రిసెప్షనిస్ట్ లేకుండా ఆఫీస్ రిసెప్షన్: పని చేసే 6 మార్గాలు

రిసెప్షనిస్ట్ లేకుండా ఆఫీస్ రిసెప్షన్ పని చేయాలంటే, ప్రతి సందర్శకుడు మూడు పనులు స్వయంగా చేయగలగాలి: ఎక్కడికి వెళ్లాలో స్పష్టంగా చూడటం, తన రాకను తెలియజేయడం, ఒక నిమిషంలో టీమ్‌లోని ఒక నిజమైన వ్యక్తిని చేరుకోవడం. స్పష్టమైన బోర్డు, సులభమైన పద్ధతి, ఖాళీగా ఉన్నవారిని పిలిచే మార్గం, ఇవి చాలా చిన్న ఆఫీసులకు సరిపోతాయి.

ఈ గైడ్ చిన్న ఆఫీసులు, స్టూడియోలు, ఏజెన్సీలు, లాయర్ మరియు ఆడిటర్ ఆఫీసులు, కోవర్కింగ్ స్పేస్‌లు, వర్క్‌షాప్‌ల కోసం, అంటే రోజంతా ఫ్రంట్ డెస్క్ దగ్గర ఎవరూ కూర్చోని చోట్ల కోసం. ఉచితం నుంచి పూర్తి స్థాయి వరకు ఆరు మార్గాలు, ఈ వారమే ఒకదాన్ని ఏర్పాటు చేసే దశలవారీ ప్లాన్, గుర్తుంచుకోవాల్సిన పరిమితులు ఇక్కడ ఉన్నాయి.

ఖాళీ ఫ్రంట్ డెస్క్ ఎందుకు సమస్య

చిన్న టీమ్‌కు ఫుల్-టైమ్ రిసెప్షనిస్ట్ అరుదుగా అవసరం, కానీ సందర్శకులు వస్తూనే ఉంటారు: మీటింగ్ కోసం క్లయింట్లు, పార్సిల్‌తో కొరియర్ వాళ్లు, ఇంటర్వ్యూ కోసం అభ్యర్థులు, బిల్లుతో సప్లయర్. డెస్క్ ఖాళీగా ఉన్నప్పుడు వాళ్లు తలుపు తడతారు, ఎదురుచూస్తారు, కారిడార్‌లో అటూ ఇటూ తిరుగుతారు, లేదా వెనక్కి వెళ్లిపోతారు.

ఈ ప్రతి క్షణానికీ ఒక మూల్యం ఉంటుంది. క్లయింట్ మౌనంగా ఎదురుచూసి, చిరాకుతో మీటింగ్ మొదలుపెడతారు. కొరియర్ వ్యక్తి పార్సిల్‌ను తిరిగి తీసుకెళ్లిపోతారు. రహస్య కాల్ జరుగుతున్న గదిలోకి ఎవరో వచ్చేస్తారు. తలుపుకు దగ్గరగా కూర్చున్న వ్యక్తి అనధికారిక రిసెప్షనిస్ట్ అయిపోతారు, రోజుకు పదిసార్లు వారి పనికి అంతరాయం కలుగుతుంది.

లక్ష్యం ఒక వ్యక్తి స్థానంలో ఒక గ్యాడ్జెట్ పెట్టడం కాదు. ప్రతి సందర్శకుడికి ఏం చేయాలో తెలిసి, సరైన వ్యక్తిని చేరుకోవాలి, మిగతా టీమ్ తమ పని కొనసాగించాలి.

రిసెప్షనిస్ట్ లేకుండా ఆఫీస్ రిసెప్షన్ నడపడానికి 6 మార్గాలు

ఈ ఎంపికలను కలిపి వాడొచ్చు. చాలా చిన్న ఆఫీసులు వీటిలో రెండు లేదా మూడింటిని అనుసరిస్తాయి.

