ரிசப்ஷனிஸ்ட் இல்லாத அலுவலக வரவேற்பு: பலன் தரும் 6 வழிகள்

ரிசப்ஷனிஸ்ட் இல்லாத அலுவலக வரவேற்பு, ஒவ்வொரு பார்வையாளரும் மூன்று விஷயங்களைத் தானே செய்ய முடிந்தால் மட்டுமே வேலை செய்யும்: எங்கே போக வேண்டும் என்று தெளிவாகப் பார்ப்பது, தன் வருகையைத் தெரிவிப்பது, ஒரு நிமிடத்துக்குள் அணியில் உள்ள ஒரு உண்மையான நபரை அணுகுவது. தெளிவான அறிவிப்புப் பலகை, எளிய நடைமுறை, ஓய்வாக இருப்பவரை அழைக்க ஒரு வழி, இவை பெரும்பாலான சிறிய அலுவலகங்களுக்குப் போதுமானவை.

இந்த வழிகாட்டி சிறிய அலுவலகங்கள், ஸ்டுடியோக்கள், ஏஜென்சிகள், வழக்கறிஞர் மற்றும் ஆடிட்டர் அலுவலகங்கள், கோவொர்க்கிங் இடங்கள், பணிமனைகள் ஆகியவற்றுக்கானது, அதாவது நாள் முழுவதும் முன் மேசையில் யாரும் அமராத இடங்கள். இலவசம் முதல் முழுமையானது வரை ஆறு வழிகள், இந்த வாரமே ஒன்றை அமைக்கப் படிப்படியான திட்டம், கவனிக்க வேண்டிய வரம்புகள் ஆகியவற்றை இங்கே காணலாம்.

காலியான முன் மேசை ஏன் பிரச்சினை

சிறிய அணிக்கு முழுநேர ரிசப்ஷனிஸ்ட் அரிதாகவே தேவைப்படுவார், ஆனால் பார்வையாளர்கள் வந்துகொண்டுதான் இருப்பார்கள்: மீட்டிங்குக்கு வாடிக்கையாளர்கள், பார்சலுடன் கூரியர் ஊழியர்கள், நேர்காணலுக்கு வேட்பாளர்கள், பில்லுடன் சப்ளையர். மேசை காலியாக இருக்கும்போது அவர்கள் கதவைத் தட்டுகிறார்கள், காத்திருக்கிறார்கள், தாழ்வாரத்தில் அலைகிறார்கள், அல்லது திரும்பிப் போய்விடுகிறார்கள்.

இந்த ஒவ்வொரு தருணத்துக்கும் ஒரு விலை உண்டு. வாடிக்கையாளர் மௌனமாகக் காத்திருந்து, எரிச்சலுடன் மீட்டிங்கைத் தொடங்குகிறார். கூரியர் ஊழியர் பார்சலைத் திரும்ப எடுத்துச் செல்கிறார். ரகசிய அழைப்பு நடக்கும் அறைக்குள் யாரோ நுழைந்துவிடுகிறார். கதவுக்கு மிக அருகில் அமர்ந்திருப்பவர் அதிகாரப்பூர்வமற்ற ரிசப்ஷனிஸ்ட் ஆகிவிடுகிறார், நாளுக்குப் பத்து முறை அவரது வேலை தடைபடுகிறது.

நோக்கம் ஒரு நபருக்குப் பதிலாக ஒரு கருவியை வைப்பது அல்ல. ஒவ்வொரு பார்வையாளருக்கும் என்ன செய்ய வேண்டும் என்று தெரிந்து, சரியான நபரை அவர் அடைய வேண்டும், அணியின் மற்றவர்கள் தங்கள் வேலையைத் தொடர வேண்டும் என்பதே.

ரிசப்ஷனிஸ்ட் இல்லாத அலுவலக வரவேற்பை நடத்த 6 வழிகள்

இந்த விருப்பங்களை ஒன்றாகப் பயன்படுத்தலாம். பெரும்பாலான சிறிய அலுவலகங்கள் இவற்றில் இரண்டு அல்லது மூன்றைப் பின்பற்றுகின்றன.

