Kantoorontvangs Sonder Ontvangspersoon: 6 Opstellings Wat Werk

Kantoorontvangs sonder ontvangspersoon werk wanneer elke besoeker drie dinge self kan doen: duidelik sien waarheen om te gaan, aanmeld, en binne ’n minuut ’n regte mens in die span bereik. ’n Duidelike bord, ’n eenvoudige roetine en ’n manier om enigiemand te bel wat vry is, is genoeg vir die meeste klein kantore.

Hierdie gids is vir klein kantore, ateljees, agentskappe, prokureurs- en rekenmeesterspraktyke, gedeelde werkspasies en werkswinkels waar niemand die hele dag by die ontvangstoonbank sit nie. Jy kry ses opstellings, van gratis tot meer volledig, ’n stap-vir-stap-plan om een hierdie week op te stel, en die beperkings om in gedagte te hou.

Hoekom ’n leë ontvangstoonbank ’n probleem is

’n Klein span het selde ’n voltydse ontvangspersoon nodig, maar die besoekers kom steeds: kliënte vir ’n vergadering, koeriers met ’n pakkie, kandidate vir ’n onderhoud, ’n verskaffer met ’n faktuur. As die toonbank leeg is, klop hulle, wag, dwaal in die gang af of loop weer.

Elkeen van daardie oomblikke kos iets. ’n Kliënt wag in stilte en begin die vergadering geïrriteerd. ’n Koerier ry weg met die pakkie. Iemand stap ’n kamer binne waar ’n vertroulike oproep aan die gang is. En die persoon naaste aan die deur word die nie-amptelike ontvangspersoon, wat tien keer per dag onderbreek word.

Die doel is nie om ’n mens met ’n toestel te vervang nie. Dit is om seker te maak dat elke besoeker weet wat om te doen en by die regte persoon uitkom, terwyl die res van die span aanhou werk.

6 maniere om kantoorontvangs sonder ontvangspersoon te hanteer

Hierdie opsies kan gekombineer word. Die meeste klein kantore gebruik uiteindelik twee of drie daarvan.

1. ’n Duidelike welkomsbord. Sit dit op ooghoogte op die deur of die leë toonbank: wie julle is, wat om te doen, en wat volgende gebeur. “Welkom. Lui asseblief, en iemand kom binne ’n minuut na jou toe” is beter as ’n klokkie sonder enige verduideliking.
2. ’n Toonbankklokkie of draadlose deurklokkie. Goedkoop en bekend. Dit werk as daar altyd iemand binne hoorafstand is, maar dit sê nie wie daar is of wat hulle wil hê nie, en dit bereik niemand wat van die huis af werk of in ’n vergaderkamer agter sit nie.
3. ’n Gedeelde telefoonnommer op die bord. Besoekers bel ’n nommer wat in die kantoor lui. Dit werk, maar dit sit ’n nommer in die openbaar, en iemand moet die foon naby hou en antwoord.
4. ’n Roetine om besoekers aan te teken. ’n Besoekersboek of tablet waarin besoekers hul naam, maatskappy en wie hulle kom sien, skryf. Dit is nuttig vir veiligheid en om te weet wie in die gebou is, maar op sy eie laat dit niemand weet dat ’n besoeker aangekom het nie.
5. ’n Interkom by die straatdeur. Algemeen by kantore bo of in gedeelde geboue. As die gebou reeds een het wat werk, gebruik dit. As dit stukkend is of bedrading nodig het, kan dit stadig en duur wees om reg te maak.
6. ’n Virtuele ontvangs met ’n QR-kode. Die besoeker skandeer ’n gedrukte kode met die foon se kamera en ’n bladsy maak oop waar hulle die span kan video-oproep of met hulle kan klets. Met Qoorbell installeer die besoeker niks en skep geen rekening nie, en sien nooit iemand se telefoonnommer nie.

Hoe ’n virtuele ontvangs enigiemand bereik wat vry is

Die swak punt van ’n klokkie of gedeelde foon is dat dit op een plek lui. ’n Virtuele ontvangs lui op die fone van die mense wat jy kies, waar hulle ook al is, in die kantoor of daarbuite.

In Qoorbell het elke deurklokkie ’n lys genaamd “Wie antwoord”. Voeg die kollegas by wat besoekers kan ontvang: die besoeker lui, daardie mense kry die oproep op hul fone, en wie ook al vry is, antwoord per video of klets. Elke plan, die gratis een ingesluit, laat jou onbeperkte deurklokkies, groepe en mense op elke deurklokkie hê.

As jou kantoor verskeie spanne of verskeie deure het, kan jy deurklokkies volgens verdiepings, sones of spanne organiseer. Een QR by die ingang kan die besoeker laat kies wie om te bel, byvoorbeeld die ateljee bo of die rekeningspan, sodat niemand hoef te raai nie.

En as niemand antwoord nie, kan die besoeker ’n boodskap in die klets los. Jy lees dit wanneer jy kan, soos ’n SMS, en antwoord van jou foon af. Vir kantoorure laat betaalde planne jou die ure kies waarin dit kan lui, sodat die deurklokkie snags en oor naweke stil bly.

Stel jou kantoorontvangs in een middag op

Watter hulpmiddels jy ook al kies, die roetine tel meer as die toestel. Hier is ’n eenvoudige plan vir ’n span van twee tot twintig mense.

