ოფისის რესეფშენი ადმინისტრატორის გარეშე: 6 მოწყობა

ოფისის რესეფშენი ადმინისტრატორის გარეშე მაშინ მუშაობს, როცა ყველა სტუმარს სამი რამის დამოუკიდებლად გაკეთება შეუძლია: ნათლად დაინახოს, სად წავიდეს, განაცხადოს მოსვლის შესახებ და ერთ წუთში დაუკავშირდეს გუნდის ცოცხალ წევრს. მკაფიო წარწერა, მარტივი წესი და იმ ადამიანთან დარეკვის საშუალება, ვინც იმ წუთას თავისუფალია, მცირე ოფისების უმეტესობისთვის საკმარისია.

ეს სახელმძღვანელო განკუთვნილია მცირე ოფისებისთვის, სტუდიებისთვის, სააგენტოებისთვის, იურიდიული და საბუღალტრო ბიუროებისთვის, კოვორკინგებისა და სახელოსნოებისთვის, სადაც მისაღებში მთელი დღე არავინ ზის. აქ იპოვით ექვს მოწყობას, უფასოდან უფრო სრულამდე, ნაბიჯ-ნაბიჯ გეგმას, რომ ერთ-ერთი ამ კვირაშივე აამუშაოთ, და შეზღუდვებს, რომლებიც უნდა გაითვალისწინოთ.

რატომ არის ცარიელი მისაღები პრობლემა

მცირე გუნდს იშვიათად სჭირდება სრულ განაკვეთზე მომუშავე ადმინისტრატორი, მაგრამ სტუმრები მაინც მოდიან: კლიენტები შეხვედრაზე, კურიერები ამანათით, კანდიდატები გასაუბრებაზე, მომწოდებელი ინვოისით. როცა მაგიდა ცარიელია, ისინი კარზე აკაკუნებენ, ელოდებიან, დერეფანში დაეხეტებიან ან მიდიან.

თითოეულ ასეთ მომენტს თავისი ფასი აქვს. კლიენტი ჩუმად ელოდება და შეხვედრას გაღიზიანებული იწყებს. კურიერი ამანათს უკან მიაქვს. ვიღაც შედის ოთახში, სადაც კონფიდენციალური საუბარი მიმდინარეობს. კართან ყველაზე ახლოს მჯდომი კი არაოფიციალურ ადმინისტრატორად იქცევა, რომელსაც დღეში ათჯერ აწყვეტინებენ საქმეს.

მიზანი არ არის ადამიანის მოწყობილობით ჩანაცვლება. მიზანია, რომ ყველა სტუმარმა იცოდეს, რა გააკეთოს, და სწორ ადამიანს მიაღწიოს, ხოლო დანარჩენმა გუნდმა მუშაობა გააგრძელოს.

ოფისის რესეფშენის მოწყობის 6 გზა ადმინისტრატორის გარეშე

ეს ვარიანტები შეიძლება ერთმანეთს შეუთავსოთ. მცირე ოფისების უმეტესობა საბოლოოდ ორ ან სამ მათგანს იყენებს.