1. தெளிவான வரவேற்புப் பலகை. அதைக் கதவில் அல்லது காலியான மேசையில் கண் மட்டத்தில் வையுங்கள்: நீங்கள் யார், என்ன செய்ய வேண்டும், அடுத்து என்ன நடக்கும். “வணக்கம், வருக. தயவுசெய்து மணியை அடியுங்கள், ஒரு நிமிடத்தில் ஒருவர் உங்களைச் சந்திக்க வருவார்” என்பது எந்த விளக்கமும் இல்லாத மணியை விட மிகச் சிறந்தது.
2. மேசை மணி அல்லது வயர்லெஸ் டோர்பெல். மலிவானது, பழக்கமானது. யாராவது எப்போதும் கேட்கும் தூரத்தில் இருந்தால் வேலை செய்யும், ஆனால் யார் வந்திருக்கிறார், அவருக்கு என்ன வேண்டும் என்று சொல்லாது, வீட்டிலிருந்து வேலை செய்பவரையோ பின்பக்க மீட்டிங் அறையில் இருப்பவரையோ சென்றடையாது.
3. பலகையில் ஒரு பொதுத் தொலைபேசி எண். பார்வையாளர்கள் அலுவலகத்தில் ஒலிக்கும் ஓர் எண்ணை அழைக்கிறார்கள். இது வேலை செய்யும், ஆனால் எண் அனைவருக்கும் தெரியும்படி இருக்கும், யாராவது போனை அருகில் வைத்துப் பதில் சொல்ல வேண்டும்.
4. பார்வையாளர் பதிவு நடைமுறை. காகிதப் பதிவேடு அல்லது டேப்லெட், அதில் பார்வையாளர்கள் தங்கள் பெயர், நிறுவனம், யாரைச் சந்திக்க வந்தார்கள் என்பதை எழுதுவார்கள். பாதுகாப்புக்கும் கட்டடத்தில் யார் இருக்கிறார்கள் என்று தெரிந்துகொள்ளவும் பயனுள்ளது, ஆனால் அது மட்டுமே பார்வையாளர் வந்துவிட்டார் என்று யாருக்கும் சொல்லாது.
5. வெளிவாசலில் இன்டர்காம். மேல் தளங்களில் உள்ள அலுவலகங்களிலும் பகிரப்பட்ட கட்டடங்களிலும் பொதுவானது. கட்டடத்தில் வேலை செய்யும் இன்டர்காம் இருந்தால் அதையே பயன்படுத்துங்கள். பழுதாக இருந்தாலோ வயரிங் தேவைப்பட்டாலோ, சரிசெய்வது தாமதமாகவும் செலவாகவும் இருக்கலாம்.
6. QR குறியீட்டுடன் மெய்நிகர் வரவேற்பு. பார்வையாளர் போன் கேமராவால் அச்சிட்ட குறியீட்டை ஸ்கேன் செய்கிறார், ஒரு பக்கம் திறக்கிறது, அதில் அவர் அணியுடன் வீடியோ அழைப்பு அல்லது சாட் செய்யலாம். Qoorbell மூலம் பார்வையாளர் எதையும் நிறுவ வேண்டியதில்லை, கணக்கு உருவாக்க வேண்டியதில்லை, யாருடைய தொலைபேசி எண்ணையும் அவர் ஒருபோதும் பார்க்க மாட்டார்.

மெய்நிகர் வரவேற்பு ஓய்வாக இருப்பவரை எப்படி அடைகிறது

மணி அல்லது பொதுத் தொலைபேசியின் பலவீனம், அது ஒரே இடத்தில் ஒலிப்பதுதான். மெய்நிகர் வரவேற்பு நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் நபர்களின் போன்களில் ஒலிக்கிறது, அவர்கள் அலுவலகத்தில் எங்கிருந்தாலும் அல்லது வெளியே இருந்தாலும்.

Qoorbell-இல் ஒவ்வொரு டோர்பெல்லுக்கும் “யார் பதிலளிக்கிறார்கள்” என்ற பட்டியல் உண்டு. பார்வையாளர்களைக் கவனிக்கக்கூடிய சக ஊழியர்களைச் சேருங்கள்: பார்வையாளர் மணி அடிக்கிறார், அந்த நபர்களின் போன்களில் அழைப்பு வருகிறது, யார் ஓய்வாக இருக்கிறாரோ அவர் வீடியோ அல்லது சாட் மூலம் பதிலளிக்கிறார். இலவசத் திட்டம் உட்பட ஒவ்வொரு திட்டத்திலும், வரம்பற்ற டோர்பெல்கள், குழுக்கள், ஒவ்வொரு டோர்பெல்லிலும் வரம்பற்ற நபர்கள் வைத்துக்கொள்ளலாம்.

