ออฟฟิศไม่มีพนักงานต้อนรับ: 6 วิธีรับแขกที่ได้ผลจริง

ออฟฟิศไม่มีพนักงานต้อนรับก็รับแขกได้ดี ถ้าแขกทุกคนทำสามอย่างได้ด้วยตัวเอง คือ รู้ชัดว่าต้องไปทางไหน แจ้งได้ว่ามาถึงแล้ว และได้คุยกับคนจริง ๆ ในทีมภายในหนึ่งนาที ป้ายที่ชัดเจน ขั้นตอนง่าย ๆ และช่องทางเรียกคนที่ว่างอยู่ ก็เพียงพอสำหรับออฟฟิศเล็กส่วนใหญ่แล้ว

บทความนี้เหมาะกับออฟฟิศเล็ก สตูดิโอ เอเจนซี่ สำนักงานกฎหมายและสำนักงานบัญชี โคเวิร์กกิ้งสเปซ และโรงงานขนาดเล็ก ที่ไม่มีใครนั่งประจำเคาน์เตอร์หน้าทั้งวัน คุณจะได้เจอหกวิธี ตั้งแต่แบบฟรีไปจนถึงแบบครบกว่า แผนทีละขั้นตอนเพื่อเริ่มใช้ได้ภายในสัปดาห์นี้ และข้อจำกัดที่ควรรู้

ทำไมเคาน์เตอร์ว่างถึงเป็นปัญหา

ทีมเล็ก ๆ แทบไม่ต้องมีพนักงานต้อนรับเต็มเวลา แต่แขกก็ยังมาเรื่อย ๆ ทั้งลูกค้าที่มาประชุม พนักงานส่งของที่มาพร้อมพัสดุ ผู้สมัครงานที่มาสัมภาษณ์ หรือซัพพลายเออร์ที่มาส่งใบแจ้งหนี้ เมื่อเคาน์เตอร์ไม่มีคน พวกเขาก็เคาะประตู ยืนรอ เดินเลยเข้าไปในทางเดิน หรือกลับไปเลย

ทุกครั้งแบบนี้มีต้นทุนเสมอ ลูกค้ายืนรอเงียบ ๆ แล้วเริ่มประชุมด้วยอารมณ์หงุดหงิด พนักงานส่งของเอาพัสดุกลับไป มีคนเดินเข้าห้องที่กำลังคุยสายเรื่องลับ และคนที่นั่งใกล้ประตูที่สุดก็กลายเป็นพนักงานต้อนรับจำเป็น ถูกขัดจังหวะวันละสิบครั้ง

เป้าหมายไม่ใช่การเอาอุปกรณ์มาแทนคน แต่คือทำให้แขกทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไร และได้เจอคนที่ใช่ ขณะที่คนอื่นในทีมยังทำงานต่อได้