1. స్పష్టమైన స్వాగత బోర్డు. దాన్ని తలుపు మీద లేదా ఖాళీ డెస్క్ మీద కంటి ఎత్తులో పెట్టండి: మీరు ఎవరు, ఏం చేయాలి, తర్వాత ఏం జరుగుతుంది. “స్వాగతం. దయచేసి బెల్ నొక్కండి, ఒక నిమిషంలో ఎవరో మిమ్మల్ని కలవడానికి వస్తారు” అనేది ఏ వివరణా లేని బెల్ కంటే చాలా మేలు.
2. టేబుల్ బెల్ లేదా వైర్‌లెస్ డోర్‌బెల్. చౌకైనది, అందరికీ తెలిసినది. ఎవరైనా ఎప్పుడూ వినిపించేంత దగ్గరలో ఉంటే పని చేస్తుంది, కానీ ఎవరు వచ్చారో, వారికి ఏం కావాలో చెప్పదు, ఇంటి నుంచి పని చేసేవారిని లేదా వెనుక మీటింగ్ రూమ్‌లో ఉన్నవారిని చేరదు.
3. బోర్డు మీద ఒక ఉమ్మడి ఫోన్ నంబర్. సందర్శకులు ఆఫీసులో మోగే ఒక నంబర్‌కు కాల్ చేస్తారు. ఇది పని చేస్తుంది, కానీ నంబర్ అందరికీ కనిపిస్తుంది, ఎవరో ఫోన్‌ను దగ్గర ఉంచుకుని జవాబు ఇవ్వాలి.
4. సందర్శకుల ఎంట్రీ పద్ధతి. కాగితపు రిజిస్టర్ లేదా టాబ్లెట్, అందులో సందర్శకులు తమ పేరు, కంపెనీ, ఎవరిని కలవడానికి వచ్చారో రాస్తారు. భద్రతకు, భవనంలో ఎవరు ఉన్నారో తెలుసుకోవడానికి ఉపయోగపడుతుంది, కానీ అది ఒక్కటే సందర్శకుడు వచ్చారని ఎవరికీ చెప్పదు.
5. వీధి తలుపు దగ్గర ఇంటర్‌కామ్. పై అంతస్తుల ఆఫీసుల్లో, ఉమ్మడి భవనాల్లో సాధారణం. భవనంలో పని చేసే ఇంటర్‌కామ్ ఉంటే, దాన్నే వాడండి. పాడైపోయి ఉంటే లేదా వైరింగ్ కావాలంటే, బాగు చేయించడం నెమ్మదిగా, ఖరీదుగా ఉండొచ్చు.
6. QR కోడ్‌తో వర్చువల్ రిసెప్షన్. సందర్శకుడు ఫోన్ కెమెరాతో ప్రింట్ చేసిన కోడ్‌ను స్కాన్ చేస్తారు, ఒక పేజీ తెరుచుకుంటుంది, అక్కడ టీమ్‌తో వీడియో కాల్ లేదా చాట్ చేయొచ్చు. Qoorbellతో సందర్శకుడు ఏమీ ఇన్‌స్టాల్ చేయనక్కర్లేదు, ఖాతా సృష్టించనక్కర్లేదు, ఎవరి ఫోన్ నంబర్ కూడా ఎప్పుడూ చూడరు.

వర్చువల్ రిసెప్షన్ ఖాళీగా ఉన్నవారిని ఎలా చేరుతుంది

బెల్ లేదా ఉమ్మడి ఫోన్ బలహీనత ఏమిటంటే అవి ఒకే చోట మోగుతాయి. వర్చువల్ రిసెప్షన్ మీరు ఎంచుకున్న వ్యక్తుల ఫోన్లలో మోగుతుంది, వాళ్లు ఆఫీసులో ఎక్కడ ఉన్నా లేదా బయట ఉన్నా.

Qoorbellలో ప్రతి డోర్‌బెల్‌కు “ఎవరు సమాధానం ఇస్తారు” అనే జాబితా ఉంటుంది. సందర్శకులను చూసుకోగల సహోద్యోగులను జోడించండి: సందర్శకుడు బెల్ నొక్కుతారు, ఆ వ్యక్తుల ఫోన్లకు రింగ్ వస్తుంది, ఖాళీగా ఉన్నవారు వీడియో లేదా చాట్ ద్వారా సమాధానం ఇస్తారు. ఉచిత ప్లాన్‌తో సహా ప్రతి ప్లాన్‌లో, అపరిమిత డోర్‌బెల్‌లు, గ్రూపులు, ప్రతి డోర్‌బెల్‌పై అపరిమిత వ్యక్తులు ఉండొచ్చు.