உங்கள் அலுவலகத்தில் பல அணிகள் அல்லது பல கதவுகள் இருந்தால், டோர்பெல்களைத் தளங்கள், பகுதிகள் அல்லது அணிகள் வாரியாக ஒழுங்கமைக்கலாம். வாசலில் உள்ள ஒரே QR, யாரை அழைப்பது என்று பார்வையாளரைத் தேர்வுசெய்ய விடலாம், உதாரணமாக மேல்தள ஸ்டுடியோ அல்லது கணக்குப் பிரிவு, அதனால் யாரும் ஊகிக்க வேண்டியதில்லை.

யாரும் பதிலளிக்காதபோது, பார்வையாளர் சாட்டில் செய்தி விட்டுச் செல்லலாம். நீங்கள் ஒரு மெசேஜ் போல நேரம் கிடைக்கும்போது படித்து, போனிலிருந்து பதில் அனுப்பலாம். வேலை நேரத்தைப் பொறுத்தவரை, கட்டணத் திட்டங்களில் மணி எந்த நேரங்களில் ஒலிக்கலாம் என்று தேர்வுசெய்யலாம், அதனால் இரவிலும் விடுமுறை நாட்களிலும் டோர்பெல் அமைதியாக இருக்கும்.

ஒரே மதியத்தில் உங்கள் அலுவலக வரவேற்பை அமையுங்கள்

நீங்கள் எந்தக் கருவியைத் தேர்ந்தெடுத்தாலும், கருவியை விட நடைமுறைதான் முக்கியம். இரண்டு முதல் இருபது பேர் கொண்ட அணிக்கான எளிய திட்டம் இது.

1. யார் பதிலளிப்பார்கள் என்று முடிவுசெய்யுங்கள். ஒவ்வொரு நாளும் இரண்டு அல்லது மூன்று பேரைத் தேர்ந்தெடுங்கள், அல்லது வாராந்திர சுழற்சி முறை வையுங்கள், அதனால் கதவின் பொறுப்பு ஒருவர் மீது மட்டும் விழாது.
2. விதியை எழுதி வையுங்கள். உதாரணமாக: பார்வையாளர்கள் இரண்டு நிமிடங்களுக்குள் வரவேற்கப்பட வேண்டும், பதிலளிப்பவர் கூரியருக்குக் கையெழுத்திட வேண்டும், உடன் வருபவர் இல்லாமல் எந்தப் பார்வையாளரும் மீட்டிங் அறைகளைக் கடந்து செல்லக் கூடாது.
3. வாசலைத் தயார் செய்யுங்கள். கண் மட்டத்தில் பலகை, ஒரு நாற்காலி, நல்ல வெளிச்சம், எளிதில் கண்ணில் படும் இடத்தில் மணி அல்லது குறியீடு. QR பயன்படுத்தினால், ஓர் அடி தள்ளி நின்றும் ஸ்கேன் செய்யும் அளவுக்குப் பெரிதாக அச்சிட்டு, கதவின் அருகே ஒட்டுங்கள், வெளிச்சத்தைப் பிரதிபலிக்கும் கண்ணாடிக்குப் பின்னால் அல்ல.
4. டோர்பெல்லை அமையுங்கள். அதை உருவாக்கி, உங்கள் அலுவலகப் பெயரைக் கொடுத்து, பதிலளிக்கும் நபர்களைச் சேருங்கள். பட்டியலில் இல்லாத ஒரு போனிலிருந்து சோதனை அழைப்பு செய்யுங்கள்.
5. வருவதற்கு முன்பே பார்வையாளர்களுக்குத் தெரிவியுங்கள். மீட்டிங் அழைப்புகளிலும் டெலிவரி வழிமுறைகளிலும் ஒரு வரியைச் சேருங்கள்: “வந்ததும் வாசலில் உள்ள குறியீட்டை ஸ்கேன் செய்யுங்கள், நாங்கள் உங்களைச் சந்திக்க வருவோம்”.
6. ஒரு வாரம் கழித்து மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள். என்ன தவறு நடந்தது என்று அணியிடம் கேளுங்கள்: தவறவிட்ட அழைப்புகள், அதிக நேரம் காத்திருந்தவர்கள், கதவைக் கண்டுபிடிக்க முடியாத கூரியர் ஊழியர்கள். சுழற்சி முறையையும் பலகையையும் சரிசெய்யுங்கள்.