6 วิธีจัดการรับแขกในออฟฟิศไม่มีพนักงานต้อนรับ

วิธีเหล่านี้ใช้ร่วมกันได้ ออฟฟิศเล็กส่วนใหญ่มักใช้สองหรือสามวิธีควบคู่กัน

1. ป้ายต้อนรับที่ชัดเจน ติดไว้ระดับสายตาบนประตูหรือบนเคาน์เตอร์ที่ว่าง บอกว่าคุณคือใคร แขกต้องทำอะไร และจะเกิดอะไรต่อ “ยินดีต้อนรับ กรุณากดกริ่ง จะมีคนออกมาพบคุณภายในหนึ่งนาที” ดีกว่ากริ่งเปล่า ๆ ที่ไม่มีคำอธิบาย
2. กริ่งตั้งโต๊ะหรือกริ่งประตูไร้สาย ราคาถูกและคุ้นเคย ใช้ได้ถ้ามีคนอยู่ในระยะได้ยินตลอด แต่ไม่ได้บอกว่าใครมาหรือมาทำอะไร และไปไม่ถึงคนที่ทำงานจากบ้านหรือกำลังประชุมอยู่ห้องด้านหลัง
3. เบอร์โทรกลางบนป้าย แขกโทรเข้าเบอร์ที่ดังในออฟฟิศ ใช้ได้ แต่ต้องเปิดเผยเบอร์ให้คนทั่วไปเห็น และต้องมีคนถือโทรศัพท์ไว้ใกล้ตัวคอยรับสาย
4. ขั้นตอนลงชื่อแขก สมุดหรือแท็บเล็ตให้แขกเขียนชื่อ บริษัท และคนที่มาพบ มีประโยชน์ด้านความปลอดภัยและช่วยให้รู้ว่าใครอยู่ในอาคารบ้าง แต่ลำพังตัวมันเองไม่ได้แจ้งใครว่ามีแขกมาถึง
5. อินเตอร์คอมที่ประตูหน้าอาคาร พบบ่อยในออฟฟิศชั้นบนหรืออาคารที่ใช้ร่วมกัน ถ้าอาคารมีอยู่แล้วและยังใช้ได้ ก็ใช้ไปเลย แต่ถ้าเสียหรือต้องเดินสายใหม่ การซ่อมอาจช้าและแพง
6. พนักงานต้อนรับเสมือนด้วย QR โค้ด แขกสแกนโค้ดที่พิมพ์ไว้ด้วยกล้องมือถือ แล้วหน้าเว็บจะเปิดขึ้นให้วิดีโอคอลหรือแชตกับทีมได้ เมื่อใช้ Qoorbell แขกไม่ต้องติดตั้งอะไร ไม่ต้องสมัครบัญชี และไม่เห็นเบอร์โทรของใครเลย

พนักงานต้อนรับเสมือนเรียกคนที่ว่างได้อย่างไร

จุดอ่อนของกริ่งหรือโทรศัพท์กลางคือดังอยู่ที่เดียว ส่วนพนักงานต้อนรับเสมือนจะดังบนมือถือของคนที่คุณเลือก ไม่ว่าเขาจะอยู่มุมไหนของออฟฟิศหรืออยู่ข้างนอก

ใน Qoorbell กริ่งแต่ละตัวมีรายชื่อที่เรียกว่า “ผู้รับสาย” ให้เพิ่มเพื่อนร่วมงานที่รับแขกได้ เมื่อแขกกดกริ่ง คนเหล่านั้นจะได้รับสายบนมือถือ และใครว่างก็รับด้วยวิดีโอหรือแชต ทุกแพ็กเกจ รวมถึงแพ็กเกจฟรี ใช้กริ่ง กลุ่ม และจำนวนคนในกริ่งแต่ละตัวได้ไม่จำกัด

ถ้าออฟฟิศของคุณมีหลายทีมหรือหลายประตู คุณจัดกริ่งตามชั้น โซน หรือทีมได้ QR โค้ดเดียวที่ทางเข้าสามารถให้แขกเลือกได้ว่าจะเรียกใคร เช่น สตูดิโอชั้นบน หรือฝ่ายบัญชี จะได้ไม่มีใครต้องเดา

และเมื่อไม่มีใครรับ แขกก็ฝากข้อความไว้ในแชตได้ คุณอ่านเมื่อสะดวกเหมือนข้อความทั่วไป แล้วตอบกลับจากมือถือ ส่วนเรื่องเวลาทำการ แพ็กเกจแบบชำระเงินให้คุณเลือกช่วงเวลาที่กริ่งดังได้ กริ่งจึงเงียบในตอนกลางคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์

ตั้งระบบรับแขกของออฟฟิศให้เสร็จในบ่ายเดียว

ไม่ว่าคุณจะเลือกเครื่องมือไหน ขั้นตอนการทำงานสำคัญกว่าอุปกรณ์ นี่คือแผนง่าย ๆ สำหรับทีมสองถึงยี่สิบคน

