbell пользуются только те, кто отвечает.

Могут ли несколько человек отвечать на один и тот же звонок?

Да. Добавьте их в список «Кто отвечает» этого звонка. Любой тариф, включая бесплатный, позволяет неограниченное число людей на каждом звонке.

Что, если никто не может ответить?

Посетитель может оставить сообщение в чате, а вы ответите, когда сможете. На загруженный день укажите на табличке запасное имя или номер телефона.

Можно ли отключить звонки в нерабочее время?

Да, на платных тарифах: вы выбираете часы, когда звонок может звонить, а вне их посетители видят, что звонок сейчас не принимает посетителей, и могут оставить сообщение.

Нужно ли устанавливать оборудование у входа?

Нет. Вы печатаете код на любом принтере и наклеиваете его на дверь или на стол. Ничего не нужно сверлить, прокладывать провода или обслуживать.

Ресепшен, который отвечает, даже когда он пуст

Небольшому офису не нужен человек, который целый день сидит на ресепшене. Ему нужны понятная табличка, порядок действий, которого придерживается вся команда, и способ, чтобы каждый посетитель мог связаться с тем, кто свободен. Начните с плана выше, проверьте его неделю и скорректируйте. Когда будете готовы, создайте бесплатный виртуальный ресепшен с Qoorbell.