Biroja reģistratūra bez administratora: 6 risinājumi

Biroja reģistratūra bez administratora darbojas tad, ja katrs apmeklētājs pats var izdarīt trīs lietas: skaidri redzēt, kurp doties, paziņot par savu ierašanos un minūtes laikā sazināties ar dzīvu cilvēku no komandas. Skaidra zīme, vienkārša kārtība un iespēja piezvanīt tam, kuram ir laiks, aptver lielāko daļu mazo biroju vajadzību.

Šis ceļvedis ir paredzēts maziem birojiem, studijām, aģentūrām, juristu un grāmatvežu birojiem, koplietošanas birojiem un darbnīcām, kur neviens visu dienu nesēž pie reģistratūras galda. Atradīsiet sešus risinājumus, sākot no bezmaksas līdz pilnīgākiem, soli pa solim plānu, kā vienu no tiem ieviest jau šonedēļ, un ierobežojumus, kas jāpatur prātā.

Kāpēc tukša reģistratūra ir problēma

Mazai komandai reti vajadzīgs pilna laika administrators, taču apmeklētāji tāpat nāk: klienti uz tikšanos, kurjeri ar sūtījumu, kandidāti uz darba interviju, piegādātājs ar rēķinu. Kad galds ir tukšs, viņi klauvē, gaida, klīst pa gaiteni vai aiziet.

Katrs šāds brīdis kaut ko maksā. Klients gaida klusumā un sāk tikšanos aizkaitināts. Kurjers aizbrauc ar sūtījumu. Kāds ieiet telpā, kurā notiek konfidenciāla saruna. Un tas, kurš sēž vistuvāk durvīm, kļūst par neoficiālu administratoru, kuru pārtrauc desmit reizes dienā.

Mērķis nav aizstāt cilvēku ar ierīci. Mērķis ir panākt, lai katrs apmeklētājs zinātu, kas jādara, un nonāktu pie īstā cilvēka, kamēr pārējā komanda turpina strādāt.

6 veidi, kā organizēt biroja reģistratūru bez administratora

Šos risinājumus var apvienot. Lielākā daļa mazo biroju beigās izmanto divus vai trīs no tiem.

1. Skaidra sveiciena zīme. Novietojiet to acu augstumā uz durvīm vai tukšā galda: kas jūs esat, kas apmeklētājam jādara un kas notiks pēc tam. «Laipni lūdzam. Lūdzu, piezvaniet, un kāds jūs sagaidīs minūtes laikā» ir labāk nekā zvans bez paskaidrojuma.
2. Galda zvaniņš vai bezvadu durvju zvans. Lēts un pazīstams. Tas darbojas, ja kāds vienmēr ir dzirdamības attālumā, taču tas nepasaka, kas ir atnācis un ko vēlas, un nesasniedz tos, kuri strādā no mājām vai sēž tālākajā sanāksmju telpā.
3. Kopīgs tālruņa numurs uz zīmes. Apmeklētāji zvana uz numuru, kas zvana birojā. Tas darbojas, taču numurs ir publiski redzams, un kādam jātur tālrunis tuvumā un jāatbild.
4. Apmeklētāju reģistrēšanās kārtība. Papīra žurnāls vai planšetdators, kurā apmeklētāji ieraksta savu vārdu, uzņēmumu un to, pie kā ieradušies. Tas noder drošībai un tam, lai zinātu, kas atrodas ēkā, taču pats par sevi tas nevienam nepaziņo, ka apmeklētājs ir ieradies.
5. Domofons pie ielas durvīm. Izplatīts birojos augšstāvos vai koplietošanas ēkās. Ja ēkā jau ir strādājošs domofons, izmantojiet to. Ja tas ir salūzis vai prasa jaunus vadus, remonts var būt lēns un dārgs.
6. Virtuāla reģistratūra ar QR kodu. Apmeklētājs ar tālruņa kameru noskenē izdrukātu kodu, un atveras lapa, kurā var veikt videozvanu vai sarakstīties ar komandu. Ar Qoorbell apmeklētājs neko neinstalē, neveido kontu un nekad neredz nevienas personas tālruņa numuru.

