Resepsi Pejabat Tanpa Penyambut Tetamu: 6 Cara Yang Berkesan

Resepsi pejabat tanpa penyambut tetamu boleh berjalan lancar apabila setiap pelawat dapat melakukan tiga perkara sendiri: nampak dengan jelas ke mana hendak pergi, memaklumkan ketibaan, dan bercakap dengan seseorang dalam pasukan dalam masa seminit. Papan tanda yang jelas, rutin yang mudah dan cara untuk memanggil sesiapa yang lapang sudah memadai untuk kebanyakan pejabat kecil.

Panduan ini untuk pejabat kecil, studio, agensi, firma guaman dan perakaunan, ruang kerja bersama dan bengkel yang tiada sesiapa duduk di kaunter hadapan sepanjang hari. Anda akan dapati enam susunan, daripada yang percuma hingga yang lebih lengkap, pelan langkah demi langkah untuk menyediakannya minggu ini, dan had yang perlu diingat.

Mengapa kaunter hadapan yang kosong menjadi masalah

Pasukan kecil jarang memerlukan penyambut tetamu sepenuh masa, tetapi pelawat tetap datang: pelanggan untuk mesyuarat, penghantar dengan bungkusan, calon untuk temu duga, pembekal dengan invois. Apabila kaunter kosong, mereka mengetuk, menunggu, merayau di koridor atau terus pulang.

Setiap detik itu ada kosnya. Pelanggan menunggu dalam diam dan memulakan mesyuarat dengan rasa kurang senang. Penghantar pergi bersama bungkusan. Seseorang masuk ke bilik ketika panggilan sulit sedang berlangsung. Dan orang yang duduk paling dekat dengan pintu akhirnya menjadi penyambut tetamu tidak rasmi, diganggu sepuluh kali sehari.

Matlamatnya bukan menggantikan manusia dengan alat. Matlamatnya ialah memastikan setiap pelawat tahu apa yang perlu dibuat dan sampai kepada orang yang betul, sementara ahli pasukan yang lain terus bekerja.

6 cara mengurus resepsi pejabat tanpa penyambut tetamu

Pilihan ini boleh digabungkan. Kebanyakan pejabat kecil akhirnya menggunakan dua atau tiga daripadanya.

1. Papan tanda selamat datang yang jelas. Letakkan pada paras mata di pintu atau di kaunter yang kosong: siapa anda, apa yang perlu dibuat, dan apa yang berlaku seterusnya. “Selamat datang. Sila tekan loceng dan seseorang akan datang menyambut anda dalam seminit” lebih baik daripada loceng tanpa sebarang penerangan.
2. Loceng meja atau loceng pintu tanpa wayar. Murah dan biasa digunakan. Ia berkesan jika sentiasa ada orang yang boleh mendengarnya, tetapi ia tidak memberitahu siapa yang datang atau apa yang mereka mahu, dan tidak sampai kepada sesiapa yang bekerja dari rumah atau berada di bilik mesyuarat di belakang.
3. Nombor telefon bersama pada papan tanda. Pelawat menelefon nombor yang berdering di pejabat. Ia berkesan, tetapi nombor itu terpapar kepada umum, dan seseorang perlu sentiasa menyimpan telefon berdekatan dan menjawabnya.
4. Rutin daftar masuk pelawat. Buku log atau tablet tempat pelawat menulis nama, syarikat dan siapa yang ingin ditemui. Ia berguna untuk keselamatan dan untuk mengetahui siapa yang ada di dalam bangunan, tetapi dengan sendirinya ia tidak memberitahu sesiapa bahawa pelawat sudah tiba.
5. Interkom di pintu jalan. Biasa bagi pejabat di tingkat atas atau di bangunan berkongsi. Jika bangunan anda sudah ada interkom yang berfungsi, gunakannya. Jika ia rosak atau perlu dipasang wayar, membaikinya boleh mengambil masa dan mahal.
6. Resepsi maya dengan kod QR. Pelawat mengimbas kod bercetak dengan kamera telefon dan satu halaman terbuka untuk mereka membuat panggilan video atau berbual dengan pasukan. Dengan Qoorbell, pelawat tidak perlu memasang apa-apa atau membuat akaun, dan tidak pernah melihat nombor telefon sesiapa.