1. მკაფიო მისასალმებელი წარწერა. განათავსეთ თვალის დონეზე კარზე ან ცარიელ მაგიდაზე: ვინ ხართ, რა უნდა გააკეთოს სტუმარმა და რა მოხდება შემდეგ. „კეთილი იყოს თქვენი მობრძანება. გთხოვთ, დარეკოთ და ერთ წუთში ვინმე დაგხვდებათ“ ბევრად სჯობს უხსნელ ზარს.
2. მაგიდის ზარი ან უსადენო კარის ზარი. იაფი და ნაცნობი. მუშაობს, თუ ვინმე ყოველთვის გასაგონ მანძილზეა, მაგრამ არ გეუბნებათ, ვინ მოვიდა და რა უნდა, და ვერ აღწევს მას, ვინც სახლიდან მუშაობს ან უკანა სათათბირო ოთახშია.
3. საერთო ტელეფონის ნომერი წარწერაზე. სტუმრები რეკავენ ნომერზე, რომელიც ოფისში რეკავს. მუშაობს, მაგრამ ნომერი ყველას თვალწინაა და ვიღაცას ტელეფონი გვერდით უნდა ჰქონდეს და უპასუხოს.
4. სტუმრების რეგისტრაციის წესი. ჟურნალი ან პლანშეტი, სადაც სტუმრები წერენ სახელს, კომპანიას და ვისთან მოვიდნენ. სასარგებლოა უსაფრთხოებისთვის და იმის საცოდნელად, ვინ არის შენობაში, მაგრამ თავისთავად არავის ატყობინებს, რომ სტუმარი მოვიდა.
5. დომოფონი შენობის კარზე. გავრცელებულია ზედა სართულებზე ან საერთო შენობებში მდებარე ოფისებში. თუ შენობას უკვე აქვს გამართული დომოფონი, გამოიყენეთ. თუ გაფუჭებულია ან სადენებს საჭიროებს, შეკეთება შეიძლება ხანგრძლივი და ძვირი იყოს.
6. ვირტუალური რესეფშენი QR კოდით. სტუმარი ტელეფონის კამერით ასკანერებს დაბეჭდილ კოდს და იხსნება გვერდი, სადაც შეუძლია გუნდს ვიდეოზარით დაუკავშირდეს ან მისწეროს. Qoorbell-ით სტუმარი არაფერს აყენებს, ანგარიშს არ ქმნის და არავის ტელეფონის ნომერს ვერ ხედავს.

როგორ აღწევს ვირტუალური რესეფშენი თავისუფალ ადამიანს

ზარის ან საერთო ტელეფონის სუსტი მხარე ისაა, რომ ერთ ადგილას რეკავს. ვირტუალური რესეფშენი კი თქვენ მიერ არჩეული ადამიანების ტელეფონებზე რეკავს, სადაც არ უნდა იყვნენ ოფისში თუ მის გარეთ.

Qoorbell-ში ყველა კარის ზარს აქვს სია სახელწოდებით „ვინ პასუხობს“. დაამატეთ კოლეგები, რომლებსაც სტუმრების მიღება შეუძლიათ: სტუმარი რეკავს, ამ ადამიანებს ზარი ტელეფონზე უდით და ვინც თავისუფალია, პასუხობს ვიდეოთი ან ჩატით. ყველა გეგმა, უფასოს ჩათვლით, იძლევა შეუზღუდავ კარის ზარებს, ჯგუფებს და შეუზღუდავ ადამიანს თითოეულ ზარზე.

თუ ოფისში რამდენიმე გუნდი ან რამდენიმე კარია, კარის ზარები შეგიძლიათ დაალაგოთ სართულების, ზონების ან გუნდების მიხედვით. შესასვლელთან ერთ QR-ს შეუძლია სტუმარს მისცეს არჩევანი, ვის დაურეკოს, მაგალითად ზედა სართულის სტუდიას ან ბუღალტერიას, ასე რომ არავის მოუწევს გამოცნობა.

როცა არავინ პასუხობს, სტუმარს შეუძლია ჩატში შეტყობინება დატოვოს. თქვენ კითხულობთ მას, როცა მოიცლით, როგორც მოკლე შეტყობინებას, და პასუხობთ ტელეფონიდან. სამუშაო საათებისთვის ფასიანი გეგმები საშუალებას გაძლევთ აირჩიოთ, რომელ საათებში შეუძლია ზარს დარეკვა, ასე რომ ღამით და შაბათ-კვირას ის ჩუმადაა.

მოაწყვეთ ოფისის რესეფშენი ერთ ნაშუადღევს

რა ხელსაწყოებიც არ უნდა აირჩიოთ, წესი მოწყობილობაზე მნიშვნელოვანია. აი მარტივი გეგმა ორიდან ოც კაცამდე გუნდისთვის.

