Biuro registratūra be administratoriaus: 6 veikiantys būdai

Biuro registratūra be administratoriaus veikia tada, kai kiekvienas lankytojas pats gali padaryti tris dalykus: aiškiai matyti, kur eiti, pranešti apie savo atvykimą ir per minutę susisiekti su tikru komandos žmogumi. Aiškus užrašas, paprasta tvarka ir galimybė paskambinti tam, kuris turi laiko, tinka daugumai mažų biurų.

Šis gidas skirtas mažiems biurams, studijoms, agentūroms, advokatų ir buhalterių kontoroms, bendradarbystės erdvėms ir dirbtuvėms, kur niekas visą dieną nesėdi registratūroje. Rasite šešis sprendimus – nuo nemokamų iki išsamesnių, žingsnis po žingsnio planą, kaip vieną jų įdiegti jau šią savaitę, ir apribojimus, kuriuos verta turėti omenyje.

Kodėl tuščia registratūra yra problema

Mažai komandai retai reikia viso etato administratoriaus, tačiau lankytojai vis tiek ateina: klientai į susitikimą, kurjeriai su siunta, kandidatai į darbo pokalbį, tiekėjas su sąskaita. Kai stalas tuščias, jie beldžia, laukia, klaidžioja koridoriumi arba išeina.

Kiekviena tokia akimirka kažko kainuoja. Klientas laukia tyloje ir susitikimą pradeda susierzinęs. Kurjeris išvažiuoja su siunta. Kažkas įeina į kambarį, kuriame vyksta konfidencialus pokalbis. O arčiausiai durų sėdintis žmogus tampa neoficialiu administratoriumi, kurį pertraukia dešimt kartų per dieną.

Tikslas nėra pakeisti žmogų prietaisu. Tikslas – užtikrinti, kad kiekvienas lankytojas žinotų, ką daryti, ir pasiektų reikiamą žmogų, o likusi komanda toliau dirbtų.

6 būdai, kaip organizuoti biuro registratūrą be administratoriaus

Šiuos sprendimus galima derinti. Dauguma mažų biurų galiausiai naudoja du ar tris iš jų.

1. Aiškus pasveikinimo užrašas. Pakabinkite jį akių lygyje ant durų arba tuščio stalo: kas jūs esate, ką lankytojas turi daryti ir kas bus toliau. „Sveiki atvykę. Paskambinkite, ir kas nors jus pasitiks per minutę“ yra geriau nei skambutis be jokio paaiškinimo.
2. Stalo skambutis arba belaidis durų skambutis. Pigus ir pažįstamas. Jis veikia, jei kas nors visada yra girdimumo atstumu, tačiau jis nepasako, kas atėjo ar ko nori, ir nepasiekia tų, kurie dirba iš namų ar sėdi tolimiausiame posėdžių kambaryje.
3. Bendras telefono numeris ant užrašo. Lankytojai skambina numeriu, kuris skamba biure. Tai veikia, bet numeris kabo viešai, o kažkas turi laikyti telefoną šalia ir atsiliepti.
4. Lankytojų registravimo tvarka. Popierinis žurnalas arba planšetė, kur lankytojai įrašo savo vardą, įmonę ir pas ką atvyko. Tai naudinga saugumui ir žinoti, kas yra pastate, bet vien tai niekam nepraneša, kad atvyko lankytojas.
5. Domofonas prie gatvės durų. Įprastas biuruose viršutiniuose aukštuose ar bendruose pastatuose. Jei pastate jau yra veikiantis domofonas, naudokite jį. Jei jis sugedęs ar reikia naujų laidų, taisymas gali būti lėtas ir brangus.
6. Virtuali registratūra su QR kodu. Lankytojas telefono kamera nuskaito atspausdintą kodą, ir atsidaro puslapis, kuriame jis gali skambinti vaizdo skambučiu arba susirašinėti su komanda. Su Qoorbell lankytojas nieko neįdiegia, nekuria paskyros ir niekada nemato niekieno telefono numerio.

