Recepcija bez recepcionara: 6 rješenja koja funkcioniraju

Recepcija bez recepcionara funkcionira kad svaki posjetitelj sam može učiniti tri stvari: jasno vidjeti kamo treba ići, najaviti se i unutar minute doći do stvarne osobe iz tima. Jasan natpis, jednostavan postupak i način da pozove onoga tko je slobodan pokrivaju većinu malih ureda.

Ovaj vodič namijenjen je malim uredima, studijima, agencijama, odvjetničkim i računovodstvenim uredima, coworking prostorima i radionicama u kojima nitko ne sjedi na recepciji cijeli dan. Pronaći ćete šest rješenja, od besplatnih do cjelovitijih, plan korak po korak da jedno od njih uvedete još ovaj tjedan i ograničenja o kojima treba voditi računa.

Zašto je prazna recepcija problem

Malom timu rijetko treba recepcionar s punim radnim vremenom, ali posjetitelji svejedno dolaze: klijenti na sastanak, dostavljači s paketom, kandidati na razgovor za posao, dobavljač s računom. Kad na recepciji nema nikoga, kucaju, čekaju, lutaju hodnikom ili odu.

Svaki takav trenutak nešto košta. Klijent šutke čeka i sastanak počinje nervozan. Dostavljač ode s paketom. Netko uđe u prostoriju u kojoj traje povjerljiv razgovor. A osoba koja sjedi najbliže vratima postaje neslužbeni recepcionar kojeg netko prekida deset puta na dan.

Cilj nije zamijeniti čovjeka napravom. Cilj je da svaki posjetitelj zna što treba učiniti i dođe do prave osobe, dok ostatak tima mirno radi.

Recepcija bez recepcionara: 6 provjerenih načina

Ova se rješenja mogu kombinirati. Većina malih ureda na kraju koristi dva ili tri.

1. Jasan natpis dobrodošlice. Postavite ga u visini očiju na vrata ili na prazan pult: tko ste, što posjetitelj treba učiniti i što slijedi. „Dobro došli. Molimo pozvonite, netko će doći po vas za minutu“ bolje je od zvona bez ikakvog objašnjenja.
2. Stolno zvonce ili bežično zvono. Jeftino i svima poznato. Radi ako je netko uvijek u blizini da čuje, ali ne govori tko je došao i što želi, i ne dopire do nikoga tko radi od kuće ili sjedi u sali za sastanke na kraju hodnika.
3. Zajednički broj telefona na natpisu. Posjetitelji zovu broj koji zvoni u uredu. To radi, ali broj je javno izložen, a netko mora držati telefon pri ruci i javljati se.
4. Postupak upisa posjetitelja. Papirnata knjiga ili tablet u koji posjetitelj upiše ime, tvrtku i koga posjećuje. Korisno je zbog sigurnosti i pregleda tko je u zgradi, ali samo po sebi nikoga ne obavještava da je posjetitelj stigao.
5. Portafon na ulaznim vratima. Čest u uredima na katu ili u zajedničkim zgradama. Ako ga zgrada ima i radi, koristite ga. Ako je pokvaren ili treba novo ožičenje, popravak može biti spor i skup.
6. Virtualna recepcija s QR kodom. Posjetitelj kamerom telefona skenira ispisani kod i otvori se stranica s koje može nazvati tim videopozivom ili mu pisati u chatu. S Qoorbellom posjetitelj ništa ne instalira, ne otvara račun i nikad ne vidi ničiji broj telefona.

Kako virtualna recepcija dolazi do onoga tko je slobodan

Slaba točka zvona ili zajedničkog telefona je to što zvone na jednom mjestu. Virtualna recepcija zvoni na telefonima ljudi koje odaberete, gdje god bili, u uredu ili izvan njega.

U Qoorbellu svako zvono ima popis pod nazivom „Tko se javlja“. Dodajte kolege koji mogu primati posjetitelje: posjetitelj pozvoni, tim ljudima zazvoni telefon, a tko je slobodan, javi se videopozivom ili u chatu. Svaki paket, uključujući besplatni, omogućuje neograničen broj zvona, grupa i ljudi na svakom zvonu.

Ako vaš ured ima više timova ili više ulaza, zvona možete organizirati po katovima, zonama ili timovima. Jedan QR kod na ulazu može posjetitelju omogućiti da odabere koga zove, na primjer studio na katu ili računovodstvo, pa nitko ne mora pogađati.

A kad se nitko ne javi, posjetitelj može ostaviti poruku u chatu. Pročitate je kad stignete, kao SMS, i odgovorite s telefona. Što se tiče radnog vremena, plaćeni paketi omogućuju da odaberete sate u kojima smije zvoniti, pa zvono noću i vikendom šuti.

Uredite recepciju u uredu za jedno poslijepodne

Koje god alate odabrali, postupak je važniji od naprave. Ovo je jednostavan plan za tim od dvoje do dvadeset ljudi.

