রিসেপশনিস্ট ছাড়া অফিস রিসেপশন: কাজে দেয় এমন ৬টি উপায়

রিসেপশনিস্ট ছাড়া অফিস রিসেপশন তখনই কাজ করে যখন প্রত্যেক অতিথি তিনটি কাজ নিজেই করতে পারেন: কোথায় যেতে হবে তা পরিষ্কার দেখা, নিজের আসার খবর দেওয়া, আর এক মিনিটের মধ্যে টিমের একজন সত্যিকারের মানুষের সঙ্গে কথা বলা। একটি পরিষ্কার নোটিশ বোর্ড, একটি সহজ নিয়ম আর যিনি ফাঁকা আছেন তাঁকে ডাকার একটা উপায় থাকলেই বেশিরভাগ ছোট অফিসের কাজ চলে যায়।

এই গাইড ছোট অফিস, স্টুডিও, এজেন্সি, আইনজীবী ও হিসাবরক্ষকের চেম্বার, কো-ওয়ার্কিং স্পেস আর ওয়ার্কশপের জন্য, যেখানে সারাদিন ফ্রন্ট ডেস্কে কেউ বসে না। এখানে পাবেন ছয়টি উপায়, বিনামূল্যের থেকে আরও পূর্ণাঙ্গ ব্যবস্থা পর্যন্ত, এই সপ্তাহেই চালু করার ধাপে ধাপে পরিকল্পনা, আর যে সীমাবদ্ধতাগুলো মাথায় রাখা দরকার।

ফাঁকা ফ্রন্ট ডেস্ক কেন সমস্যা

ছোট টিমের খুব কমই পুরো সময়ের রিসেপশনিস্ট লাগে, কিন্তু অতিথিরা তো আসেনই: মিটিংয়ের জন্য ক্লায়েন্ট, পার্সেল হাতে কুরিয়ারের লোক, ইন্টারভিউয়ের জন্য প্রার্থী, বিল নিয়ে সরবরাহকারী। ডেস্ক ফাঁকা থাকলে তাঁরা দরজায় টোকা দেন, অপেক্ষা করেন, করিডোরে ঘোরাঘুরি করেন অথবা ফিরে যান।

এমন প্রতিটি মুহূর্তের একটা দাম আছে। ক্লায়েন্ট চুপচাপ অপেক্ষা করেন আর মিটিং শুরু হয় বিরক্তি নিয়ে। কুরিয়ারের লোক পার্সেল ফেরত নিয়ে যান। কেউ এমন ঘরে ঢুকে পড়েন যেখানে গোপনীয় কল চলছে। আর দরজার সবচেয়ে কাছে যিনি বসেন, তিনিই হয়ে ওঠেন অনানুষ্ঠানিক রিসেপশনিস্ট, দিনে দশবার যাঁর কাজে ব্যাঘাত ঘটে।

লক্ষ্য কোনো মানুষের জায়গায় একটা যন্ত্র বসানো নয়। লক্ষ্য হলো প্রত্যেক অতিথি যেন জানেন কী করতে হবে আর সঠিক মানুষের কাছে পৌঁছান, আর বাকি টিম নিজের কাজ চালিয়ে যেতে পারে।

রিসেপশনিস্ট ছাড়া অফিস রিসেপশন চালানোর ৬টি উপায়

এই বিকল্পগুলো একসঙ্গে ব্যবহার করা যায়। বেশিরভাগ ছোট অফিস শেষ পর্যন্ত এর মধ্যে দুই বা তিনটি বেছে নেয়।

