Рецепция без рецепционист в офиса: 6 работещи решения

Рецепция без рецепционист работи, когато всеки посетител може сам да направи три неща: да види ясно накъде да върви, да съобщи, че е пристигнал, и да стигне до истински човек от екипа до минута. Ясна табела, проста рутина и начин да повика този, който е свободен, са достатъчни за повечето малки офиси.

Това ръководство е за малки офиси, студиа, агенции, адвокатски и счетоводни кантори, споделени офиси и работилници, където никой не седи на входа цял ден. Ще намерите шест решения – от безплатни до по-пълни, план стъпка по стъпка, с който да въведете едно от тях още тази седмица, и ограниченията, които трябва да имате предвид.

Защо празната рецепция е проблем

На малкия екип рядко му трябва рецепционист на пълен работен ден, но посетители все пак идват: клиенти за среща, куриери с пратка, кандидати за интервю, доставчик с фактура. Когато на рецепцията няма никой, те чукат, чакат, тръгват по коридора или си тръгват.

Всеки такъв момент струва нещо. Клиентът чака мълчаливо и започва срещата раздразнен. Куриерът си тръгва с пратката. Някой влиза в стая, където тече поверителен разговор. А колегата, който седи най-близо до вратата, става неофициалният рецепционист и го прекъсват по десет пъти на ден.

Целта не е да замените човек с джаджа. А да сте сигурни, че всеки посетител знае какво да направи и стига до правилния човек, докато останалите от екипа продължават да работят.

6 начина за рецепция без рецепционист в офиса

Тези варианти могат да се комбинират. Повечето малки офиси в крайна сметка използват два или три от тях.

1. Ясна табела за добре дошли. Поставете я на нивото на очите – на вратата или на празното бюро: кои сте, какво да направи посетителят и какво следва. „Добре дошли! Моля, позвънете и някой ще ви посрещне до минута“ е много по-добре от звънец без никакво обяснение.
2. Настолен звънец или безжичен звънец. Евтин и познат на всички. Върши работа, ако винаги има някой наблизо, който да го чуе, но не казва кой е дошъл и какво иска и не достига до онзи, който работи от вкъщи или е в заседателната зала в дъното.
3. Общ телефонен номер на табелата. Посетителите звънят на номер, който звъни в офиса. Работи, но излагате телефонен номер публично, а някой трябва постоянно да държи телефона под ръка и да вдига.
4. Регистър на посетителите. Тетрадка или таблет, където посетителят записва името си, фирмата и при кого идва. Полезно е за безопасността и за да знаете кой е в сградата, но само по себе си не съобщава на никого, че е дошъл посетител.
5. Домофон на входа откъм улицата. Често срещан при офиси на горен етаж или в общи сгради. Ако сградата вече има работещ, използвайте го. Ако е повреден или изисква окабеляване, ремонтът може да е бавен и скъп.
6. Виртуална рецепция с QR код. Посетителят сканира отпечатан код с камерата на телефона и се отваря страница, от която може да проведе видеоразговор или да пише в чат с екипа. С Qoorbell посетителят не инсталира нищо, не създава профил и никога не вижда ничий телефонен номер.

Как виртуалната рецепция стига до свободния колега

Слабото място на звънеца или на общия телефон е, че звънят на едно място. Виртуалната рецепция звъни на телефоните на хората, които сте избрали, където и да са – в офиса или извън него.

В Qoorbell всеки звънец има списък, наречен „Кой отговаря“. Добавете колегите, които могат да посрещат посетители: посетителят звъни, те получават позвъняването на телефоните си и този, който е свободен, отговаря с видео или в чат. Всеки план, включително безплатният, позволява неограничен брой звънци, групи и хора на всеки звънец.

Ако офисът ви има няколко екипа или няколко врати, можете да подредите звънците по етажи, зони или екипи. Един QR код на входа може да даде на посетителя избор кого да повика, например студиото на горния етаж или счетоводството, така че никой да не гадае.

А когато никой не отговори, посетителят може да остави съобщение в чата. Четете го, когато можете, като SMS, и отговаряте от телефона си. За работното време платените планове ви позволяват да изберете часовете, в които може да звъни, така че звънецът мълчи нощем и през уикенда.

Организирайте рецепцията на офиса за един следобед

Каквито и инструменти да изберете, рутината е по-важна от джаджата. Ето прост план за екип от двама до двайсет души.