Kā virtuāla reģistratūra sasniedz to, kuram ir laiks

Zvana vai kopīga tālruņa vājā vieta ir tā, ka tas zvana vienā vietā. Virtuāla reģistratūra zvana jūsu izvēlēto cilvēku tālruņos neatkarīgi no tā, kur viņi atrodas birojā vai ārpus tā.

Qoorbell katram durvju zvanam ir saraksts «Kas atbild». Pievienojiet kolēģus, kuri var pieņemt apmeklētājus: apmeklētājs zvana, šie cilvēki saņem zvanu savos tālruņos, un tas, kuram ir laiks, atbild ar video vai tērzēšanā. Visos plānos, arī bezmaksas plānā, var būt neierobežots durvju zvanu, grupu un cilvēku skaits katrā durvju zvanā.

Ja birojā ir vairākas komandas vai vairākas durvis, durvju zvanus varat sakārtot pa stāviem, zonām vai komandām. Viens QR kods pie ieejas var ļaut apmeklētājam izvēlēties, kam zvanīt, piemēram, studijai augšstāvā vai grāmatvedībai, lai nevienam nebūtu jāmin.

Un, ja neviens neatbild, apmeklētājs var atstāt ziņu tērzēšanā. Jūs to izlasāt, kad varat, gluži kā īsziņu, un atbildat no sava tālruņa. Darba laikam maksas plānos varat izvēlēties stundas, kad drīkst zvanīt, lai durvju zvans naktīs un brīvdienās klusētu.

Iekārtojiet biroja reģistratūru vienā pēcpusdienā

Neatkarīgi no tā, kādus rīkus izvēlaties, kārtība ir svarīgāka par ierīci. Šis ir vienkāršs plāns komandai no diviem līdz divdesmit cilvēkiem.

1. Izlemiet, kas atbild. Izvēlieties divus vai trīs cilvēkus dienā vai sastādiet nedēļas grafiku, lai neviens nebūtu atbildīgs par durvīm viens pats.
2. Pierakstiet noteikumu. Piemēram: apmeklētājus sagaida divu minūšu laikā, par sūtījumiem parakstās tas, kurš atbild, un neviens neved apmeklētāju garām sanāksmju telpām bez pavadītāja.
3. Sagatavojiet ieeju. Zīme acu augstumā, krēsls, labs apgaismojums un zvans vai kods viegli atrodamā vietā. Ja izmantojat QR kodu, izdrukājiet to pietiekami lielu, lai to varētu noskenēt no soļa attāluma, un novietojiet blakus durvīm, nevis aiz stikla, kas atstaro gaismu.
4. Iestatiet durvju zvanu. Izveidojiet to, nosauciet biroja vārdā un pievienojiet tos, kuri atbildēs. Veiciet testa zvanu no tālruņa, kas nav sarakstā.
5. Pasakiet apmeklētājiem, pirms viņi ierodas. Pievienojiet tikšanās ielūgumiem un piegādes norādēm vienu rindu: «Ierodoties noskenējiet kodu pie ieejas, un mēs jūs sagaidīsim».
6. Pēc nedēļas izvērtējiet. Pajautājiet komandai, kas nogāja greizi: neatbildēti zvani, pārāk ilgi gaidījuši apmeklētāji, kurjeri, kuri neatrada durvis. Pielāgojiet grafiku un zīmi.

Drošība un privātums pie neapsargātas ieejas

Tukšs galds ir arī drošības jautājums. Birojs bez administratora nedrīkst nozīmēt atvērtas durvis ikvienam.

• Turiet iekšējās durvis aizvērtas. Apmeklētāji gaida pie ieejas, līdz kāds viņus sagaida. Zvans vai kods ir veids, kā palūgt ielaist, nevis veids, kā ienākt.
• Paskatieties, pirms atverat. Videozvans ļauj redzēt, kas ir pie durvīm un kas viņam vajadzīgs, pirms kāds pieceļas no sava galda.
• Turiet personīgos numurus privātus. Nelieciet uz durvīm kolēģa mobilā tālruņa numuru. Ar Qoorbell apmeklētāji redz tikai durvju zvana nosaukumu, nekad to cilvēku tālruņa numurus, kuri atbild.
• Reģistrējiet, kas ienāk. Vienkāršs apmeklētāju saraksts, kas glabājas tā, lai apmeklētāji nevarētu izlasīt citu vārdus, palīdz ārkārtas situācijā un ēkas noteikumu ievērošanā.