Kaip virtuali registratūra pasiekia tą, kuris turi laiko

Skambučio ar bendro telefono silpnoji vieta – jis skamba vienoje vietoje. Virtuali registratūra skamba jūsų pasirinktų žmonių telefonuose, kad ir kur jie būtų – biure ar už jo ribų.

Qoorbell kiekvienas durų skambutis turi sąrašą „Kas atsiliepia“. Įtraukite kolegas, kurie gali priimti lankytojus: lankytojas skambina, šie žmonės gauna skambutį į savo telefonus, o tas, kuris turi laiko, atsiliepia vaizdo skambučiu arba pokalbyje. Visi planai, įskaitant nemokamą, leidžia turėti neribotą skaičių durų skambučių, grupių ir žmonių kiekviename durų skambutyje.

Jei biure yra kelios komandos ar kelios durys, durų skambučius galite suskirstyti pagal aukštus, zonas ar komandas. Vienas QR kodas prie įėjimo gali leisti lankytojui pasirinkti, kam skambinti, pavyzdžiui, studijai viršutiniame aukšte ar buhalterijai, kad niekam nereikėtų spėlioti.

O kai niekas neatsiliepia, lankytojas gali palikti žinutę pokalbyje. Ją perskaitote, kai galite, kaip SMS, ir atsakote iš savo telefono. Darbo valandoms mokamuose planuose galite pasirinkti, kada galima skambinti, kad durų skambutis naktį ir savaitgaliais tylėtų.

Įrenkite biuro registratūrą per vieną popietę

Kad ir kokias priemones pasirinktumėte, tvarka svarbiau už prietaisą. Štai paprastas planas komandai nuo dviejų iki dvidešimties žmonių.

1. Nuspręskite, kas atsiliepia. Pasirinkite du ar tris žmones per dieną arba sudarykite savaitės grafiką, kad niekas neliktų atsakingas už duris vienas.
2. Užrašykite taisyklę. Pavyzdžiui: lankytojai pasitinkami per dvi minutes, už siuntas pasirašo tas, kuris atsiliepia, ir niekas nevedžioja lankytojo pro posėdžių kambarius be lydinčiojo.
3. Paruoškite įėjimą. Užrašas akių lygyje, kėdė, geras apšvietimas ir skambutis ar kodas lengvai randamoje vietoje. Jei naudojate QR kodą, atspausdinkite jį pakankamai didelį, kad jį būtų galima nuskaityti iš žingsnio atstumo, ir pakabinkite šalia durų, o ne už šviesą atspindinčio stiklo.
4. Nustatykite durų skambutį. Sukurkite jį, pavadinkite savo biuro vardu ir įtraukite atsiliepiančius. Atlikite bandomąjį skambutį iš telefono, kurio nėra sąraše.
5. Praneškite lankytojams prieš jiems atvykstant. Į susitikimų kvietimus ir pristatymo nurodymus įrašykite vieną eilutę: „Atvykę nuskaitykite kodą prie įėjimo, ir mes jus pasitiksime“.
6. Po savaitės įvertinkite. Paklauskite komandos, kas nepavyko: praleisti skambučiai, per ilgai laukę lankytojai, durų neradę kurjeriai. Pakoreguokite grafiką ir užrašą.

Saugumas ir privatumas prie neprižiūrimo įėjimo

Tuščias stalas yra ir saugumo klausimas. Biuras be administratoriaus neturi reikšti durų, atvirų visiems.

• Laikykite vidines duris uždarytas. Lankytojai laukia prie įėjimo, kol kas nors juos pasitinka. Skambutis ar kodas yra būdas paprašyti įleisti, o ne būdas įeiti.
• Pažiūrėkite prieš atidarydami. Vaizdo skambutis leidžia pamatyti, kas stovi prie durų ir ko jam reikia, dar prieš kam nors pakylant nuo savo stalo.
• Saugokite asmeninius numerius. Nekabinkite ant durų kolegos mobiliojo telefono numerio. Su Qoorbell lankytojai mato tik durų skambučio pavadinimą, niekada – atsiliepiančiųjų telefono numerių.
• Registruokite, kas įeina. Paprastas lankytojų sąrašas, laikomas taip, kad lankytojai negalėtų perskaityti kitų vardų, padeda ekstremalioje situacijoje ir laikantis pastato taisyklių.

