રિસેપ્શનિસ્ટ વગર ઓફિસ રિસેપ્શન: કામ કરતી 6 રીતો

રિસેપ્શનિસ્ટ વગર ઓફિસ રિસેપ્શન ત્યારે જ કામ કરે છે જ્યારે દરેક મુલાકાતી ત્રણ કામ જાતે કરી શકે: ક્યાં જવું તે સ્પષ્ટ જોઈ શકે, પોતાના આગમનની જાણ કરી શકે અને એક મિનિટમાં ટીમની કોઈ વાસ્તવિક વ્યક્તિ સુધી પહોંચી શકે. એક સ્પષ્ટ બોર્ડ, એક સરળ નિયમ અને જે ફ્રી હોય તેને બોલાવવાની રીત, આટલું મોટા ભાગની નાની ઓફિસો માટે પૂરતું છે.

આ માર્ગદર્શિકા નાની ઓફિસો, સ્ટુડિયો, એજન્સીઓ, વકીલ અને CAની ઓફિસો, કોવર્કિંગ સ્પેસ અને વર્કશોપ માટે છે, જ્યાં આખો દિવસ ફ્રન્ટ ડેસ્ક પર કોઈ બેસતું નથી. અહીં તમને મફતથી લઈને વધુ સંપૂર્ણ સુધીની છ રીતો, આ અઠવાડિયે જ તેને ગોઠવવાની પગલાવાર યોજના અને ધ્યાનમાં રાખવાની મર્યાદાઓ મળશે.

ખાલી ફ્રન્ટ ડેસ્ક કેમ સમસ્યા છે

નાની ટીમને ભાગ્યે જ ફુલ-ટાઇમ રિસેપ્શનિસ્ટની જરૂર પડે છે, પણ મુલાકાતીઓ તો આવે જ છે: મીટિંગ માટે ગ્રાહકો, પાર્સલ લઈને કુરિયરવાળા, ઇન્ટરવ્યૂ માટે ઉમેદવારો, બિલ લઈને સપ્લાયર. ડેસ્ક ખાલી હોય ત્યારે તેઓ દરવાજો ખખડાવે છે, રાહ જુએ છે, કોરિડોરમાં આમતેમ ફરે છે અથવા પાછા જતા રહે છે.

આવી દરેક ક્ષણની કોઈ કિંમત ચૂકવવી પડે છે. ગ્રાહક ચૂપચાપ રાહ જુએ છે અને નારાજ થઈને મીટિંગ શરૂ કરે છે. કુરિયરવાળો પાર્સલ પાછું લઈ જાય છે. કોઈ એવા રૂમમાં ઘૂસી જાય છે જ્યાં ગોપનીય કૉલ ચાલી રહ્યો હોય. અને દરવાજાની સૌથી નજીક બેઠેલી વ્યક્તિ અનૌપચારિક રિસેપ્શનિસ્ટ બની જાય છે, જેને દિવસમાં દસ વાર કામ અધૂરું છોડવું પડે છે.

હેતુ કોઈ વ્યક્તિની જગ્યાએ ગેજેટ મૂકવાનો નથી. હેતુ એ છે કે દરેક મુલાકાતીને ખબર હોય કે શું કરવું અને તે યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચે, જ્યારે બાકીની ટીમ પોતાનું કામ ચાલુ રાખે.

રિસેપ્શનિસ્ટ વગર ઓફિસ રિસેપ્શન ચલાવવાની 6 રીતો

આ વિકલ્પો એકસાથે વાપરી શકાય છે. મોટા ભાગની નાની ઓફિસો આમાંથી બે કે ત્રણ અપનાવે છે.