1. পরিষ্কার স্বাগত বোর্ড। দরজায় বা ফাঁকা ডেস্কে চোখের উচ্চতায় লাগান: আপনারা কারা, অতিথি কী করবেন আর তারপর কী হবে। “স্বাগতম। অনুগ্রহ করে বেল বাজান, এক মিনিটের মধ্যে কেউ এসে আপনার সঙ্গে দেখা করবেন” লেখাটা কোনো ব্যাখ্যা ছাড়া একটা ঘণ্টির চেয়ে অনেক ভালো।
2. টেবিলের ঘণ্টি বা ওয়্যারলেস কলিং বেল। সস্তা আর পরিচিত। কেউ সবসময় শোনার দূরত্বে থাকলে কাজ করে, কিন্তু কে এসেছেন বা তাঁর কী দরকার তা বলে না, আর বাড়ি থেকে কাজ করা বা পেছনের মিটিং রুমে থাকা কারও কাছে পৌঁছায় না।
3. বোর্ডে একটি সাধারণ ফোন নম্বর। অতিথিরা একটি নম্বরে ফোন করেন যা অফিসে বাজে। এটা চলে, কিন্তু নম্বরটা সবার সামনে লেখা থাকে, আর কাউকে ফোন কাছে রেখে ধরতে হয়।
4. অতিথিদের জন্য নাম লেখার খাতা। কাগজের খাতা বা ট্যাবলেট, যেখানে অতিথিরা নিজের নাম, প্রতিষ্ঠান আর কার সঙ্গে দেখা করতে এসেছেন তা লেখেন। নিরাপত্তার জন্য আর ভবনে কে আছেন জানার জন্য এটা কাজের, কিন্তু শুধু এটা দিয়ে কেউ জানতে পারেন না যে অতিথি এসেছেন।
5. মূল দরজায় ইন্টারকম। ওপরতলার বা যৌথ ভবনের অফিসে এটা প্রচলিত। ভবনে আগে থেকেই চালু ইন্টারকম থাকলে সেটাই ব্যবহার করুন। নষ্ট হলে বা তার টানতে হলে সারানো ধীর আর ব্যয়বহুল হতে পারে।
6. QR কোড দিয়ে ভার্চুয়াল রিসেপশন। অতিথি ফোনের ক্যামেরা দিয়ে ছাপানো কোড স্ক্যান করেন আর একটি পেজ খোলে, যেখান থেকে তিনি টিমের সঙ্গে ভিডিও কল বা চ্যাট করতে পারেন। Qoorbell-এ অতিথিকে কিছু ইনস্টল করতে হয় না, অ্যাকাউন্ট খুলতে হয় না, আর তিনি কখনো কারও ফোন নম্বর দেখেন না।

ভার্চুয়াল রিসেপশন কীভাবে ফাঁকা মানুষটির কাছে পৌঁছায়

ঘণ্টি বা সাধারণ ফোনের দুর্বলতা হলো এটা এক জায়গাতেই বাজে। ভার্চুয়াল রিসেপশন বাজে আপনার বেছে নেওয়া মানুষদের ফোনে, তাঁরা অফিসের ভেতরে যেখানেই থাকুন বা বাইরে।

Qoorbell-এ প্রতিটি ডোরবেলের একটি তালিকা থাকে, যার নাম “কে উত্তর দেন”। সেখানে সেই সহকর্মীদের যোগ করুন যাঁরা অতিথিদের সামলাতে পারেন: অতিথি বেল বাজান, তাঁদের সবার ফোনে রিং যায়, আর যিনি ফাঁকা আছেন তিনি ভিডিও বা চ্যাটে উত্তর দেন। প্রতিটি প্ল্যানে, বিনামূল্যেরটিতেও, আপনি সীমাহীন ডোরবেল, গ্রুপ আর প্রতিটি ডোরবেলে সীমাহীন মানুষ রাখতে পারেন।

আপনার অফিসে একাধিক টিম বা একাধিক দরজা থাকলে ডোরবেলগুলো তলা, অংশ বা টিম অনুযায়ী সাজাতে পারেন। প্রবেশপথের একটিমাত্র QR অতিথিকে বেছে নিতে দিতে পারে কাকে ডাকবেন, যেমন ওপরতলার স্টুডিও বা হিসাব বিভাগ, যাতে কাউকে আন্দাজ করতে না হয়।

আর কেউ উত্তর না দিলে অতিথি চ্যাটে বার্তা রেখে যেতে পারেন। আপনি সেটা মেসেজের মতো সময় করে পড়েন আর ফোন থেকেই উত্তর দেন। কাজের সময়ের জন্য, পেইড প্ল্যানে আপনি বেছে নিতে পারেন কোন সময়ে বেল বাজতে পারবে, যাতে রাতে আর ছুটির দিনে ডোরবেল চুপ থাকে।

এক বিকেলেই আপনার অফিস রিসেপশন সাজিয়ে নিন

যে সরঞ্জামই বেছে নিন, যন্ত্রের চেয়ে নিয়মটাই বেশি গুরুত্বপূর্ণ। দুই থেকে বিশ জনের টিমের জন্য এটি একটি সহজ পরিকল্পনা।