1. გადაწყვიტეთ, ვინ პასუხობს. აირჩიეთ ორი-სამი ადამიანი ყოველ დღეზე ან კვირის მორიგეობის გრაფიკი, რომ კარის ტვირთი ერთ ადამიანს არ დააწვეს.
2. ჩაწერეთ წესი. მაგალითად: სტუმრებს ორ წუთში ხვდებიან, ამანათს იბარებს ის, ვინც უპასუხა, და სტუმარს თანმხლების გარეშე არავინ ატარებს სათათბირო ოთახების გვერდით.
3. მოამზადეთ შესასვლელი. წარწერა თვალის დონეზე, სკამი, კარგი განათება და ადვილად საპოვნი ზარი ან კოდი. თუ QR-ს იყენებთ, დაბეჭდეთ საკმარისად დიდი, რომ ერთი ნაბიჯიდან დასკანერდეს, და განათავსეთ კართან, არა შუქის ამრეკლავი მინის მიღმა.
4. დააყენეთ კარის ზარი. შექმენით, დაარქვით ოფისის სახელი და დაამატეთ ადამიანები, ვინც უპასუხებს. გააკეთეთ სატესტო ზარი ტელეფონიდან, რომელიც სიაში არ არის.
5. უთხარით სტუმრებს მოსვლამდე. დაამატეთ ერთი ხაზი შეხვედრის მოსაწვევებსა და მიწოდების ინსტრუქციებში: „მოსვლისას დაასკანერეთ კოდი შესასვლელთან და დაგხვდებით“.
6. გადახედეთ ერთი კვირის შემდეგ. ჰკითხეთ გუნდს, რა არ გამოვიდა: გამოტოვებული ზარები, ზედმეტად დიდხანს მოლოდინში მყოფი ადამიანები, კურიერები, რომლებმაც კარი ვერ იპოვეს. შეცვალეთ მორიგეობა და წარწერა.

უსაფრთხოება და კონფიდენციალურობა უყურადღებო შესასვლელთან

ცარიელი მაგიდა უსაფრთხოების საკითხიცაა. ოფისი ადმინისტრატორის გარეშე არ უნდა ნიშნავდეს ყველასთვის ღია კარს.

• შიდა კარი დაკეტილი გქონდეთ. სტუმრები შესასვლელში ელოდებიან, სანამ ვინმე დახვდება. ზარი ან კოდი შესვლის ნებართვის თხოვნის საშუალებაა და არა პირდაპირ შესვლის.
• ნახეთ, სანამ გააღებთ. ვიდეოზარი საშუალებას გაძლევთ დაინახოთ, ვინ დგას კართან და რა სჭირდება, სანამ ვინმე მაგიდიდან ადგება.
• პირადი ნომრები დაიცავით. ნუ განათავსებთ კოლეგის მობილურს კარზე. Qoorbell-ით სტუმრები ხედავენ მხოლოდ კარის ზარის სახელს და არასოდეს — მპასუხებლების ტელეფონის ნომრებს.
• აღრიცხეთ, ვინ შემოდის. მარტივი სარეგისტრაციო ფურცელი, რომელიც ისეთ ადგილას ინახება, სადაც სტუმრები სხვების სახელებს ვერ წაიკითხავენ, გამოგადგებათ საგანგებო სიტუაციაში და შენობის წესების დაცვისას.

ბევრი ჩვევა, რომელიც სახლს იცავს, მცირე ოფისსაც იცავს. მეტს იპოვით ჩვენს იაფ რჩევებში უსაფრთხოებისთვის.

რა უნდა გაითვალისწინოთ

ადმინისტრატორის გარეშე მოწყობა ყველა ოფისს არ უხდება. გულწრფელად შეაფასეთ, სად ვერ ართმევს თავს.