Bagaimana resepsi maya sampai kepada sesiapa yang lapang

Kelemahan loceng atau telefon bersama ialah ia berdering di satu tempat sahaja. Resepsi maya berdering di telefon orang yang anda pilih, di mana sahaja mereka berada, di dalam atau di luar pejabat.

Dalam Qoorbell, setiap loceng pintu mempunyai senarai bernama “Yang menjawab”. Tambah rakan sekerja yang boleh menyambut pelawat: pelawat menekan loceng, mereka menerima deringan di telefon, dan sesiapa yang lapang menjawab melalui video atau sembang. Setiap pelan, termasuk pelan percuma, membenarkan loceng pintu, kumpulan dan orang tanpa had bagi setiap loceng pintu.

Jika pejabat anda ada beberapa pasukan atau beberapa pintu, anda boleh menyusun loceng pintu mengikut tingkat, zon atau pasukan. Satu QR di pintu masuk boleh membiarkan pelawat memilih siapa yang hendak dipanggil, contohnya studio di tingkat atas atau pasukan akaun, supaya tiada sesiapa perlu meneka.

Dan apabila tiada sesiapa menjawab, pelawat boleh meninggalkan mesej dalam sembang. Anda membacanya bila sempat, seperti mesej biasa, dan membalas dari telefon. Untuk waktu pejabat, pelan berbayar membolehkan anda memilih waktu loceng boleh berdering, jadi loceng pintu senyap pada waktu malam dan hujung minggu.

Sediakan resepsi pejabat anda dalam satu petang

Apa pun alat yang anda pilih, rutin lebih penting daripada alat itu sendiri. Ini pelan mudah untuk pasukan dua hingga dua puluh orang.

1. Tentukan siapa yang menjawab. Pilih dua atau tiga orang setiap hari, atau jadual giliran mingguan, supaya tiada seorang pun yang menanggung tugas di pintu seorang diri.
2. Tulis peraturannya. Contohnya: pelawat disambut dalam masa dua minit, bungkusan diterima oleh sesiapa yang menjawab, dan tiada sesiapa membawa pelawat melepasi bilik mesyuarat tanpa tuan rumah.
3. Sediakan pintu masuk. Papan tanda pada paras mata, sebuah kerusi, pencahayaan yang baik, dan loceng atau kod di tempat yang mudah dijumpai. Jika anda menggunakan QR, cetak cukup besar untuk diimbas dari jarak satu langkah dan letakkan di sebelah pintu, bukan di belakang kaca yang memantulkan cahaya.
4. Sediakan loceng pintu. Cipta loceng, namakan dengan nama pejabat anda, dan tambah orang yang menjawab. Buat panggilan ujian dari telefon yang tiada dalam senarai.
5. Maklumkan pelawat sebelum mereka datang. Tambah satu baris dalam jemputan mesyuarat dan arahan penghantaran: “Apabila tiba, imbas kod di pintu masuk dan kami akan datang menyambut anda”.
6. Semak semula selepas seminggu. Tanya pasukan apa yang tidak kena: deringan terlepas, orang menunggu terlalu lama, penghantar yang tidak jumpa pintu. Laraskan jadual giliran dan papan tanda.

Keselamatan dan privasi di pintu masuk tanpa penjaga

Kaunter yang kosong juga soal keselamatan. Pejabat tanpa penyambut tetamu tidak sepatutnya bermaksud pintu terbuka untuk sesiapa sahaja.