1. กำหนดว่าใครเป็นคนรับ เลือกวันละสองหรือสามคน หรือจัดเวรรายสัปดาห์ เพื่อไม่ให้ใครคนเดียวต้องดูแลประตูตามลำพัง
2. เขียนกติกาให้ชัด เช่น แขกต้องได้รับการต้อนรับภายในสองนาที คนที่รับสายเป็นคนเซ็นรับพัสดุ และห้ามพาแขกเดินผ่านห้องประชุมโดยไม่มีคนดูแลไปด้วย
3. เตรียมทางเข้า ป้ายระดับสายตา เก้าอี้หนึ่งตัว แสงสว่างเพียงพอ และกริ่งหรือโค้ดที่หาเจอง่าย ถ้าใช้ QR ให้พิมพ์ขนาดใหญ่พอที่สแกนได้จากระยะประมาณหนึ่งเมตร และติดข้างประตู ไม่ใช่หลังกระจกที่สะท้อนแสง
4. ตั้งค่ากริ่งประตู สร้างกริ่ง ตั้งชื่อเป็นชื่อออฟฟิศ แล้วเพิ่มคนที่จะรับสาย ลองโทรทดสอบจากมือถือที่ไม่อยู่ในรายชื่อ
5. บอกแขกก่อนมาถึง เพิ่มหนึ่งบรรทัดในคำเชิญประชุมและคำแนะนำการส่งของ “เมื่อมาถึง สแกนโค้ดที่ทางเข้า แล้วเราจะออกไปพบคุณ”
6. ทบทวนหลังหนึ่งสัปดาห์ ถามทีมว่ามีอะไรติดขัดบ้าง เช่น สายที่พลาด แขกที่รอนานเกินไป พนักงานส่งของที่หาประตูไม่เจอ แล้วปรับเวรและป้ายให้เหมาะ

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ทางเข้าไม่มีคนเฝ้า

เคาน์เตอร์ว่างก็เป็นเรื่องความปลอดภัยด้วย ออฟฟิศไม่มีพนักงานต้อนรับไม่ควรหมายถึงประตูที่เปิดให้ใครก็ได้

• ปิดประตูด้านในไว้เสมอ แขกรอที่บริเวณทางเข้าจนกว่าจะมีคนออกมาพบ กริ่งหรือโค้ดคือวิธีขอเข้า ไม่ใช่ทางให้เดินเข้ามาเอง
• ดูก่อนเปิด วิดีโอคอลช่วยให้คุณเห็นว่าใครอยู่ที่ประตูและต้องการอะไร ก่อนที่ใครจะต้องลุกจากโต๊ะ
• เก็บเบอร์ส่วนตัวไว้เป็นความลับ อย่าติดเบอร์มือถือของเพื่อนร่วมงานไว้ที่ประตู เมื่อใช้ Qoorbell แขกเห็นแค่ชื่อกริ่ง ไม่เห็นเบอร์โทรของคนที่รับสายเลย
• บันทึกว่าใครเข้ามาบ้าง แผ่นลงชื่อง่าย ๆ ที่เก็บไว้ในที่ที่แขกอ่านชื่อคนอื่นไม่ได้ ช่วยได้ในยามฉุกเฉินและตามกฎของอาคาร

นิสัยหลายอย่างที่ปกป้องบ้านก็ช่วยปกป้องออฟฟิศเล็กได้เช่นกัน อ่านเพิ่มเติมได้ในเคล็ดลับความปลอดภัยแบบประหยัดของเรา

สิ่งที่ควรรู้ไว้

การไม่มีพนักงานต้อนรับไม่ได้เหมาะกับทุกออฟฟิศ ควรยอมรับตรง ๆ ว่ามีจุดไหนที่ยังไม่พอ

