קבלה במשרד בלי מזכירה: 6 פתרונות שעובדים

קבלה במשרד בלי מזכירה עובדת כשכל מבקר יכול לעשות שלושה דברים לבד: לראות בבירור לאן ללכת, להודיע שהגיע, ולהגיע תוך דקה לאדם אמיתי מהצוות. שלט ברור, נוהל פשוט ודרך להתקשר למי שפנוי באותו רגע מספיקים לרוב המשרדים הקטנים.

המדריך הזה מיועד למשרדים קטנים, סטודיואים, סוכנויות, משרדי עורכי דין ורואי חשבון, חללי עבודה משותפים וסדנאות, שבהם אף אחד לא יושב בעמדת הקבלה כל היום. תמצאו כאן שישה פתרונות, מחינמיים ועד מלאים יותר, תוכנית צעד אחר צעד להקים אחד מהם כבר השבוע, ואת המגבלות שכדאי לזכור.

למה עמדת קבלה ריקה היא בעיה

צוות קטן כמעט אף פעם לא צריך מזכירה במשרה מלאה, אבל המבקרים עדיין מגיעים: לקוחות לפגישה, שליחים עם חבילה, מועמדים לראיון עבודה, ספק עם חשבונית. כשהעמדה ריקה, הם דופקים, מחכים, משוטטים במסדרון או הולכים.

לכל רגע כזה יש מחיר. לקוח מחכה בשקט ומתחיל את הפגישה עצבני. שליח חוזר עם החבילה. מישהו נכנס לחדר שבו מתנהלת שיחה חסויה. ומי שיושב הכי קרוב לדלת הופך למזכיר הלא רשמי, שמפריעים לו עשר פעמים ביום.

המטרה היא לא להחליף אדם במכשיר. המטרה היא לוודא שכל מבקר יודע מה לעשות ומגיע לאדם הנכון, בזמן ששאר הצוות ממשיך לעבוד.

6 דרכים לנהל קבלה במשרד בלי מזכירה

אפשר לשלב בין האפשרויות. רוב המשרדים הקטנים מגיעים בסוף לשתיים או שלוש מהן.

1. שלט קבלת פנים ברור. תלו אותו בגובה העיניים על הדלת או על העמדה הריקה: מי אתם, מה לעשות ומה יקרה אחר כך. "ברוכים הבאים. נא לצלצל, ומישהו יבוא לקבל את פניכם תוך דקה" עדיף בהרבה על פעמון בלי הסבר.
2. פעמון שולחני או פעמון אלחוטי. זול ומוכר. עובד אם מישהו תמיד נמצא בטווח שמיעה, אבל לא אומר מי הגיע או מה הוא רוצה, ולא מגיע למי שעובד מהבית או יושב בחדר הישיבות האחורי.
3. מספר טלפון משותף על השלט. המבקרים מתקשרים למספר שמצלצל במשרד. זה עובד, אבל המספר חשוף לכולם, ומישהו צריך להחזיק את הטלפון קרוב ולענות.
4. נוהל רישום מבקרים. יומן נייר או טאבלט שבו המבקרים כותבים שם, חברה ואת מי הם באו לפגוש. שימושי לבטיחות ולידיעה מי נמצא בבניין, אבל לבדו הוא לא מודיע לאף אחד שהגיע מבקר.
5. אינטרקום בדלת הבניין. נפוץ במשרדים בקומות עליונות או בבניינים משותפים. אם בבניין כבר יש אינטרקום תקין, השתמשו בו. אם הוא מקולקל או דורש חיווט, התיקון עלול להיות איטי ויקר.
6. קבלה וירטואלית עם קוד QR. המבקר סורק קוד מודפס במצלמת הטלפון ונפתח עמוד שבו אפשר לשוחח עם הצוות בשיחת וידאו או בצ'אט. עם Qoorbell המבקר לא מתקין כלום, לא פותח חשבון ואף פעם לא רואה מספר טלפון של אף אחד.

איך קבלה וירטואלית מגיעה למי שפנוי

נקודת התורפה של פעמון או של טלפון משותף היא שהם מצלצלים במקום אחד. קבלה וירטואלית מצלצלת בטלפונים של האנשים שתבחרו, בכל מקום שבו הם נמצאים, במשרד או מחוצה לו.

ב-Qoorbell לכל פעמון יש רשימה שנקראת "מי עונה". הוסיפו את הקולגות שיכולים לקבל מבקרים: המבקר מצלצל, הטלפונים של האנשים האלה מצלצלים, ומי שפנוי עונה בווידאו או בצ'אט. כל תוכנית, כולל החינמית, מאפשרת פעמונים, קבוצות ואנשים בכל פעמון ללא הגבלה.

אם במשרד יש כמה צוותים או כמה דלתות, אפשר לארגן את הפעמונים לפי קומות, אזורים או צוותים. קוד QR אחד בכניסה יכול לאפשר למבקר לבחור למי להתקשר, למשל לסטודיו בקומה למעלה או למחלקת הנהלת החשבונות, כך שאף אחד לא צריך לנחש.

וכשאף אחד לא עונה, המבקר יכול להשאיר הודעה בצ'אט. אתם קוראים אותה כשמתפנים, כמו הודעת טקסט, ועונים מהטלפון. לשעות הפעילות, התוכניות בתשלום מאפשרות לבחור באילו שעות הפעמון יכול לצלצל, כך שהוא שקט בלילה ובסופי שבוע.

הקימו את הקבלה במשרד בצהריים אחד

לא משנה באילו כלים תבחרו, הנוהל חשוב יותר מהמכשיר. הנה תוכנית פשוטה לצוות של שניים עד עשרים אנשים.