• სტუმრების დიდი ნაკადი. თუ ყოველ საათში ათობით სტუმარი მოდის, მაგიდასთან მჯდომი ადამიანი ჩვეულებრივ უფრო სწრაფი და თბილია. ხელსაწყოები მცირე გუნდს ეხმარება, მაგრამ დატვირთულ მისაღებს ვერ ცვლის.
• სტუმრები სმარტფონის გარეშე. ზოგს არ შეუძლია ან არ სურს კოდის დასკანერება. სარეზერვოდ წარწერაზე დატოვეთ ჩვეულებრივი ზარი ან ტელეფონის ნომერი.
• საჭიროა ინტერნეტი. ვიდეოზარისთვის სტუმრისა და მპასუხებლის ტელეფონები ონლაინ უნდა იყოს. სარდაფში ან სქელკედლიან შენობაში ჯერ კართან სიგნალი შეამოწმეთ.
• ვიღაცამ მაინც უნდა უპასუხოს. თუ მორიგეობას არავინ იცავს, ვერანაირი ხელსაწყო ვერ დაგეხმარებათ. ნამდვილი ადმინისტრატორი თავად წესია.
• შენობის წესები. საერთო შენობებში, სანამ საერთო კარზე რამეს მიაკრავთ, მენეჯმენტს ჰკითხეთ.

თუ თქვენი პრობლემა დღის სტუმრები კი არა, მაღაზიის დაკეტვის შემდეგ მოსული მომხმარებლებია, წაიკითხეთ ჩვენი სახელმძღვანელო, როგორ მოემსახუროთ მომხმარებლებს, როცა ბიზნესი დაკეტილია. ხოლო თუ მთელ შენობას ახალი შესასვლელი სისტემა სჭირდება, ნახეთ, როგორ განაახლოთ შენობის დომოფონი.

ხშირად დასმული კითხვები

სჭირდებათ სტუმრებს აპლიკაციის დაყენება?

არა. ისინი ტელეფონის კამერას კოდისკენ მიმართავენ და იხსნება ვებგვერდი. Qoorbell-ის აპლიკაციას ან საიტს მხოლოდ მპასუხებლები იყენებენ.

შეუძლია ერთ კარის ზარს რამდენიმე ადამიანმა უპასუხოს?

დიახ. დაამატეთ ისინი კარის ზარის სიაში „ვინ პასუხობს“. ყველა გეგმა, უფასოს ჩათვლით, თითოეულ ზარზე შეუზღუდავ ადამიანს იძლევა.

რა მოხდება, თუ პასუხისთვის არავინაა თავისუფალი?

სტუმარს შეუძლია ჩატში შეტყობინება დატოვოს, თქვენ კი უპასუხებთ, როცა მოიცლით. დატვირთული დღისთვის წარწერაზე მიუთითეთ სარეზერვო სახელი ან ტელეფონის ნომერი.

შეიძლება, სამუშაო საათების გარეთ ზარი არ რეკავდეს?

დიახ, ფასიან გეგმებზე: თქვენ ირჩევთ, რომელ საათებში შეუძლია ზარს დარეკვა, ხოლო მის გარეთ სტუმრები ხედავენ, რომ კარის ზარი ამჟამად სტუმრებს არ იღებს, და შეუძლიათ შეტყობინების დატოვება.

გვჭირდება შესასვლელთან აპარატურის დამონტაჟება?

არა. კოდს ბეჭდავთ ნებისმიერ პრინტერზე და აკრავთ კარზე ან მაგიდაზე. არაფრის ბურღვა, სადენების გაყვანა ან მოვლა არ არის საჭირო.

მისაღები, რომელიც პასუხობს, მაშინაც კი, როცა ცარიელია

მცირე ოფისს არ სჭირდება ადამიანი, რომელიც მისაღებში მთელი დღე იჯდება. მას სჭირდება მკაფიო წარწერა, წესი, რომელსაც მთელი გუნდი იცავს, და გზა, რომლითაც ყველა სტუმარი მიაღწევს მას, ვინც იმ წუთას თავისუფალია. დაიწყეთ ზემოთ მოცემული გეგმით, გამოსცადეთ ერთი კვირა და დახვეწეთ. როცა მზად იქნებით, შექმენით უფასო ვირტუალური რესეფშენი Qoorbell-ით.