1. સ્પષ્ટ સ્વાગત બોર્ડ. તેને દરવાજા પર કે ખાલી ડેસ્ક પર આંખના સ્તરે લગાવો: તમે કોણ છો, શું કરવું અને પછી શું થશે. “સ્વાગત છે. કૃપા કરીને બેલ વગાડો, એક મિનિટમાં કોઈ તમને મળવા આવશે” એ કોઈ સમજૂતી વગરની બેલ કરતાં ઘણું સારું છે.
2. ટેબલ બેલ કે વાયરલેસ ડોરબેલ. સસ્તી અને જાણીતી. જો કોઈ હંમેશાં સાંભળી શકે તેટલું નજીક હોય તો કામ કરે છે, પણ તે નથી કહેતી કે કોણ આવ્યું છે કે તેને શું જોઈએ છે, અને ઘરેથી કામ કરનાર કે પાછળના મીટિંગ રૂમમાં બેઠેલી વ્યક્તિ સુધી પહોંચતી નથી.
3. બોર્ડ પર એક સામાન્ય ફોન નંબર. મુલાકાતીઓ એક નંબર પર કૉલ કરે છે જે ઓફિસમાં વાગે છે. આ ચાલે છે, પણ નંબર જાહેરમાં દેખાય છે, અને કોઈએ ફોન પાસે રાખીને જવાબ આપવો પડે છે.
4. મુલાકાતી નોંધણીની રીત. કાગળનું રજિસ્ટર કે ટેબ્લેટ, જેમાં મુલાકાતીઓ પોતાનું નામ, કંપની અને કોને મળવા આવ્યા છે તે લખે. સુરક્ષા માટે અને ઇમારતમાં કોણ છે તે જાણવા ઉપયોગી છે, પણ એકલું રજિસ્ટર કોઈને જણાવતું નથી કે મુલાકાતી આવી ગયા છે.
5. મુખ્ય દરવાજા પર ઇન્ટરકોમ. ઉપરના માળની ઓફિસો કે સહિયારી ઇમારતોમાં સામાન્ય છે. જો ઇમારતમાં ચાલુ હાલતમાં ઇન્ટરકોમ હોય, તો તેનો ઉપયોગ કરો. જો તે ખરાબ હોય કે વાયરિંગ જોઈએ, તો તેને સુધારવું ધીમું અને મોંઘું પડી શકે છે.
6. QR કોડ સાથે વર્ચ્યુઅલ રિસેપ્શન. મુલાકાતી ફોનના કેમેરાથી છાપેલો કોડ સ્કેન કરે છે અને એક પેજ ખૂલે છે, જ્યાં તે ટીમ સાથે વીડિયો કૉલ કે ચેટ કરી શકે છે. Qoorbell સાથે મુલાકાતીએ કંઈ ઇન્સ્ટોલ કરવું પડતું નથી, કોઈ એકાઉન્ટ બનાવવું પડતું નથી, અને તેને ક્યારેય કોઈનો ફોન નંબર દેખાતો નથી.

વર્ચ્યુઅલ રિસેપ્શન જે ફ્રી હોય તેના સુધી કેવી રીતે પહોંચે છે

બેલ કે સામાન્ય ફોનની નબળાઈ એ છે કે તે એક જ જગ્યાએ વાગે છે. વર્ચ્યુઅલ રિસેપ્શન તમે પસંદ કરેલા લોકોના ફોન પર વાગે છે, પછી ભલે તેઓ ઓફિસમાં ક્યાંય પણ હોય કે બહાર.

Qoorbellમાં દરેક ડોરબેલની એક યાદી હોય છે જેનું નામ “કોણ જવાબ આપે છે” છે. તેમાં એવા સાથીઓને ઉમેરો જે મુલાકાતીઓને સંભાળી શકે: મુલાકાતી બેલ વગાડે, એ લોકોના ફોન પર રિંગ આવે, અને જે ફ્રી હોય તે વીડિયો કે ચેટથી જવાબ આપે. દરેક પ્લાનમાં, મફત પ્લાન સહિત, તમે અમર્યાદિત ડોરબેલ, ગ્રુપ અને દરેક ડોરબેલ પર અમર્યાદિત લોકો રાખી શકો છો.

જો તમારી ઓફિસમાં ઘણી ટીમો કે ઘણા દરવાજા હોય, તો તમે ડોરબેલને માળ, વિભાગ કે ટીમ પ્રમાણે ગોઠવી શકો છો. પ્રવેશદ્વાર પરનો એક જ QR મુલાકાતીને કોને બોલાવવા તે પસંદ કરવા દે છે, જેમ કે ઉપરના માળનો સ્ટુડિયો કે એકાઉન્ટ્સ ટીમ, જેથી કોઈએ અંદાજ લગાવવો ન પડે.

અને જ્યારે કોઈ જવાબ ન આપે, ત્યારે મુલાકાતી ચેટમાં સંદેશ છોડી શકે છે. તમે મેસેજની જેમ અનુકૂળતાએ વાંચો અને ફોન પરથી જવાબ આપો. સમયની વાત કરીએ તો, પેઇડ પ્લાનમાં તમે નક્કી કરી શકો છો કે બેલ કયા કલાકોમાં વાગી શકે, જેથી રાત્રે અને રજાના દિવસે ડોરબેલ શાંત રહે.

એક જ બપોરમાં તમારું ઓફિસ રિસેપ્શન ગોઠવો

તમે કોઈ પણ સાધન પસંદ કરો, ગેજેટ કરતાં નિયમ વધુ મહત્ત્વનો છે. બેથી વીસ લોકોની ટીમ માટે આ એક સરળ યોજના છે.