మీ ఆఫీసులో చాలా టీమ్‌లు లేదా చాలా తలుపులు ఉంటే, డోర్‌బెల్‌లను అంతస్తులు, విభాగాలు లేదా టీమ్‌ల వారీగా ఏర్పాటు చేయొచ్చు. ద్వారం దగ్గర ఉన్న ఒకే QR, ఎవరిని పిలవాలో సందర్శకుడినే ఎంచుకోనిస్తుంది, ఉదాహరణకు పై అంతస్తు స్టూడియో లేదా అకౌంట్స్ టీమ్, కాబట్టి ఎవరూ ఊహించాల్సిన పని లేదు.

ఎవరూ సమాధానం ఇవ్వనప్పుడు, సందర్శకుడు చాట్‌లో సందేశం వదిలి వెళ్లొచ్చు. మీరు దాన్ని ఒక మెసేజ్‌లా వీలున్నప్పుడు చదివి, ఫోన్ నుంచి జవాబు ఇవ్వొచ్చు. పని వేళల విషయానికొస్తే, పెయిడ్ ప్లాన్‌లలో బెల్ ఏ సమయాల్లో మోగవచ్చో ఎంచుకోవచ్చు, దాంతో రాత్రిపూట, సెలవు రోజుల్లో డోర్‌బెల్ నిశ్శబ్దంగా ఉంటుంది.

ఒక్క మధ్యాహ్నంలో మీ ఆఫీస్ రిసెప్షన్ ఏర్పాటు చేయండి

మీరు ఏ సాధనం ఎంచుకున్నా, గ్యాడ్జెట్ కంటే పద్ధతే ముఖ్యం. ఇద్దరి నుంచి ఇరవై మంది ఉండే టీమ్ కోసం ఇది ఒక సులభమైన ప్లాన్.

1. ఎవరు సమాధానం ఇస్తారో నిర్ణయించండి. ప్రతి రోజు ఇద్దరు ముగ్గురిని ఎంచుకోండి, లేదా వారానికో రొటేషన్ పెట్టండి, తద్వారా తలుపు బాధ్యత ఒక్కరిపైనే పడదు.
2. నియమాన్ని రాసి పెట్టండి. ఉదాహరణకు: సందర్శకులను రెండు నిమిషాల్లో పలకరించాలి, సమాధానం ఇచ్చినవారే కొరియర్‌కు సంతకం చేయాలి, ఆతిథ్యం ఇచ్చే వ్యక్తి లేకుండా ఏ సందర్శకుడూ మీటింగ్ రూమ్‌ల పక్క నుంచి వెళ్లకూడదు.
3. ద్వారాన్ని సిద్ధం చేయండి. కంటి ఎత్తులో బోర్డు, ఒక కుర్చీ, మంచి వెలుతురు, సులభంగా కనిపించే చోట బెల్ లేదా కోడ్. QR వాడితే, ఒక అడుగు దూరం నుంచి కూడా స్కాన్ అయ్యేంత పెద్దగా ప్రింట్ చేసి, తలుపు పక్కన అతికించండి, వెలుతురును ప్రతిబింబించే అద్దం వెనుక కాదు.
4. డోర్‌బెల్‌ను సెటప్ చేయండి. దాన్ని సృష్టించి, మీ ఆఫీస్ పేరు పెట్టి, సమాధానం ఇచ్చే వ్యక్తులను జోడించండి. జాబితాలో లేని ఒక ఫోన్ నుంచి టెస్ట్ కాల్ చేయండి.
5. రాకముందే సందర్శకులకు చెప్పండి. మీటింగ్ ఆహ్వానాల్లో, డెలివరీ సూచనల్లో ఒక లైన్ జోడించండి: “వచ్చాక ద్వారం దగ్గర ఉన్న కోడ్‌ను స్కాన్ చేయండి, మేము మిమ్మల్ని కలవడానికి వస్తాం”.
6. ఒక వారం తర్వాత సమీక్షించండి. ఏం తప్పు జరిగిందో టీమ్‌ను అడగండి: మిస్ అయిన రింగులు, ఎక్కువసేపు ఎదురుచూసినవారు, తలుపు కనుక్కోలేకపోయిన కొరియర్ వాళ్లు. రొటేషన్‌ను, బోర్డును సరిచేయండి.