• แขกมาเยอะมาก ถ้ามีแขกหลายสิบคนต่อชั่วโมง คนนั่งประจำเคาน์เตอร์มักเร็วกว่าและเป็นมิตรกว่า เครื่องมือช่วยทีมเล็กได้ แต่แทนเคาน์เตอร์ที่วุ่นทั้งวันไม่ได้
• แขกที่ไม่มีสมาร์ตโฟน บางคนสแกนโค้ดไม่ได้หรือไม่อยากสแกน ควรมีกริ่งธรรมดาหรือเบอร์โทรไว้บนป้ายเป็นทางสำรอง
• ต้องมีอินเทอร์เน็ต วิดีโอคอลต้องให้ทั้งมือถือของแขกและมือถือของคนรับออนไลน์อยู่ ถ้าเป็นชั้นใต้ดินหรืออาคารผนังหนา ให้เช็กสัญญาณที่ประตูก่อน
• ยังต้องมีคนรับ ไม่มีเครื่องมือไหนช่วยได้ถ้าไม่มีใครทำตามเวร ขั้นตอนการทำงานคือพนักงานต้อนรับตัวจริง
• กฎของอาคาร ในอาคารที่ใช้ร่วมกัน ควรถามฝ่ายบริหารอาคารก่อนติดอะไรบนประตูส่วนกลาง

ถ้าปัญหาของคุณคือลูกค้ามาตอนร้านปิด ไม่ใช่แขกที่มาในเวลากลางวัน อ่านคู่มือดูแลลูกค้าเมื่อร้านปิดของเรา และถ้าทั้งอาคารต้องการระบบทางเข้าใหม่ ดูวิธีอัปเกรดอินเตอร์คอมของอาคาร

คำถามที่พบบ่อย

แขกต้องติดตั้งแอปไหม

ไม่ต้อง แค่หันกล้องมือถือไปที่โค้ด หน้าเว็บก็จะเปิดขึ้น มีเพียงคนที่รับสายเท่านั้นที่ใช้แอปหรือเว็บไซต์ Qoorbell

หลายคนรับกริ่งตัวเดียวกันได้ไหม

ได้ เพิ่มพวกเขาในรายชื่อ “ผู้รับสาย” ของกริ่ง ทุกแพ็กเกจ รวมถึงแพ็กเกจฟรี เพิ่มคนในกริ่งแต่ละตัวได้ไม่จำกัด

ถ้าไม่มีใครว่างรับล่ะ

แขกฝากข้อความไว้ในแชตได้ และคุณตอบกลับเมื่อสะดวก ในวันที่ยุ่ง ให้ใส่ชื่อคนสำรองหรือเบอร์โทรไว้บนป้าย

ตั้งให้กริ่งไม่ดังนอกเวลาทำการได้ไหม

ได้ในแพ็กเกจแบบชำระเงิน คุณเลือกช่วงเวลาที่กริ่งดังได้ และนอกช่วงนั้นแขกจะเห็นว่ากริ่งไม่ได้รับแขกอยู่ และฝากข้อความไว้ได้

ต้องติดตั้งอุปกรณ์ที่ทางเข้าไหม

ไม่ต้อง คุณพิมพ์โค้ดด้วยเครื่องพิมพ์เครื่องไหนก็ได้ แล้วติดไว้ที่ประตูหรือบนเคาน์เตอร์ ไม่ต้องเจาะ ไม่ต้องเดินสาย และไม่ต้องดูแลรักษา

เคาน์เตอร์ต้อนรับที่ตอบได้ แม้ไม่มีคนนั่ง

ออฟฟิศเล็กไม่จำเป็นต้องมีคนนั่งประจำเคาน์เตอร์ทั้งวัน สิ่งที่ต้องมีคือป้ายที่ชัดเจน ขั้นตอนที่ทั้งทีมทำตาม และช่องทางให้แขกทุกคนติดต่อคนที่ว่างอยู่ได้ เริ่มจากแผนด้านบน ลองใช้หนึ่งสัปดาห์ แล้วปรับให้เข้าที่ เมื่อพร้อมแล้ว สร้างพนักงานต้อนรับเสมือนฟรีด้วย Qoorbell