1. Odlučite tko se javlja. Odaberite dvije ili tri osobe po danu ili tjedni raspored dežurstava, da nitko ne brine o vratima sam.
2. Zapišite pravilo. Na primjer: posjetitelje dočekujemo unutar dvije minute, pošiljke dostavljača preuzima onaj tko se javi, i nitko ne vodi posjetitelja pokraj sala za sastanke bez domaćina.
3. Pripremite ulaz. Natpis u visini očiju, stolica, dobro svjetlo i zvono ili kod na mjestu gdje se lako nađu. Ako koristite QR kod, ispišite ga dovoljno velikog da se može skenirati s korak udaljenosti i zalijepite ga pokraj vrata, a ne iza stakla koje odbija svjetlo.
4. Postavite zvono. Napravite ga, nazovite ga imenom ureda i dodajte ljude koji se javljaju. Obavite probni poziv s telefona koji nije na popisu.
5. Recite posjetiteljima prije nego što dođu. Dodajte jednu rečenicu u pozivnice za sastanke i upute za dostavu: „Kad stignete, skenirajte kod na ulazu i doći ćemo po vas“.
6. Nakon tjedan dana provjerite. Pitajte tim što nije išlo: propuštena zvonjenja, predugo čekanje, dostavljači koji nisu našli vrata. Prilagodite raspored i natpis.

Sigurnost i privatnost na ulazu bez osoblja

Prazan pult je i sigurnosno pitanje. Ured bez recepcionara ne smije značiti vrata otvorena svakome.

• Unutarnja vrata držite zatvorena. Posjetitelji čekaju na ulazu dok netko ne dođe po njih. Zvono ili kod služi da zamole za ulaz, a ne da jednostavno uđu.
• Pogledajte prije nego što otvorite. Videopoziv pokazuje tko stoji na vratima i što treba, prije nego što itko ustane od stola.
• Čuvajte privatne brojeve. Ne stavljajte na vrata mobitel kolege. S Qoorbellom posjetitelji vide samo naziv zvona, nikad brojeve telefona ljudi koji se javljaju.
• Bilježite tko ulazi. Jednostavan popis posjeta, držan tako da posjetitelji ne vide druga imena, pomaže u hitnim slučajevima i kod pravila zgrade.

Mnoge navike koje štite dom štite i mali ured. Više ih pronađite u našim jeftinim savjetima za sigurnost.

Na što treba paziti

Rješenje bez recepcionara nije za svaki ured. Budimo iskreni o tome gdje ima nedostataka.

• Velik broj posjetitelja. Ako svaki sat dolaze deseci posjetitelja, osoba za pultom obično je brža i ljubaznija. Alati pomažu malom timu, ne zamjenjuju užurbanu recepciju.
• Posjetitelji bez pametnog telefona. Neki ne mogu ili ne žele skenirati kod. Na natpisu ostavite obično zvono ili broj telefona kao rezervu.
• Potrebna je veza. Videopoziv zahtijeva da su i telefon posjetitelja i telefon osobe koja se javlja na internetu. U podrumu ili zgradi debelih zidova najprije provjerite signal na vratima.
• Netko se ipak mora javiti. Nijedan alat ne pomaže ako se raspored ignorira. Pravi recepcionar je postupak.
• Pravila zgrade. U zajedničkim zgradama pitajte upravitelja prije nego što išta zalijepite na zajednička vrata.

Ako vam problem nisu posjetitelji tijekom dana nego kupci koji dolaze kad je dućan zatvoren, pročitajte naš vodič o tome kako uslužiti kupce kad je dućan zatvoren. A ako cijeloj zgradi treba novi sustav ulaza, pogledajte kako modernizirati portafon u zgradi.

Česta pitanja

Moraju li posjetitelji instalirati aplikaciju?

Ne. Usmjere kameru telefona prema kodu i otvori se web-stranica. Aplikaciju ili web-stranicu Qoorbell koriste samo ljudi koji se javljaju.

Može li se na isto zvono javljati više ljudi?

Može. Dodajte ih na popis „Tko se javlja“ tog zvona. Svaki paket, uključujući besplatni, omogućuje neograničen broj ljudi na svakom zvonu.

Što ako nitko nije slobodan da se javi?

Posjetitelj može ostaviti poruku u chatu, a vi odgovorite kad stignete. Za užurban dan stavite na natpis rezervno ime ili broj telefona.

Može li zvono ne zvoniti izvan radnog vremena?

Može, u plaćenim paketima: odaberete sate u kojima smije zvoniti, a izvan njih posjetitelji vide da zvono trenutno ne prima posjetitelje i mogu ostaviti poruku.

Trebamo li na ulazu ugraditi neki uređaj?

Ne. Kod ispišete na bilo kojem pisaču i zalijepite ga na vrata ili na pult. Ništa za bušenje, ožičenje ni održavanje.

Recepcija koja se javlja, čak i kad je prazna

Malom uredu ne treba netko tko cijeli dan sjedi na recepciji. Treba mu jasan natpis, postupak kojeg se drži cijeli tim i način da svaki posjetitelj dođe do onoga tko je slobodan. Počnite s gornjim planom, isprobajte ga tjedan dana i prilagodite. Kad budete spremni, napravite besplatnu virtualnu recepciju s Qoorbellom.