ఎవరూ లేని ద్వారం దగ్గర భద్రత మరియు గోప్యత

ఖాళీ డెస్క్ భద్రతకు సంబంధించిన ప్రశ్న కూడా. రిసెప్షనిస్ట్ లేని ఆఫీస్ అంటే ఎవరికైనా తెరిచిన తలుపు అని అర్థం కాదు.

• లోపలి తలుపు మూసే ఉంచండి. ఎవరైనా వచ్చి కలిసే వరకు సందర్శకులు ద్వారం దగ్గరే ఎదురుచూడాలి. బెల్ లేదా కోడ్ లోపలికి రావడానికి అనుమతి అడిగే మార్గం, నేరుగా లోపలికి వెళ్లే మార్గం కాదు.
• తెరిచే ముందు చూడండి. వీడియో కాల్‌తో, ఎవరూ తమ డెస్క్ వదలకముందే తలుపు దగ్గర ఎవరున్నారో, వారికి ఏం కావాలో చూడొచ్చు.
• వ్యక్తిగత నంబర్లను గోప్యంగా ఉంచండి. తలుపు మీద సహోద్యోగి మొబైల్ నంబర్ పెట్టడం మానుకోండి. Qoorbellతో సందర్శకులు డోర్‌బెల్ పేరు మాత్రమే చూస్తారు, సమాధానం ఇచ్చేవారి ఫోన్ నంబర్లను ఎప్పుడూ చూడరు.
• ఎవరు వచ్చారో నమోదు చేయండి. ఇతరుల పేర్లను సందర్శకులు చదవలేని విధంగా ఉంచిన ఒక సాధారణ ఎంట్రీ షీట్, అత్యవసర పరిస్థితుల్లో, భవన నియమాలకు సహాయపడుతుంది.

ఇంటిని కాపాడే చాలా అలవాట్లు చిన్న ఆఫీసును కూడా కాపాడతాయి. మరిన్ని విషయాలు మా తక్కువ ఖర్చుతో భద్రతా చిట్కాలలో చూడండి.

గుర్తుంచుకోవాల్సినవి

రిసెప్షనిస్ట్ లేని ఏర్పాటు ప్రతి ఆఫీసుకూ సరిపోదు. అది ఎక్కడ తక్కువ పడుతుందో నిజాయితీగా ఆలోచించండి.

• ఎక్కువ రద్దీ. ప్రతి గంటకు డజన్ల కొద్దీ సందర్శకులు వస్తే, డెస్క్ దగ్గర ఒక వ్యక్తి ఉండటమే సాధారణంగా వేగంగా, మర్యాదగా ఉంటుంది. సాధనాలు చిన్న టీమ్‌కు సహాయపడతాయి; రద్దీగా ఉండే రిసెప్షన్ స్థానాన్ని భర్తీ చేయవు.
• స్మార్ట్‌ఫోన్ లేని సందర్శకులు. కొందరు కోడ్ స్కాన్ చేయలేరు లేదా చేయడానికి ఇష్టపడరు. ప్రత్యామ్నాయంగా బోర్డు మీద ఒక సాధారణ బెల్ లేదా ఫోన్ నంబర్ ఉంచండి.
• ఇంటర్నెట్ కనెక్షన్ అవసరం. వీడియో కాల్‌కు సందర్శకుడి ఫోన్, సమాధానం ఇచ్చేవారి ఫోన్ రెండూ ఆన్‌లైన్‌లో ఉండాలి. బేస్‌మెంట్‌లో లేదా మందపాటి గోడల భవనంలో, ముందుగా తలుపు దగ్గర సిగ్నల్ చెక్ చేయండి.
• ఎవరో ఒకరు సమాధానం ఇవ్వాల్సిందే. రొటేషన్‌ను పట్టించుకోకపోతే ఏ సాధనమూ సహాయపడదు. పద్ధతే అసలైన రిసెప్షనిస్ట్.
• భవన నియమాలు. ఉమ్మడి భవనాల్లో, సాధారణ తలుపుల మీద ఏదైనా అతికించే ముందు మేనేజ్‌మెంట్‌ను అడగండి.

