Reception ng Opisina na Walang Receptionist: 6 Paraang Gumagana

Gumagana ang reception ng opisina na walang receptionist kapag kaya ng bawat bisita na gawin nang mag-isa ang tatlong bagay: makita nang malinaw kung saan pupunta, ipaalam na dumating na sila, at makausap ang isang tao sa team sa loob ng isang minuto. Sapat na sa karamihan ng maliliit na opisina ang malinaw na karatula, simpleng routine at paraan para tawagan ang sinumang bakante.

Para ang gabay na ito sa maliliit na opisina, studio, ahensya, law at accounting firm, coworking space at talyer kung saan walang nakaupo sa front desk buong araw. Makikita mo rito ang anim na setup, mula sa libre hanggang sa mas kumpleto, isang hakbang-hakbang na plano para maihanda ang isa ngayong linggo, at ang mga limitasyong dapat tandaan.

Bakit problema ang bakanteng front desk

Bihirang kailanganin ng maliit na team ang full-time na receptionist, pero dumarating pa rin ang mga bisita: kliyenteng may meeting, rider na may dalang parcel, aplikanteng may interview, supplier na may dalang invoice. Kapag walang tao sa desk, kumakatok sila, naghihintay, naglilibot sa pasilyo o umaalis na lang.

May kapalit ang bawat sandaling iyon. Naghihintay nang tahimik ang kliyente at naiinis na pagsimula ng meeting. Umaalis ang rider dala ang parcel. May pumapasok sa kuwarto habang may kumpidensyal na tawag. At ang taong pinakamalapit sa pinto ang nagiging di-opisyal na receptionist, naaabala nang sampung beses sa isang araw.

Hindi layunin na palitan ng gadget ang tao. Ang layunin ay matiyak na alam ng bawat bisita ang gagawin at makakarating sila sa tamang tao, habang tuloy ang trabaho ng iba pang miyembro ng team.

6 na paraan para sa reception ng opisina na walang receptionist

Puwedeng pagsamahin ang mga opsyong ito. Karamihan sa maliliit na opisina ay gumagamit ng dalawa o tatlo sa mga ito.

1. Malinaw na karatulang pangsalubong. Ilagay ito na kapantay ng mata sa pinto o sa bakanteng desk: sino kayo, ano ang dapat gawin, at ano ang susunod na mangyayari. Mas mabuti ang “Maligayang pagdating. Pakipindot ang bell at may lalabas para salubungin kayo sa loob ng isang minuto” kaysa sa bell na walang paliwanag.
2. Bell sa mesa o wireless na doorbell. Mura at pamilyar. Gumagana ito kung laging may nakakarinig, pero hindi nito sinasabi kung sino ang dumating o ano ang kailangan nila, at hindi nito naaabot ang nagtatrabaho mula sa bahay o nasa meeting room sa likod.
3. Isang shared na numero ng telepono sa karatula. Tumatawag ang bisita sa numerong nagri-ring sa opisina. Gumagana ito, pero nakalantad sa publiko ang numero, at kailangang may laging malapit sa telepono para sumagot.
4. Routine sa pag-sign in ng bisita. Logbook o tablet kung saan isinusulat ng bisita ang pangalan, kumpanya at kung sino ang pupuntahan. Kapaki-pakinabang ito sa seguridad at para malaman kung sino ang nasa gusali, pero hindi nito mismo sinasabihan ang sinuman na may dumating na bisita.
5. Intercom sa pinto sa kalye. Karaniwan sa mga opisinang nasa itaas o nasa gusaling may kasamang ibang tenant. Kung may gumaganang intercom na ang gusali, gamitin ito. Kung sira ito o kailangan ng wiring, puwedeng matagal at mahal ang pagpapaayos.
6. Virtual na reception gamit ang QR code. Ini-scan ng bisita ang naka-print na code gamit ang camera ng phone at bubukas ang isang page kung saan puwede silang mag-video call o mag-chat sa team. Sa Qoorbell, walang ini-install ang bisita at walang ginagawang account, at hindi nila kailanman nakikita ang numero ng telepono ng sinuman.