கவனிப்பாளர் இல்லாத வாசலில் பாதுகாப்பும் தனியுரிமையும்

காலியான மேசை பாதுகாப்புக் கேள்வியும் கூட. ரிசப்ஷனிஸ்ட் இல்லாத அலுவலகம் என்றால் யாருக்கும் திறந்த கதவு என்று அர்த்தமில்லை.

• உள் கதவை மூடியே வையுங்கள். யாராவது வந்து சந்திக்கும் வரை பார்வையாளர்கள் வாசலில் காத்திருக்கட்டும். மணி அல்லது குறியீடு உள்ளே வர அனுமதி கேட்கும் வழி, நேரடியாக நுழையும் வழி அல்ல.
• திறப்பதற்கு முன் பாருங்கள். வீடியோ அழைப்பு மூலம், யாரும் தம் மேசையை விட்டு எழுவதற்கு முன்பே, கதவில் யார் இருக்கிறார், அவருக்கு என்ன வேண்டும் என்று பார்க்கலாம்.
• தனிப்பட்ட எண்களை ரகசியமாக வையுங்கள். கதவில் சக ஊழியரின் மொபைல் எண்ணை ஒட்டுவதைத் தவிருங்கள். Qoorbell மூலம் பார்வையாளர்கள் டோர்பெல்லின் பெயரை மட்டுமே பார்ப்பார்கள், பதிலளிப்பவர்களின் தொலைபேசி எண்களை ஒருபோதும் அல்ல.
• யார் வந்தார்கள் என்று பதிவு வையுங்கள். மற்றவர்களின் பெயர்களைப் பார்வையாளர்கள் படிக்க முடியாதபடி வைக்கப்பட்ட ஓர் எளிய பதிவுத் தாள், அவசரநிலையிலும் கட்டட விதிகளுக்கும் உதவும்.

வீட்டைப் பாதுகாக்கும் பல பழக்கங்கள் சிறிய அலுவலகத்தையும் பாதுகாக்கின்றன. மேலும் தகவல்களை எங்கள் குறைந்த செலவு பாதுகாப்புக் குறிப்புகளில் காணலாம்.

கவனிக்க வேண்டியவை

ரிசப்ஷனிஸ்ட் இல்லாத ஏற்பாடு எல்லா அலுவலகங்களுக்கும் பொருந்தாது. அது எங்கே குறைபடுகிறது என்பதில் நேர்மையாக இருங்கள்.

• அதிகக் கூட்டம். ஒவ்வொரு மணி நேரமும் டஜன் கணக்கான பார்வையாளர்கள் வந்தால், மேசையில் ஒருவர் இருப்பதே பொதுவாக வேகமானதும் கனிவானதும். கருவிகள் சிறிய அணிக்கு உதவுகின்றன; பரபரப்பான வரவேற்பை மாற்றீடு செய்வதில்லை.
• ஸ்மார்ட்போன் இல்லாத பார்வையாளர்கள். சிலரால் குறியீட்டை ஸ்கேன் செய்ய முடியாது அல்லது விரும்ப மாட்டார்கள். மாற்று வழியாகப் பலகையில் சாதாரண மணி அல்லது தொலைபேசி எண்ணை வையுங்கள்.
• இணைய இணைப்பு அவசியம். வீடியோ அழைப்புக்குப் பார்வையாளரின் போனும் பதிலளிப்பவரின் போனும் ஆன்லைனில் இருக்க வேண்டும். அடித்தளத்திலோ தடிமனான சுவர்கள் உள்ள கட்டடத்திலோ, முதலில் கதவருகே சிக்னலைச் சரிபாருங்கள்.
• யாராவது பதிலளித்தே ஆக வேண்டும். சுழற்சி முறை புறக்கணிக்கப்பட்டால் எந்தக் கருவியும் உதவாது. நடைமுறைதான் உண்மையான ரிசப்ஷனிஸ்ட்.
• கட்டட விதிகள். பகிரப்பட்ட கட்டடங்களில், பொதுக் கதவுகளில் எதையும் ஒட்டுவதற்கு முன் நிர்வாகத்திடம் கேளுங்கள்.