1. કોણ જવાબ આપશે તે નક્કી કરો. દરરોજ બે-ત્રણ લોકો પસંદ કરો, અથવા અઠવાડિયાનું રોટેશન રાખો, જેથી દરવાજાની જવાબદારી એક જ વ્યક્તિ પર ન આવે.
2. નિયમ લખી રાખો. ઉદાહરણ તરીકે: મુલાકાતીઓનું બે મિનિટમાં સ્વાગત થાય, જે જવાબ આપે તે કુરિયર પર સહી કરે, અને કોઈ પણ મુલાકાતી યજમાન વગર મીટિંગ રૂમ પાસેથી પસાર ન થાય.
3. પ્રવેશદ્વાર તૈયાર કરો. આંખના સ્તરે બોર્ડ, એક ખુરશી, સારો પ્રકાશ, અને બેલ કે કોડ એવી જગ્યાએ જ્યાં સહેલાઈથી દેખાય. QR વાપરો તો તેને એટલું મોટું છાપો કે એક ડગલું દૂરથી સ્કેન થઈ શકે, અને તેને દરવાજાની બાજુમાં લગાવો, પ્રકાશ પરાવર્તિત કરતા કાચની પાછળ નહીં.
4. ડોરબેલ ગોઠવો. તેને બનાવો, તમારી ઓફિસનું નામ આપો, અને જવાબ આપનારા લોકોને ઉમેરો. યાદીમાં ન હોય તેવા ફોનથી એક ટેસ્ટ કૉલ કરો.
5. મુલાકાતીઓને આવતાં પહેલાં જણાવો. મીટિંગના આમંત્રણ અને ડિલિવરીની સૂચનાઓમાં એક લાઇન ઉમેરો: “પહોંચો ત્યારે પ્રવેશદ્વાર પરનો કોડ સ્કેન કરો, અમે તમને મળવા આવીશું”.
6. એક અઠવાડિયા પછી સમીક્ષા કરો. ટીમને પૂછો કે શું ખોટું થયું: ચૂકી ગયેલી રિંગ, વધુ રાહ જોનારા લોકો, દરવાજો ન શોધી શકેલા કુરિયરવાળા. રોટેશન અને બોર્ડમાં ફેરફાર કરો.

કોઈ વગરના પ્રવેશદ્વાર પર સુરક્ષા અને ગોપનીયતા

ખાલી ડેસ્ક સુરક્ષાનો પ્રશ્ન પણ છે. રિસેપ્શનિસ્ટ વગરની ઓફિસનો અર્થ એ નથી કે દરવાજો દરેક માટે ખુલ્લો છે.

• અંદરનો દરવાજો બંધ રાખો. કોઈ મળવા ન આવે ત્યાં સુધી મુલાકાતીઓ પ્રવેશદ્વાર પર રાહ જુએ. બેલ કે કોડ અંદર આવવાની પરવાનગી માગવાની રીત છે, સીધા અંદર ઘૂસવાની નહીં.
• ખોલતાં પહેલાં જુઓ. વીડિયો કૉલથી તમે કોઈ પોતાનો ડેસ્ક છોડે તે પહેલાં જ જોઈ શકો છો કે દરવાજે કોણ છે અને તેને શું જોઈએ છે.
• અંગત નંબર ખાનગી રાખો. દરવાજા પર કોઈ સાથીનો મોબાઇલ નંબર લખવાનું ટાળો. Qoorbell સાથે મુલાકાતીઓને માત્ર ડોરબેલનું નામ દેખાય છે, જવાબ આપનારા લોકોના ફોન નંબર ક્યારેય નહીં.
• કોણ આવ્યું તેની નોંધ રાખો. એક સાદું નોંધણી પત્રક, એવી રીતે રાખેલું કે મુલાકાતીઓ બીજાનાં નામ ન વાંચી શકે, કટોકટીમાં અને ઇમારતના નિયમો માટે મદદરૂપ થાય છે.

ઘરનું રક્ષણ કરતી ઘણી આદતો નાની ઓફિસનું પણ રક્ષણ કરે છે. વધુ માહિતી અમારી ઓછા ખર્ચની સુરક્ષા ટિપ્સમાં મળશે.

શું ધ્યાનમાં રાખવું

રિસેપ્શનિસ્ટ વગરની વ્યવસ્થા દરેક ઓફિસ માટે યોગ્ય નથી. તે ક્યાં ઓછી પડે છે તે વિશે પ્રામાણિક રહો.