• Pastikan pintu dalam sentiasa tertutup. Pelawat menunggu di ruang masuk sehingga seseorang menyambut mereka. Loceng atau kod ialah cara mereka meminta izin masuk, bukan cara untuk terus masuk.
• Lihat dahulu sebelum membuka pintu. Panggilan video membolehkan anda melihat siapa di pintu dan apa yang mereka perlukan sebelum sesiapa meninggalkan meja.
• Rahsiakan nombor peribadi. Elakkan meletakkan nombor telefon bimbit rakan sekerja di pintu. Dengan Qoorbell, pelawat hanya melihat nama loceng pintu, tidak pernah nombor telefon orang yang menjawab.
• Catat siapa yang masuk. Helaian daftar masuk yang ringkas, disimpan di tempat pelawat tidak boleh membaca nama orang lain, membantu ketika kecemasan dan untuk mematuhi peraturan bangunan.

Banyak tabiat yang melindungi rumah juga melindungi pejabat kecil. Anda boleh dapatkan lebih banyak idea dalam tip keselamatan kos rendah kami.

Perkara yang perlu diingat

Susunan tanpa penyambut tetamu tidak sesuai untuk setiap pejabat. Jujurlah tentang kekurangannya.

• Pelawat yang ramai. Jika berpuluh-puluh pelawat datang setiap jam, seseorang di kaunter biasanya lebih pantas dan lebih mesra. Alat membantu pasukan kecil; ia tidak menggantikan resepsi yang sibuk.
• Pelawat tanpa telefon pintar. Sesetengah orang tidak boleh atau tidak mahu mengimbas kod. Kekalkan loceng biasa atau nombor telefon pada papan tanda sebagai sandaran.
• Sambungan internet diperlukan. Panggilan video memerlukan telefon pelawat dan telefon yang menjawab dalam talian. Di ruang bawah tanah atau bangunan berdinding tebal, periksa isyarat di pintu terlebih dahulu.
• Mesti tetap ada yang menjawab. Tiada alat yang membantu jika jadual giliran diabaikan. Rutin itulah penyambut tetamu yang sebenar.
• Peraturan bangunan. Di bangunan berkongsi, tanya pihak pengurusan sebelum menampal apa-apa pada pintu bersama.

Jika masalah anda ialah pelanggan yang datang ketika kedai tutup dan bukannya pelawat pada waktu siang, baca panduan kami tentang melayan pelanggan ketika perniagaan anda tutup. Dan jika seluruh bangunan memerlukan sistem pintu masuk baharu, lihat cara memodenkan interkom bangunan.

Soalan lazim

Adakah pelawat perlu memasang aplikasi?

Tidak. Mereka halakan kamera telefon ke kod dan satu halaman web terbuka. Hanya orang yang menjawab menggunakan aplikasi atau laman web Qoorbell.

Bolehkah beberapa orang menjawab loceng pintu yang sama?

Boleh. Tambah mereka ke senarai “Yang menjawab” loceng pintu itu. Setiap pelan, termasuk pelan percuma, membenarkan orang tanpa had bagi setiap loceng pintu.

Bagaimana jika tiada sesiapa lapang untuk menjawab?

Pelawat boleh meninggalkan mesej dalam sembang, dan anda membalas bila sempat. Untuk hari yang sibuk, letakkan nama sandaran atau nombor telefon pada papan tanda.

Bolehkah ia berhenti berdering di luar waktu pejabat?

Boleh, dengan pelan berbayar: anda memilih waktu loceng boleh berdering, dan di luar waktu itu pelawat melihat bahawa loceng pintu tidak menerima pelawat dan boleh meninggalkan mesej.

Perlukah kami memasang perkakasan di pintu masuk?

Tidak. Anda mencetak kod dengan mana-mana pencetak dan menampalnya di pintu atau di kaunter. Tiada apa yang perlu digerudi, dipasang wayar atau diselenggara.

Kaunter hadapan yang tetap menjawab, walaupun kosong

Pejabat kecil tidak memerlukan seseorang duduk di kaunter hadapan sepanjang hari. Yang diperlukan ialah papan tanda yang jelas, rutin yang diikuti seluruh pasukan dan cara untuk setiap pelawat sampai kepada sesiapa yang lapang. Mulakan dengan pelan di atas, uji selama seminggu, dan buat pelarasan. Apabila sudah bersedia, cipta resepsi maya percuma anda dengan Qoorbell.