1. החליטו מי עונה. בחרו שניים או שלושה אנשים לכל יום, או סבב תורנות שבועי, כדי שאף אחד לא יישא לבד בעול הדלת.
2. כתבו את הכלל. למשל: מקבלים מבקרים תוך שתי דקות, מי שעונה חותם על המשלוחים, ואף אחד לא מוביל מבקר ליד חדרי הישיבות בלי מלווה.
3. הכינו את הכניסה. שלט בגובה העיניים, כיסא, תאורה טובה, והפעמון או הקוד במקום שקל למצוא. אם אתם משתמשים ב-QR, הדפיסו אותו גדול מספיק כדי לסרוק מצעד אחד, ותלו אותו ליד הדלת, לא מאחורי זכוכית שמחזירה אור.
4. הגדירו את הפעמון. צרו אותו, תנו לו את שם המשרד והוסיפו את האנשים שעונים. בצעו שיחת ניסיון מטלפון שלא נמצא ברשימה.
5. ספרו למבקרים לפני שהם מגיעים. הוסיפו שורה אחת להזמנות לפגישות ולהוראות המשלוח: "כשתגיעו, סרקו את הקוד בכניסה ונצא לקבל את פניכם".
6. בדקו אחרי שבוע. שאלו את הצוות מה השתבש: צלצולים שהוחמצו, אנשים שחיכו יותר מדי, שליחים שלא מצאו את הדלת. התאימו את הסבב ואת השלט.

בטיחות ופרטיות בכניסה בלי השגחה

עמדה ריקה היא גם שאלה של אבטחה. משרד בלי מזכירה לא צריך להיות דלת פתוחה לכל אחד.

• השאירו את הדלת הפנימית סגורה. המבקרים מחכים בכניסה עד שמישהו מקבל אותם. הפעמון או הקוד הם הדרך לבקש להיכנס, לא דרך להיכנס.
• ראו לפני שאתם פותחים. שיחת וידאו מאפשרת לראות מי בדלת ומה הוא צריך לפני שמישהו קם מהשולחן.
• שמרו על מספרים אישיים. הימנעו מלתלות על הדלת את הנייד של עמית. עם Qoorbell המבקרים רואים רק את שם הפעמון, אף פעם לא את מספרי הטלפון של מי שעונה.
• תעדו מי נכנס. דף רישום פשוט, שנשמר במקום שבו מבקרים לא יכולים לקרוא שמות של אחרים, עוזר במקרה חירום ובעמידה בכללי הבניין.

רבים מההרגלים שמגנים על בית מגנים גם על משרד קטן. תמצאו עוד בטיפים הזולים שלנו לאבטחה.

מה כדאי לזכור

פתרון בלי מזכירה לא מתאים לכל משרד. היו כנים לגבי המקומות שבהם הוא לא מספיק.

• תנועת מבקרים גבוהה. אם עשרות מבקרים מגיעים כל שעה, אדם בעמדה בדרך כלל מהיר ונעים יותר. הכלים עוזרים לצוות קטן; הם לא מחליפים קבלה עמוסה.
• מבקרים בלי סמארטפון. יש אנשים שלא יכולים או לא רוצים לסרוק קוד. השאירו על השלט פעמון רגיל או מספר טלפון כגיבוי.
• נדרש חיבור לאינטרנט. שיחת וידאו דורשת שגם הטלפון של המבקר וגם הטלפון של מי שעונה יהיו מחוברים. במרתף או בבניין עם קירות עבים, בדקו קודם את הקליטה ליד הדלת.
• מישהו עדיין צריך לענות. שום כלי לא יעזור אם מתעלמים מהסבב. הנוהל הוא המזכירה האמיתית.
• כללי הבניין. בבניינים משותפים, שאלו את חברת הניהול לפני שמדביקים משהו על דלתות משותפות.

אם הבעיה שלכם היא לקוחות שמגיעים כשהחנות סגורה ולא מבקרים במהלך היום, קראו את המדריך שלנו על שירות לקוחות כשהעסק סגור. ואם כל הבניין צריך מערכת כניסה חדשה, ראו איך לחדש את האינטרקום של הבניין.

שאלות נפוצות

האם המבקרים צריכים להתקין אפליקציה?

לא. הם מכוונים את מצלמת הטלפון לקוד ונפתח עמוד אינטרנט. רק מי שעונה משתמש באפליקציה או באתר של Qoorbell.

האם כמה אנשים יכולים לענות לאותו פעמון?

כן. הוסיפו אותם לרשימת "מי עונה" של הפעמון. כל תוכנית, כולל החינמית, מאפשרת אנשים ללא הגבלה בכל פעמון.

מה אם אף אחד לא פנוי לענות?

המבקר יכול להשאיר הודעה בצ'אט, ואתם עונים כשאתם מתפנים. ליום עמוס, כתבו על השלט שם של גיבוי או מספר טלפון.

אפשר שהפעמון לא יצלצל מחוץ לשעות העבודה?

כן, בתוכניות בתשלום: אתם בוחרים באילו שעות הוא יכול לצלצל, ומחוץ להן המבקרים רואים שהפעמון לא מקבל מבקרים כרגע ויכולים להשאיר הודעה.

צריך להתקין חומרה בכניסה?

לא. מדפיסים את הקוד בכל מדפסת ומדביקים אותו על הדלת או על העמדה. אין מה לקדוח, לחווט או לתחזק.

עמדת קבלה שעונה, גם כשהיא ריקה

משרד קטן לא צריך מישהו שיושב בעמדת הקבלה כל היום. הוא צריך שלט ברור, נוהל שכל הצוות מקפיד עליו ודרך שבה כל מבקר מגיע למי שפנוי. התחילו עם התוכנית שלמעלה, נסו אותה שבוע והתאימו. כשתהיו מוכנים, צרו קבלה וירטואלית בחינם עם Qoorbell.