1. Besluit wie antwoord. Kies twee of drie mense per dag, of ’n weeklikse rooster, sodat geen enkele persoon die deur alleen dra nie.
2. Skryf die reël neer. Byvoorbeeld: besoekers word binne twee minute begroet, wie ook al antwoord, teken vir koerierpakkies, en niemand stap ’n besoeker sonder ’n gasheer by die vergaderkamers verby nie.
3. Berei die ingang voor. ’n Bord op ooghoogte, ’n stoel, goeie lig, en die klokkie of kode waar dit maklik is om te vind. As jy ’n QR gebruik, druk dit groot genoeg om van ’n tree af te skandeer en sit dit langs die deur, nie agter glas wat die lig weerkaats nie.
4. Stel die deurklokkie op. Skep dit, gee dit jou kantoor se naam, en voeg die mense by wat antwoord. Maak ’n toetsoproep van ’n foon wat nie op die lys is nie.
5. Sê vir jou besoekers voordat hulle kom. Voeg een reël by vergaderingsuitnodigings en afleweringsinstruksies: “Wanneer jy aankom, skandeer die kode by die ingang en ons kom na jou toe”.
6. Hersien ná ’n week. Vra die span wat skeefgeloop het: gemiste oproepe, mense wat te lank gewag het, koeriers wat nie die deur kon kry nie. Pas die rooster en die bord aan.

Veiligheid en privaatheid by ’n onbemande ingang

’n Leë toonbank is ook ’n veiligheidskwessie. ’n Kantoor sonder ontvangspersoon moet nie ’n oop deur vir enigiemand beteken nie.

• Hou die binnedeur toe. Besoekers wag by die ingang totdat iemand hulle kom haal. Die klokkie of die kode is hoe hulle vra om in te kom, nie ’n manier om self in te stap nie.
• Kyk voordat jy oopmaak. ’n Video-oproep laat jou sien wie by die deur is en wat hulle nodig het voordat iemand sy lessenaar verlaat.
• Hou persoonlike nommers privaat. Moenie ’n kollega se selnommer op die deur sit nie. Met Qoorbell sien besoekers net die deurklokkie se naam, nooit die telefoonnommers van die mense wat antwoord nie.
• Hou rekord van wie inkom. ’n Eenvoudige aantekenblad, gehou waar besoekers nie ander name kan lees nie, help in ’n noodgeval en met die gebou se reëls.

Baie van die gewoontes wat ’n huis beskerm, beskerm ook ’n klein kantoor. Jy kry meer in ons goedkoop veiligheidswenke.

Waaraan om te dink

’n Opstelling sonder ontvangspersoon is nie vir elke kantoor reg nie. Wees eerlik oor waar dit tekortskiet.

• Baie besoekers. As dosyne besoekers elke uur aankom, is ’n persoon by die toonbank gewoonlik vinniger en vriendeliker. Hulpmiddels help ’n klein span; hulle vervang nie ’n besige ontvangs nie.
• Besoekers sonder ’n slimfoon. Party mense kan of wil nie ’n kode skandeer nie. Hou ’n gewone klokkie of ’n telefoonnommer op die bord as rugsteun.
• ’n Verbinding is nodig. ’n Video-oproep vereis dat die besoeker se foon en die foon wat antwoord aanlyn is. In ’n kelder of ’n gebou met dik mure, toets eers die sein by die deur.
• Iemand moet steeds antwoord. Geen hulpmiddel help as die rooster geïgnoreer word nie. Die roetine is die ware ontvangspersoon.
• Gebou se reëls. In gedeelde geboue, vra die bestuur voordat jy iets op gemeenskaplike deure plak.

As jou probleem kliënte is wat kom wanneer die winkel toe is eerder as besoekers bedags, lees ons gids oor hoe om kliënte te bedien wanneer jou besigheid toe is. En as die hele gebou ’n nuwe toegangstelsel nodig het, kyk hoe om ’n gebou se interkom te moderniseer.

Algemene vrae

Moet besoekers ’n toep installeer?

Nee. Hulle rig die foon se kamera op die kode en ’n webblad maak oop. Net die mense wat antwoord, gebruik die Qoorbell-toep of -webwerf.

Kan verskeie mense dieselfde deurklokkie antwoord?

Ja. Voeg hulle by die deurklokkie se “Wie antwoord”-lys. Elke plan, ook die gratis een, laat onbeperkte mense op elke deurklokkie toe.

Wat as niemand vry is om te antwoord nie?

Die besoeker kan ’n boodskap in die klets los, en jy antwoord wanneer jy kan. Vir ’n besige dag, sit ’n rugsteunnaam of ’n telefoonnommer op die bord.

Kan dit ophou lui buite kantoorure?

Ja, op betaalde planne: jy kies die ure waarin dit kan lui, en daarbuite sien besoekers dat die deurklokkie nie besoekers ontvang nie en kan hulle ’n boodskap los.

Moet ons hardeware by die ingang installeer?

Nee. Jy druk die kode op enige drukker en plak dit by die deur of op die toonbank. Niks om te boor, te bedraad of in stand te hou nie.

’n Ontvangstoonbank wat antwoord, selfs wanneer dit leeg is

’n Klein kantoor het nie iemand nodig wat die hele dag by die ontvangstoonbank sit nie. Dit het ’n duidelike bord nodig, ’n roetine wat die hele span volg en ’n manier vir elke besoeker om enigiemand te bereik wat vry is. Begin met die plan hierbo, toets dit vir ’n week, en pas aan. Wanneer jy gereed is, skep jou gratis virtuele ontvangs met Qoorbell.