பகல் நேரப் பார்வையாளர்களை விட, கடை மூடியிருக்கும்போது வரும் வாடிக்கையாளர்கள்தான் உங்கள் பிரச்சினை என்றால், வணிகம் மூடியிருக்கும்போது வாடிக்கையாளர்களுக்குச் சேவை செய்வது பற்றிய எங்கள் வழிகாட்டியைப் படியுங்கள். முழுக் கட்டடத்துக்கும் புதிய நுழைவு அமைப்பு தேவை என்றால், கட்டட இன்டர்காமை நவீனமாக்குவது எப்படி என்று பாருங்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

பார்வையாளர்கள் ஆப் நிறுவ வேண்டுமா?

இல்லை. அவர்கள் போன் கேமராவைக் குறியீட்டை நோக்கிக் காட்டினால் ஒரு இணையப் பக்கம் திறக்கும். பதிலளிப்பவர்கள் மட்டுமே Qoorbell ஆப் அல்லது இணையதளத்தைப் பயன்படுத்துவார்கள்.

ஒரே டோர்பெல்லுக்குப் பலர் பதிலளிக்க முடியுமா?

ஆம். அவர்களை டோர்பெல்லின் “யார் பதிலளிக்கிறார்கள்” பட்டியலில் சேருங்கள். இலவசத் திட்டம் உட்பட ஒவ்வொரு திட்டத்திலும், ஒவ்வொரு டோர்பெல்லிலும் வரம்பற்ற நபர்களை வைக்கலாம்.

பதிலளிக்க யாரும் ஓய்வாக இல்லையென்றால்?

பார்வையாளர் சாட்டில் செய்தி விட்டுச் செல்லலாம், நீங்கள் நேரம் கிடைக்கும்போது பதிலளிக்கலாம். பரபரப்பான நாளுக்கு, பலகையில் மாற்று நபரின் பெயர் அல்லது தொலைபேசி எண்ணை எழுதுங்கள்.

அலுவலக நேரத்துக்குப் பிறகு மணி ஒலிப்பதை நிறுத்த முடியுமா?

ஆம், கட்டணத் திட்டங்களில்: மணி எந்த நேரங்களில் ஒலிக்கலாம் என்று நீங்கள் தேர்வுசெய்கிறீர்கள், அந்த நேரங்களுக்கு வெளியே, டோர்பெல் இப்போது பார்வையாளர்களை ஏற்கவில்லை என்று பார்வையாளர்கள் பார்ப்பார்கள், செய்தி விட்டுச் செல்லலாம்.

வாசலில் ஏதாவது வன்பொருள் பொருத்த வேண்டுமா?

இல்லை. எந்தப் பிரின்டரிலும் குறியீட்டை அச்சிட்டு, கதவிலோ மேசையிலோ ஒட்டுங்கள். துளையிட வேண்டாம், வயரிங் வேண்டாம், பராமரிப்பு வேண்டாம்.

காலியாக இருக்கும்போதும் பதிலளிக்கும் முன் மேசை

சிறிய அலுவலகத்துக்கு நாள் முழுவதும் முன் மேசையில் அமர்ந்திருக்கும் ஒருவர் தேவையில்லை. தெளிவான பலகை, முழு அணியும் பின்பற்றும் நடைமுறை, ஒவ்வொரு பார்வையாளரும் ஓய்வாக இருப்பவரை அடைய ஒரு வழி, இவையே தேவை. மேலே உள்ள திட்டத்துடன் தொடங்குங்கள், ஒரு வாரம் சோதித்துப் பாருங்கள், தேவையானதைச் சரிசெய்யுங்கள். நீங்கள் தயாரானதும், Qoorbell மூலம் உங்கள் இலவச மெய்நிகர் வரவேற்பை உருவாக்குங்கள்.