• વધુ અવરજવર. જો દર કલાકે ડઝનબંધ મુલાકાતીઓ આવે, તો ડેસ્ક પર બેઠેલી વ્યક્તિ સામાન્ય રીતે વધુ ઝડપી અને વધુ વિનમ્ર હોય છે. સાધનો નાની ટીમને મદદ કરે છે; વ્યસ્ત રિસેપ્શનની જગ્યા લેતાં નથી.
• સ્માર્ટફોન વગરના મુલાકાતીઓ. કેટલાક લોકો કોડ સ્કેન કરી શકતા નથી કે કરવા માગતા નથી. બેકઅપ તરીકે બોર્ડ પર સાદી બેલ કે ફોન નંબર રાખો.
• ઇન્ટરનેટ કનેક્શન જરૂરી છે. વીડિયો કૉલ માટે મુલાકાતીનો ફોન અને જવાબ આપનારનો ફોન બંને ઓનલાઇન હોવા જોઈએ. બેઝમેન્ટમાં કે જાડી દીવાલોવાળી ઇમારતમાં, પહેલાં દરવાજા પાસે સિગ્નલ તપાસો.
• જવાબ તો કોઈએ આપવો જ પડે. જો રોટેશનને અવગણવામાં આવે તો કોઈ સાધન મદદ નથી કરતું. નિયમ જ સાચો રિસેપ્શનિસ્ટ છે.
• ઇમારતના નિયમો. સહિયારી ઇમારતોમાં સામાન્ય દરવાજા પર કંઈ પણ ચોંટાડતાં પહેલાં સોસાયટી કે મેનેજમેન્ટને પૂછો.

જો તમારી સમસ્યા દિવસના મુલાકાતીઓ નહીં પણ દુકાન બંધ હોય ત્યારે આવતા ગ્રાહકો હોય, તો વ્યવસાય બંધ હોય ત્યારે ગ્રાહકોને સેવા આપવા વિશેની અમારી માર્ગદર્શિકા વાંચો. અને જો આખી ઇમારતને નવી પ્રવેશ વ્યવસ્થાની જરૂર હોય, તો જુઓ કે ઇમારતના ઇન્ટરકોમને આધુનિક કેવી રીતે બનાવવો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

શું મુલાકાતીઓએ કોઈ એપ ઇન્સ્ટોલ કરવી પડે?

ના. તેઓ ફોનનો કેમેરા કોડ તરફ રાખે છે અને એક વેબ પેજ ખૂલે છે. માત્ર જવાબ આપનારા લોકો Qoorbell એપ કે વેબસાઇટ વાપરે છે.

શું એક જ ડોરબેલનો જવાબ ઘણા લોકો આપી શકે?

હા. તેમને ડોરબેલની “કોણ જવાબ આપે છે” યાદીમાં ઉમેરો. દરેક પ્લાનમાં, મફત પ્લાન સહિત, દરેક ડોરબેલ પર અમર્યાદિત લોકો રાખી શકાય છે.

જો કોઈ જવાબ આપવા ફ્રી ન હોય તો?

મુલાકાતી ચેટમાં સંદેશ છોડી શકે છે, અને તમે અનુકૂળતાએ જવાબ આપો. વ્યસ્ત દિવસ માટે બોર્ડ પર બેકઅપ નામ કે ફોન નંબર લખો.

શું ઓફિસના સમય પછી બેલ વાગતી બંધ થઈ શકે?

હા, પેઇડ પ્લાનમાં: તમે નક્કી કરો કે બેલ કયા કલાકોમાં વાગી શકે, અને એ સિવાયના સમયે મુલાકાતીઓને દેખાય છે કે ડોરબેલ અત્યારે મુલાકાતીઓ સ્વીકારતી નથી અને તેઓ સંદેશ છોડી શકે છે.

શું પ્રવેશદ્વાર પર કોઈ હાર્ડવેર લગાવવું પડે?

ના. તમે કોઈ પણ પ્રિન્ટર પર કોડ છાપો અને દરવાજા પર કે ડેસ્ક પર ચોંટાડો. કોઈ ડ્રિલિંગ નહીં, વાયરિંગ નહીં, જાળવણી નહીં.

ખાલી હોય ત્યારે પણ જવાબ આપતું ફ્રન્ટ ડેસ્ક

નાની ઓફિસને આખો દિવસ ફ્રન્ટ ડેસ્ક પર બેઠેલી વ્યક્તિની જરૂર નથી. તેને જરૂર છે સ્પષ્ટ બોર્ડની, આખી ટીમ પાળે તેવા નિયમની અને એવી રીતની કે દરેક મુલાકાતી જે ફ્રી હોય તેના સુધી પહોંચી શકે. ઉપરની યોજનાથી શરૂઆત કરો, એક અઠવાડિયું અજમાવો અને જરૂરી ફેરફાર કરો. તૈયાર હો ત્યારે, Qoorbell સાથે તમારું મફત વર્ચ્યુઅલ રિસેપ્શન બનાવો.