Kontori vastuvõtt ilma administraatorita: 6 toimivat lahendust

Kontori vastuvõtt ilma administraatorita toimib siis, kui iga külaline saab kolme asjaga ise hakkama: näeb selgelt, kuhu minna, annab oma saabumisest teada ja jõuab minuti jooksul päris inimeseni meeskonnast. Selge silt, lihtne rutiin ja võimalus helistada sellele, kellel on aega, katavad enamiku väikekontorite vajadused.

See juhend on mõeldud väikestele kontoritele, stuudiotele, agentuuridele, advokaadi- ja raamatupidamisbüroodele, ühiskontoritele ja töökodadele, kus keegi ei istu terve päev vastuvõtulauas. Leiad siit kuus lahendust tasuta variandist kuni terviklikumani, sammhaaval plaani, kuidas üks neist sel nädalal käima panna, ning piirangud, mida meeles pidada.

Miks tühi vastuvõtulaud on probleem

Väike meeskond vajab harva täiskohaga administraatorit, kuid külalised tulevad ikkagi: kliendid koosolekule, kullerid pakiga, kandidaadid tööintervjuule, tarnija arvega. Kui laud on tühi, nad koputavad, ootavad, eksivad koridori või lahkuvad.

Iga selline hetk maksab midagi. Klient ootab vaikuses ja alustab koosolekut ärritunult. Kuller viib paki tagasi. Keegi astub ruumi, kus käib konfidentsiaalne kõne. Ja uksele kõige lähemal istuvast inimesest saab mitteametlik administraator, keda segatakse kümme korda päevas.

Eesmärk ei ole asendada inimest vidinaga. Eesmärk on tagada, et iga külaline teaks, mida teha, ja jõuaks õige inimeseni, samal ajal kui ülejäänud meeskond töötab edasi.

6 viisi korraldada kontori vastuvõtt ilma administraatorita

Neid võimalusi saab kombineerida. Enamik väikekontoreid kasutab lõpuks kahte või kolme neist.

1. Selge tervitussilt. Pane see silmade kõrgusele uksele või tühjale lauale: kes te olete, mida külaline peab tegema ja mis edasi saab. „Tere tulemast. Palun helista kella ja keegi tuleb sulle minuti jooksul vastu“ on parem kui kell ilma selgituseta.
2. Lauakell või juhtmeta uksekell. Odav ja tuttav. See toimib, kui keegi on alati kuuldeulatuses, kuid see ei ütle, kes ukse taga on või mida ta tahab, ega jõua nendeni, kes töötavad kodus või istuvad tagumises koosolekuruumis.
3. Ühine telefoninumber sildil. Külalised helistavad numbrile, mis heliseb kontoris. See toimib, kuid number on avalikult väljas ja keegi peab telefoni lähedal hoidma ja vastama.
4. Külaliste registreerimise rutiin. Paberist külalisteraamat või tahvelarvuti, kuhu külalised kirjutavad oma nime, ettevõtte ja selle, keda nad külastavad. See on kasulik turvalisuse jaoks ja selleks, et teada, kes hoones viibib, kuid üksi ei anna see kellelegi teada, et külaline on saabunud.
5. Fonolukk välisukse juures. Levinud ülemistel korrustel asuvates kontorites ja ühistes hoonetes. Kui hoones on juba töötav fonolukk, kasuta seda. Kui see on katki või vajab juhtmestust, võib parandamine olla aeglane ja kallis.
6. Virtuaalne vastuvõtt QR-koodiga. Külaline skannib prinditud koodi telefoni kaameraga ja avaneb leht, kus ta saab meeskonnaga videokõne teha või vestelda. Qoorbelliga ei paigalda külaline midagi ega loo kontot ning ta ei näe kunagi kellegi telefoninumbrit.

Kuidas virtuaalne vastuvõtt jõuab selleni, kellel on aega

Kella või ühise telefoni nõrk koht on see, et see heliseb ühes kohas. Virtuaalne vastuvõtt heliseb sinu valitud inimeste telefonides, olgu nad kontoris või sellest väljas.

Qoorbellis on igal uksekellal nimekiri nimega „Kes vastab“. Lisa sinna kolleegid, kes saavad külalisi vastu võtta: külaline helistab, need inimesed saavad kõne oma telefoni ja see, kellel on aega, vastab video või vestluse kaudu. Kõik paketid, ka tasuta pakett, võimaldavad piiramatult uksekelli, gruppe ja inimesi iga uksekella juures.

Kui kontoris on mitu meeskonda või mitu ust, saad uksekellad korraldada korruste, tsoonide või meeskondade kaupa. Üks QR-kood sissepääsu juures võib lasta külalisel valida, kellele helistada, näiteks ülemise korruse stuudiole või raamatupidamisele, nii et keegi ei pea arvama.

Ja kui keegi ei vasta, saab külaline jätta vestlusse sõnumi. Loed selle, kui jõuad, nagu SMS-i, ja vastad oma telefonist. Lahtiolekuaegade jaoks saad tasulistes pakettides valida, millal kell tohib heliseda, nii et uksekell on öösiti ja nädalavahetustel vaikne.

Pane kontori vastuvõtt püsti ühe pärastlõunaga

Milliseid tööriistu sa ka ei valiks, rutiin on tähtsam kui vidin. Siin on lihtne plaan kahe- kuni kahekümneliikmelisele meeskonnale.