Paano naaabot ng virtual na reception ang sinumang bakante

Ang kahinaan ng bell o shared na telepono ay nagri-ring lang ito sa iisang lugar. Ang virtual na reception ay nagri-ring sa phone ng mga taong pipiliin mo, nasaan man sila, nasa loob man o labas ng opisina.

Sa Qoorbell, bawat doorbell ay may listahang tinatawag na “Sumasagot”. Idagdag ang mga katrabahong puwedeng humarap sa bisita: magri-ring ang bisita, matatanggap ng mga taong iyon ang ring sa kanilang phone, at ang sinumang bakante ang sasagot sa video o chat. Sa bawat plano, kasama ang libre, puwede kang magkaroon ng walang limitasyong doorbell, grupo at tao sa bawat doorbell.

Kung may ilang team o ilang pinto ang opisina mo, puwede mong ayusin ang mga doorbell ayon sa palapag, zone o team. Isang QR lang sa pasukan ay puwedeng magpapili sa bisita kung sino ang tatawagan, halimbawa ang studio sa itaas o ang accounting team, para walang manghuhula.

At kapag walang sumagot, puwedeng mag-iwan ng mensahe ang bisita sa chat. Babasahin mo ito kapag may oras ka, parang text, at sasagot mula sa phone mo. Para sa oras ng opisina, sa mga bayad na plano ay puwede mong piliin ang mga oras na puwede itong mag-ring, kaya tahimik ang doorbell sa gabi at tuwing weekend.

Ihanda ang reception ng opisina mo sa isang hapon

Anuman ang tools na piliin mo, mas mahalaga ang routine kaysa sa gadget. Narito ang simpleng plano para sa team na dalawa hanggang dalawampung tao.

1. Pagpasyahan kung sino ang sasagot. Pumili ng dalawa o tatlong tao bawat araw, o lingguhang rotation, para walang iisang taong mag-isang nagbabantay sa pinto.
2. Isulat ang patakaran. Halimbawa: sinasalubong ang bisita sa loob ng dalawang minuto, ang sumagot ang pipirma para sa parcel, at walang magdadala ng bisita lampas sa mga meeting room nang walang kasamang host.
3. Ihanda ang pasukan. Karatulang kapantay ng mata, isang upuan, maayos na ilaw, at ang bell o code sa lugar na madaling makita. Kung QR ang gagamitin mo, i-print ito nang sapat ang laki para ma-scan mula isang hakbang ang layo at idikit sa tabi ng pinto, hindi sa likod ng salaming nagre-reflect ng liwanag.
4. I-set up ang doorbell. Gawin ito, pangalanan ayon sa pangalan ng opisina mo, at idagdag ang mga taong sasagot. Mag-test call mula sa phone na wala sa listahan.
5. Sabihan ang mga bisita bago sila dumating. Magdagdag ng isang linya sa mga imbitasyon sa meeting at sa instruction para sa delivery: “Pagdating ninyo, i-scan ang code sa pasukan at sasalubungin namin kayo”.
6. Suriin pagkalipas ng isang linggo. Tanungin ang team kung ano ang hindi umubra: mga na-miss na ring, mga taong masyadong matagal naghintay, mga rider na hindi nakita ang pinto. Ayusin ang rotation at ang karatula.

Seguridad at privacy sa pasukang walang bantay

Usapin din ng seguridad ang bakanteng desk. Hindi dapat mangahulugan ang opisinang walang receptionist na bukas ang pinto para sa kahit sino.