1. Решете кой отговаря. Изберете двама-трима души на ден или седмичен график, за да не носи един човек цялата тежест на вратата.
2. Запишете правилото. Например: посетителите се посрещат до две минути, пратките ги подписва този, който отговори, и никой не превежда посетител покрай заседателните зали без домакин.
3. Подгответе входа. Табела на нивото на очите, стол, добра светлина и звънецът или кодът на място, където лесно се намират. Ако използвате QR код, отпечатайте го достатъчно голям, за да се сканира от около метър, и го поставете до вратата, а не зад стъкло, което отразява светлината.
4. Настройте звънеца. Създайте го, дайте му името на офиса и добавете хората, които отговарят. Направете пробно позвъняване от телефон, който не е в списъка.
5. Кажете на посетителите предварително. Добавете един ред в поканите за срещи и в инструкциите за доставка: „Когато пристигнете, сканирайте кода на входа и ще ви посрещнем“.
6. Прегледайте след седмица. Попитайте екипа какво не е проработило: пропуснати позвънявания, хора, чакали твърде дълго, куриери, които не са намерили вратата. Коригирайте графика и табелата.

Сигурност и поверителност на вход без надзор

Празната рецепция е и въпрос на сигурност. Офис без рецепционист не бива да означава врата, отворена за всеки.

• Дръжте вътрешната врата затворена. Посетителите чакат във входа, докато някой ги посрещне. Звънецът или кодът е начинът да помолят да влязат, а не начин да влязат сами.
• Вижте, преди да отворите. Видеоразговорът ви показва кой е на вратата и от какво има нужда, преди някой да стане от бюрото си.
• Пазете личните номера. Не слагайте мобилния номер на колега на вратата. С Qoorbell посетителите виждат само името на звънеца, никога телефонните номера на хората, които отговарят.
• Записвайте кой влиза. Обикновен лист за посетители, съхраняван така, че посетителите да не четат другите имена, помага при спешен случай и за спазване на правилата на сградата.

Много от навиците, които пазят дома, пазят и малкия офис. Още ще намерите в нашите евтини съвети за сигурност.

Какво да имате предвид

Решение без рецепционист не е подходящо за всеки офис. Бъдете честни къде не стига.

• Голям поток посетители. Ако всеки час идват десетки посетители, човек на рецепцията обикновено е по-бърз и по-любезен. Инструментите помагат на малък екип; не заменят натоварена рецепция.
• Посетители без смартфон. Някои хора не могат или не искат да сканират код. Оставете на табелата обикновен звънец или телефонен номер като резервен вариант.
• Нужна е връзка. За видеоразговор телефонът на посетителя и този, който отговаря, трябва да са онлайн. В сутерен или в сграда с дебели стени първо проверете сигнала на вратата.
• Все пак някой трябва да отговори. Никой инструмент не помага, ако графикът се пренебрегва. Истинският рецепционист е рутината.
• Правилата на сградата. В общи сгради попитайте управата, преди да лепите нещо по общите врати.

Ако проблемът ви са клиенти, които идват, когато магазинът е затворен, а не посетители през деня, прочетете ръководството ни как да обслужвате клиенти, когато бизнесът ви е затворен. А ако цялата сграда има нужда от нова система за достъп, вижте как да модернизирате домофона на сградата.

Често задавани въпроси

Трябва ли посетителите да инсталират приложение?

Не. Насочват камерата на телефона към кода и се отваря уеб страница. Само хората, които отговарят, използват приложението или сайта на Qoorbell.

Може ли няколко души да отговарят на един и същ звънец?

Да. Добавете ги в списъка „Кой отговаря“ на звънеца. Всеки план, включително безплатният, позволява неограничен брой хора на всеки звънец.

Ами ако никой не е свободен да отговори?

Посетителят може да остави съобщение в чата, а вие отговаряте, когато можете. За натоварен ден напишете на табелата резервно име или телефонен номер.

Може ли да спре да звъни извън работното време?

Да, в платените планове: избирате часовете, в които може да звъни, а извън тях посетителите виждат, че звънецът в момента не приема посетители, и могат да оставят съобщение.

Трябва ли да монтираме устройство на входа?

Не. Отпечатвате кода на всеки принтер и го залепвате на вратата или на бюрото. Нищо за пробиване, окабеляване или поддръжка.

Рецепция, която отговаря, дори когато е празна

На малкия офис не му трябва някой, който да седи на рецепцията цял ден. Трябват му ясна табела, рутина, която целият екип спазва, и начин всеки посетител да стигне до свободния колега. Започнете с плана по-горе, изпробвайте го една седмица и го коригирайте. Когато сте готови, създайте безплатно своята виртуална рецепция с Qoorbell.