1. কে উত্তর দেবেন ঠিক করুন। প্রতিদিনের জন্য দুই বা তিনজন বেছে নিন, অথবা সাপ্তাহিক পালা করুন, যাতে দরজার দায়িত্ব একা কারও ঘাড়ে না পড়ে।
2. নিয়মটা লিখে ফেলুন। যেমন: অতিথিকে দুই মিনিটের মধ্যে স্বাগত জানানো হবে, কুরিয়ারের রসিদে সই করবেন যিনি উত্তর দেন, আর কোনো অতিথিকে কেউ সঙ্গে না থাকলে মিটিং রুমের পাশ দিয়ে নেওয়া হবে না।
3. প্রবেশপথ প্রস্তুত করুন। চোখের উচ্চতায় বোর্ড, একটা চেয়ার, ভালো আলো, আর বেল বা কোড এমন জায়গায় যেখানে সহজে চোখে পড়ে। QR ব্যবহার করলে এমন বড় করে ছাপান যাতে এক পা দূর থেকে স্ক্যান করা যায়, আর দরজার পাশে লাগান, আলো প্রতিফলিত করা কাচের পেছনে নয়।
4. ডোরবেল সেট করুন। সেটা তৈরি করুন, আপনার অফিসের নামে নাম দিন, আর যাঁরা উত্তর দেবেন তাঁদের যোগ করুন। তালিকায় নেই এমন একটি ফোন থেকে পরীক্ষামূলক কল করুন।
5. অতিথিদের আসার আগেই জানিয়ে দিন। মিটিংয়ের আমন্ত্রণ আর ডেলিভারির নির্দেশনায় একটা লাইন যোগ করুন: “পৌঁছে প্রবেশপথের কোডটি স্ক্যান করুন, আমরা এসে আপনার সঙ্গে দেখা করব।”
6. এক সপ্তাহ পর পর্যালোচনা করুন। টিমকে জিজ্ঞেস করুন কোথায় গোলমাল হয়েছে: ধরা না পড়া রিং, অনেকক্ষণ অপেক্ষা করা মানুষ, দরজা খুঁজে না পাওয়া কুরিয়ার। তারপর পালা আর বোর্ড বদলে নিন।

পাহারাহীন প্রবেশপথে নিরাপত্তা ও গোপনীয়তা

ফাঁকা ডেস্ক নিরাপত্তারও প্রশ্ন। রিসেপশনিস্ট ছাড়া অফিস মানে সবার জন্য খোলা দরজা হওয়া উচিত নয়।

• ভেতরের দরজা বন্ধ রাখুন। কেউ দেখা করতে না আসা পর্যন্ত অতিথিরা প্রবেশপথে অপেক্ষা করবেন। বেল বা কোড হলো ভেতরে আসার অনুমতি চাওয়ার উপায়, সোজা ঢুকে পড়ার নয়।
• খোলার আগে দেখুন। ভিডিও কলে কেউ ডেস্ক ছাড়ার আগেই দেখা যায় দরজায় কে আছেন আর তাঁর কী দরকার।
• ব্যক্তিগত নম্বর গোপন রাখুন। দরজায় কোনো সহকর্মীর মোবাইল নম্বর লাগাবেন না। Qoorbell-এ অতিথিরা শুধু ডোরবেলের নাম দেখেন, যাঁরা উত্তর দেন তাঁদের ফোন নম্বর কখনো নয়।
• কারা আসছেন তার হিসাব রাখুন। একটি সাধারণ নাম লেখার খাতা, এমন জায়গায় রাখা যেখানে অতিথিরা অন্যদের নাম পড়তে পারেন না, জরুরি অবস্থায় আর ভবনের নিয়মের জন্য কাজে লাগে।

বাড়িকে সুরক্ষিত রাখার অনেক অভ্যাস ছোট অফিসকেও সুরক্ষিত রাখে। আরও জানতে পড়ুন আমাদের কম খরচের নিরাপত্তা টিপস।

যা মাথায় রাখবেন

রিসেপশনিস্ট ছাড়া ব্যবস্থা সব অফিসের জন্য ঠিক নয়। কোথায় এটা পিছিয়ে পড়ে, সৎভাবে দেখে নিন।