Daudzi no tiem pašiem paradumiem, kas aizsargā mājokli, aizsargā arī mazu biroju. Vairāk atradīsiet mūsu lētajos drošības padomos.

Kas jāpatur prātā

Risinājums bez administratora neder katram birojam. Esiet godīgi par to, kur tas nepietiek.

• Liela apmeklētāju plūsma. Ja stundā ierodas desmitiem apmeklētāju, cilvēks pie galda parasti ir ātrāks un laipnāks. Rīki palīdz mazai komandai; tie neaizstāj noslogotu reģistratūru.
• Apmeklētāji bez viedtālruņa. Daži nevar vai negrib skenēt kodu. Rezervei turiet uz zīmes parastu zvanu vai tālruņa numuru.
• Nepieciešams savienojums. Videozvanam vajag, lai gan apmeklētāja tālrunis, gan atbildētāja tālrunis būtu tiešsaistē. Pagrabā vai ēkā ar biezām sienām vispirms pārbaudiet signālu pie durvīm.
• Kādam tik un tā jāatbild. Neviens rīks nepalīdzēs, ja grafiku ignorē. Kārtība ir īstais administrators.
• Ēkas noteikumi. Koplietošanas ēkās pirms kaut kā piestiprināšanas pie kopīgajām durvīm pajautājiet apsaimniekotājam.

Ja jūsu problēma drīzāk ir klienti, kuri ierodas, kad veikals ir slēgts, nevis apmeklētāji dienas laikā, izlasiet mūsu ceļvedi par to, kā apkalpot klientus, kad veikals ir slēgts. Un, ja visai ēkai vajadzīga jauna piekļuves sistēma, uzziniet, kā modernizēt ēkas domofonu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai apmeklētājiem jāinstalē lietotne?

Nē. Viņi pavērš tālruņa kameru pret kodu, un atveras tīmekļa lapa. Qoorbell lietotni vai tīmekļa vietni izmanto tikai tie, kuri atbild.

Vai uz vienu durvju zvanu var atbildēt vairāki cilvēki?

Jā. Pievienojiet viņus durvju zvana sarakstam «Kas atbild». Visos plānos, arī bezmaksas plānā, katrā durvju zvanā var būt neierobežots cilvēku skaits.

Ko darīt, ja nevienam nav laika atbildēt?

Apmeklētājs var atstāt ziņu tērzēšanā, un jūs atbildat, kad varat. Noslogotām dienām uz zīmes norādiet rezerves vārdu vai tālruņa numuru.

Vai zvans var nezvanīt ārpus darba laika?

Jā, maksas plānos: jūs izvēlaties stundas, kad drīkst zvanīt, un ārpus tām apmeklētāji redz, ka durvju zvans šobrīd apmeklētājus nepieņem, un var atstāt ziņu.

Vai pie ieejas jāuzstāda kāda ierīce?

Nē. Jūs izdrukājat kodu ar jebkuru printeri un piestiprināt to pie durvīm vai uz galda. Nekas nav jāurbj, jāvelk vadi vai jāapkopj.

Reģistratūra, kas atbild, pat ja galds ir tukšs

Mazam birojam nav vajadzīgs cilvēks, kas visu dienu sēž pie reģistratūras galda. Tam vajadzīga skaidra zīme, kārtība, ko ievēro visa komanda, un veids, kā katrs apmeklētājs var sazināties ar to, kuram ir laiks. Sāciet ar iepriekš aprakstīto plānu, izmēģiniet to nedēļu un pielāgojiet. Kad esat gatavi, izveidojiet savu bezmaksas virtuālo reģistratūru ar Qoorbell.