మీ సమస్య పగటి సందర్శకులు కాకుండా, షాపు మూసి ఉన్నప్పుడు వచ్చే కస్టమర్లు అయితే, వ్యాపారం మూసి ఉన్నప్పుడు కస్టమర్లకు సేవ చేయడం గురించి మా గైడ్ చదవండి. మొత్తం భవనానికి కొత్త ఎంట్రీ వ్యవస్థ కావాలంటే, భవన ఇంటర్‌కామ్‌ను ఆధునీకరించడం ఎలాగో చూడండి.

తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు

సందర్శకులు యాప్ ఇన్‌స్టాల్ చేయాలా?

లేదు. వాళ్లు ఫోన్ కెమెరాను కోడ్ వైపు చూపిస్తే ఒక వెబ్ పేజీ తెరుచుకుంటుంది. సమాధానం ఇచ్చేవారు మాత్రమే Qoorbell యాప్ లేదా వెబ్‌సైట్ వాడతారు.

ఒకే డోర్‌బెల్‌కు చాలా మంది సమాధానం ఇవ్వగలరా?

అవును. వారిని డోర్‌బెల్ యొక్క “ఎవరు సమాధానం ఇస్తారు” జాబితాలో జోడించండి. ఉచిత ప్లాన్‌తో సహా ప్రతి ప్లాన్‌లో, ప్రతి డోర్‌బెల్‌పై అపరిమిత వ్యక్తులను ఉంచొచ్చు.

సమాధానం ఇవ్వడానికి ఎవరూ ఖాళీగా లేకపోతే?

సందర్శకుడు చాట్‌లో సందేశం వదిలి వెళ్లొచ్చు, మీరు వీలున్నప్పుడు జవాబు ఇవ్వొచ్చు. రద్దీ రోజు కోసం, బోర్డు మీద ప్రత్యామ్నాయ పేరు లేదా ఫోన్ నంబర్ రాయండి.

ఆఫీస్ వేళల తర్వాత బెల్ మోగడం ఆపవచ్చా?

అవును, పెయిడ్ ప్లాన్‌లలో: బెల్ ఏ సమయాల్లో మోగవచ్చో మీరు ఎంచుకుంటారు, ఆ సమయాల బయట, డోర్‌బెల్ ఇప్పుడు సందర్శకులను స్వీకరించడం లేదని సందర్శకులకు కనిపిస్తుంది, వాళ్లు సందేశం వదిలి వెళ్లొచ్చు.

ద్వారం దగ్గర ఏదైనా హార్డ్‌వేర్ బిగించాలా?

లేదు. ఏ ప్రింటర్‌లోనైనా కోడ్ ప్రింట్ చేసి, తలుపు మీద లేదా డెస్క్ మీద అతికించండి. డ్రిల్లింగ్ లేదు, వైరింగ్ లేదు, నిర్వహణ లేదు.

ఖాళీగా ఉన్నా సమాధానం ఇచ్చే ఫ్రంట్ డెస్క్

చిన్న ఆఫీసుకు రోజంతా ఫ్రంట్ డెస్క్ దగ్గర కూర్చునే వ్యక్తి అవసరం లేదు. స్పష్టమైన బోర్డు, టీమ్ అంతా పాటించే పద్ధతి, ప్రతి సందర్శకుడు ఖాళీగా ఉన్నవారిని చేరుకునే మార్గం, ఇవే కావాలి. పై ప్లాన్‌తో మొదలుపెట్టండి, ఒక వారం పరీక్షించండి, అవసరమైన మార్పులు చేయండి. మీరు సిద్ధమైనప్పుడు, Qoorbellతో మీ ఉచిత వర్చువల్ రిసెప్షన్‌ను సృష్టించండి.