• খুব বেশি ভিড়। প্রতি ঘণ্টায় ডজন ডজন অতিথি এলে ডেস্কে বসা একজন মানুষ সাধারণত দ্রুত আর বেশি আন্তরিক হন। এই সরঞ্জাম ছোট টিমকে সাহায্য করে; ব্যস্ত রিসেপশনের জায়গা নেয় না।
• স্মার্টফোন নেই এমন অতিথি। কেউ কেউ কোড স্ক্যান করতে পারেন না বা চান না। বিকল্প হিসেবে বোর্ডে একটা সাধারণ ঘণ্টি বা ফোন নম্বর রাখুন।
• ইন্টারনেট সংযোগ লাগবে। ভিডিও কলের জন্য অতিথির ফোন আর উত্তর দেওয়ার ফোন, দুটোই অনলাইনে থাকতে হবে। বেসমেন্টে বা মোটা দেয়ালের ভবনে আগে দরজায় সিগন্যাল দেখে নিন।
• উত্তর কাউকে দিতেই হবে। পালা উপেক্ষা করলে কোনো সরঞ্জামই কাজে আসে না। আসল রিসেপশনিস্ট হলো নিয়মটাই।
• ভবনের নিয়ম। যৌথ ভবনে সাধারণ দরজায় কিছু লাগানোর আগে কর্তৃপক্ষকে জিজ্ঞেস করুন।

আপনার সমস্যা যদি দিনের বেলার অতিথি নয়, বরং দোকান বন্ধ থাকার সময় আসা ক্রেতা হয়, তাহলে পড়ুন আমাদের গাইড দোকান বন্ধ থাকলে ক্রেতাদের কীভাবে সেবা দেবেন। আর পুরো ভবনেরই যদি নতুন প্রবেশ ব্যবস্থা দরকার হয়, দেখে নিন ভবনের ইন্টারকম কীভাবে আধুনিক করবেন।

প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

অতিথিদের কি কোনো অ্যাপ ইনস্টল করতে হয়?

না। তাঁরা ফোনের ক্যামেরা কোডের দিকে ধরেন আর একটি ওয়েব পেজ খুলে যায়। শুধু যাঁরা উত্তর দেন তাঁরাই Qoorbell অ্যাপ বা ওয়েবসাইট ব্যবহার করেন।

একই ডোরবেলে কি একাধিক মানুষ উত্তর দিতে পারেন?

হ্যাঁ। তাঁদের ডোরবেলের “কে উত্তর দেন” তালিকায় যোগ করুন। প্রতিটি প্ল্যানে, বিনামূল্যেরটিতেও, প্রতিটি ডোরবেলে সীমাহীন মানুষ রাখা যায়।

উত্তর দেওয়ার মতো কেউ ফাঁকা না থাকলে?

অতিথি চ্যাটে বার্তা রেখে যেতে পারেন, আর আপনি সময় করে উত্তর দেন। ব্যস্ত দিনের জন্য বোর্ডে বিকল্প একটি নাম বা ফোন নম্বর লিখে রাখুন।

অফিসের সময়ের বাইরে কি এটা বাজা বন্ধ রাখা যায়?

হ্যাঁ, পেইড প্ল্যানে: আপনি বেছে নেন কোন সময়ে এটা বাজতে পারবে, আর সেই সময়ের বাইরে অতিথিরা দেখেন যে ডোরবেল এখন অতিথি নিচ্ছে না, এবং তাঁরা বার্তা রেখে যেতে পারেন।

প্রবেশপথে কি কোনো যন্ত্র বসাতে হয়?

না। কোডটা যেকোনো প্রিন্টারে ছাপিয়ে দরজায় বা ডেস্কে লাগিয়ে দিন। ড্রিল নেই, তার নেই, রক্ষণাবেক্ষণও নেই।

ফাঁকা থাকলেও সাড়া দেয় এমন ফ্রন্ট ডেস্ক

ছোট অফিসের সারাদিন ফ্রন্ট ডেস্কে বসে থাকা কাউকে দরকার নেই। দরকার একটি পরিষ্কার বোর্ড, পুরো টিম মেনে চলে এমন একটি নিয়ম, আর প্রত্যেক অতিথি যাতে ফাঁকা থাকা মানুষটির কাছে পৌঁছাতে পারেন তার উপায়। ওপরের পরিকল্পনা দিয়ে শুরু করুন, এক সপ্তাহ পরীক্ষা করুন, তারপর প্রয়োজনমতো বদলে নিন। প্রস্তুত হলে Qoorbell দিয়ে আপনার বিনামূল্যের ভার্চুয়াল রিসেপশন তৈরি করুন।