Daugelis tų pačių įpročių, kurie saugo namus, saugo ir mažą biurą. Daugiau rasite mūsų pigiuose saugumo patarimuose.

Ką verta turėti omenyje

Sprendimas be administratoriaus tinka ne kiekvienam biurui. Būkite sąžiningi dėl jo trūkumų.

• Didelis lankytojų srautas. Jei per valandą atvyksta dešimtys lankytojų, žmogus registratūroje paprastai būna greitesnis ir malonesnis. Priemonės padeda mažai komandai; jos nepakeičia judrios registratūros.
• Lankytojai be išmaniojo telefono. Kai kurie negali arba nenori nuskaityti kodo. Atsargai ant užrašo palikite paprastą skambutį ar telefono numerį.
• Reikia ryšio. Vaizdo skambučiui reikia, kad ir lankytojo, ir atsiliepiančiojo telefonas būtų prisijungęs prie interneto. Rūsyje ar storasieniame pastate pirmiausia patikrinkite ryšį prie durų.
• Kažkas vis tiek turi atsiliepti. Jokia priemonė nepadės, jei grafiko nesilaikoma. Tikrasis administratorius yra tvarka.
• Pastato taisyklės. Bendruose pastatuose prieš ką nors klijuodami ant bendrų durų pasiteiraukite administratoriaus ar pastato valdytojo.

Jei jūsų problema veikiau klientai, ateinantys, kai parduotuvė uždaryta, o ne lankytojai dieną, perskaitykite mūsų gidą, kaip aptarnauti klientus, kai parduotuvė uždaryta. O jei visam pastatui reikia naujos įėjimo sistemos, sužinokite, kaip modernizuoti daugiabučio domofoną.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar lankytojams reikia įdiegti programėlę?

Ne. Jie nukreipia telefono kamerą į kodą, ir atsidaro tinklalapis. Qoorbell programėlę ar svetainę naudoja tik atsiliepiantieji.

Ar į tą patį durų skambutį gali atsiliepti keli žmonės?

Taip. Įtraukite juos į durų skambučio sąrašą „Kas atsiliepia“. Visi planai, įskaitant nemokamą, leidžia turėti neribotą skaičių žmonių kiekviename durų skambutyje.

O jei niekas neturi laiko atsiliepti?

Lankytojas gali palikti žinutę pokalbyje, o jūs atsakote, kai galite. Įtemptoms dienoms ant užrašo nurodykite atsarginį vardą ar telefono numerį.

Ar galima, kad ne darbo valandomis neskambėtų?

Taip, mokamuose planuose: jūs pasirenkate valandas, kada galima skambinti, o už jų ribų lankytojai mato, kad durų skambutis lankytojų nepriima, ir gali palikti žinutę.

Ar prie įėjimo reikia montuoti įrangą?

Ne. Kodą atspausdinate bet kuriuo spausdintuvu ir priklijuojate prie durų ar ant stalo. Nieko nereikia gręžti, tiesti laidų ar prižiūrėti.

Registratūra, kuri atsiliepia net tada, kai ji tuščia

Mažam biurui nereikia žmogaus, kuris visą dieną sėdėtų registratūroje. Jam reikia aiškaus užrašo, tvarkos, kurios laikosi visa komanda, ir būdo, kad kiekvienas lankytojas pasiektų tą, kuris turi laiko. Pradėkite nuo aukščiau pateikto plano, išbandykite jį savaitę ir pakoreguokite. Kai būsite pasiruošę, sukurkite nemokamą virtualią registratūrą su Qoorbell.