• Panatilihing sarado ang panloob na pinto. Naghihintay ang bisita sa pasukan hanggang may sumalubong sa kanila. Ang bell o code ay paraan nila para humingi ng pahintulot pumasok, hindi para basta pumasok.
• Tingnan muna bago buksan. Sa video call, makikita mo kung sino ang nasa pinto at ano ang kailangan nila bago may umalis sa kanyang desk.
• Panatilihing pribado ang personal na numero. Iwasang ilagay sa pinto ang mobile number ng katrabaho. Sa Qoorbell, ang pangalan lang ng doorbell ang nakikita ng bisita, hindi kailanman ang numero ng mga sumasagot.
• Itala kung sino ang pumapasok. Isang simpleng sign-in sheet, na nakatago sa lugar kung saan hindi mababasa ng bisita ang ibang pangalan, ay nakakatulong kapag may emergency at sa mga patakaran ng gusali.

Marami sa mga gawing nagpoprotekta sa bahay ay nagpoprotekta rin sa maliit na opisina. Makakakita ka ng iba pa sa aming murang tips sa seguridad.

Mga dapat tandaan

Hindi bagay sa lahat ng opisina ang setup na walang receptionist. Maging tapat tungkol sa mga kakulangan nito.

• Maraming bisita. Kung dose-dosenang bisita ang dumarating bawat oras, kadalasang mas mabilis at mas magiliw ang taong nasa desk. Tumutulong ang tools sa maliit na team; hindi nito napapalitan ang abalang reception.
• Mga bisitang walang smartphone. May mga taong hindi kaya o ayaw mag-scan ng code. Maglagay ng simpleng bell o numero ng telepono sa karatula bilang backup.
• Kailangan ng koneksyon. Para sa video call, kailangang online ang phone ng bisita at ang phone na sasagot. Sa basement o gusaling makapal ang pader, tingnan muna ang signal sa pinto.
• Kailangan pa ring may sumagot. Walang tool na makakatulong kung binabalewala ang rotation. Ang routine ang tunay na receptionist.
• Mga patakaran ng gusali. Sa gusaling may kasamang ibang tenant, magtanong muna sa admin bago magdikit ng anuman sa mga pinto na pinagsasaluhan.

Kung ang problema mo ay mga customer na dumarating kapag sarado ang tindahan at hindi mga bisita sa araw, basahin ang gabay namin tungkol sa pag-asikaso sa customer kapag sarado ang negosyo mo. At kung kailangan ng buong gusali ng bagong sistema sa pasukan, tingnan kung paano gawing moderno ang intercom ng gusali.

Mga madalas itanong

Kailangan bang mag-install ng app ang mga bisita?

Hindi. Itututok lang nila ang camera ng phone sa code at bubukas ang isang web page. Ang mga sumasagot lang ang gumagamit ng app o website ng Qoorbell.

Puwede bang sumagot ang ilang tao sa iisang doorbell?

Oo. Idagdag sila sa listahang “Sumasagot” ng doorbell. Sa bawat plano, kasama ang libre, walang limitasyon ang bilang ng tao sa bawat doorbell.

Paano kung walang bakanteng sasagot?

Puwedeng mag-iwan ng mensahe ang bisita sa chat, at sasagot ka kapag may oras ka. Para sa abalang araw, maglagay ng backup na pangalan o numero ng telepono sa karatula.

Puwede ba itong tumigil sa pag-ring sa labas ng oras ng opisina?

Oo, sa mga bayad na plano: pipiliin mo ang mga oras na puwede itong mag-ring, at sa labas ng mga oras na iyon, makikita ng bisita na hindi tumatanggap ng bisita ang doorbell at puwede silang mag-iwan ng mensahe.

Kailangan ba naming mag-install ng hardware sa pasukan?

Hindi. I-print mo ang code sa kahit anong printer at idikit sa pinto o sa desk. Walang kailangang butasin, i-wire o i-maintain.

Front desk na sumasagot, kahit walang tao

Hindi kailangan ng maliit na opisina ng taong nakaupo sa front desk buong araw. Ang kailangan nito ay malinaw na karatula, routine na sinusunod ng buong team at paraan para makarating ang bawat bisita sa sinumang bakante. Magsimula sa plano sa itaas, subukan ito nang isang linggo, at ayusin. Kapag handa ka na, gumawa ng libreng virtual na reception gamit ang Qoorbell.