1. Otsusta, kes vastab. Vali päeva kohta kaks või kolm inimest või koosta iganädalane graafik, et keegi ei peaks ust üksi hoidma.
2. Pane reegel kirja. Näiteks: külalised võetakse vastu kahe minuti jooksul, pakid võtab vastu see, kes vastab, ja keegi ei vii külalist koosolekuruumidest mööda ilma võõrustajata.
3. Valmista sissepääs ette. Silt silmade kõrgusel, tool, hea valgus ning kell või kood kohas, kust seda on lihtne leida. Kui kasutad QR-koodi, prindi see piisavalt suur, et seda saaks sammu kauguselt skannida, ja pane see ukse kõrvale, mitte valgust peegeldava klaasi taha.
4. Seadista uksekell. Loo see, pane sellele oma kontori nimi ja lisa vastajad. Tee proovikõne telefonist, mis ei ole nimekirjas.
5. Anna külalistele enne tulekut teada. Lisa koosolekukutsetele ja tarnejuhistele üks rida: „Saabudes skanni sissepääsu juures olevat koodi ja me tuleme sulle vastu“.
6. Vaata nädala pärast üle. Küsi meeskonnalt, mis läks valesti: vastamata kõned, liiga kaua oodanud külalised, kullerid, kes ust ei leidnud. Kohanda graafikut ja silti.

Turvalisus ja privaatsus järelevalveta sissepääsu juures

Tühi laud on ka turvalisuse küsimus. Kontor ilma administraatorita ei tohi tähendada kõigile avatud ust.

• Hoia siseuks suletuna. Külalised ootavad sissepääsu juures, kuni keegi neile vastu tuleb. Kell või kood on viis paluda sisse saada, mitte viis sisse kõndida.
• Vaata enne avamist. Videokõne abil näed, kes ukse taga on ja mida ta vajab, enne kui keegi oma laua tagant tõuseb.
• Hoia isiklikud numbrid privaatsena. Ära pane uksele kolleegi mobiilinumbrit. Qoorbelliga näevad külalised ainult uksekella nime, mitte kunagi vastajate telefoninumbreid.
• Pane kirja, kes sisse tuleb. Lihtne külaliste nimekiri, mida hoitakse nii, et külalised teiste nimesid ei näe, aitab hädaolukorras ja hoone reeglite täitmisel.

Paljud samad harjumused, mis kaitsevad kodu, kaitsevad ka väikest kontorit. Rohkem leiad meie odavatest turvanõuannetest.

Mida silmas pidada

Administraatorita lahendus ei sobi igale kontorile. Ole aus selles, kus see jääb puudu.

• Suur külastajate hulk. Kui tunnis saabub kümneid külalisi, on laua taga istuv inimene tavaliselt kiirem ja sõbralikum. Tööriistad aitavad väikest meeskonda; need ei asenda tihedat vastuvõttu.
• Külalised ilma nutitelefonita. Mõned ei saa või ei taha koodi skannida. Hoia sildil varuks tavaline kell või telefoninumber.
• Vaja on ühendust. Videokõne eeldab, et nii külalise telefon kui ka vastav telefon on võrgus. Keldris või paksude seintega hoones kontrolli kõigepealt levi ukse juures.
• Keegi peab ikkagi vastama. Ükski tööriist ei aita, kui graafikut eiratakse. Rutiin on tegelik administraator.
• Hoone reeglid. Ühistes hoonetes küsi enne haldajalt või ühistult luba, kui midagi ühisuste külge kinnitad.

Kui sinu mure on pigem kliendid, kes tulevad siis, kui pood on kinni, mitte päevased külalised, loe meie juhendit klientide teenindamisest, kui ettevõte on suletud. Ja kui kogu hoone vajab uut sissepääsusüsteemi, vaata, kuidas kortermaja fonolukku moderniseerida.

Korduma kippuvad küsimused

Kas külalised peavad rakenduse installima?

Ei. Nad suunavad telefoni kaamera koodile ja avaneb veebileht. Ainult vastajad kasutavad Qoorbelli rakendust või veebisaiti.

Kas mitu inimest saab vastata samale uksekellale?

Jah. Lisa nad uksekella nimekirja „Kes vastab“. Kõik paketid, ka tasuta pakett, võimaldavad iga uksekella juures piiramatult inimesi.

Mis siis, kui kellelgi pole aega vastata?

Külaline saab jätta vestlusse sõnumi ja sina vastad, kui jõuad. Kiireteks päevadeks pane sildile varunimi või telefoninumber.

Kas kell saab väljaspool tööaega helisemise lõpetada?

Jah, tasulistes pakettides: valid, millal kell tohib heliseda, ja väljaspool seda aega näevad külalised, et uksekell külalisi vastu ei võta, ning saavad jätta sõnumi.

Kas peame sissepääsu juurde riistvara paigaldama?

Ei. Prindid koodi ükskõik millise printeriga ja kinnitad selle uksele või lauale. Midagi pole vaja puurida, juhtmestada ega hooldada.

Vastuvõtt, mis vastab ka siis, kui laud on tühi

Väike kontor ei vaja kedagi, kes istuks terve päeva vastuvõtulauas. See vajab selget silti, rutiini, mida kogu meeskond järgib, ja võimalust, et iga külaline jõuaks selleni, kellel on aega. Alusta ülaltoodud plaanist, proovi seda nädal aega ja kohanda. Kui oled valmis, loo Qoorbelliga oma tasuta virtuaalne vastuvõtt.