Resepsiyonistsiz ofis qəbulu: işləyən 6 həll yolu

Resepsiyonistsiz ofis qəbulu hər qonaq üç işi təkbaşına edə bildikdə işləyir: hara getməli olduğunu aydın görmək, gəldiyini bildirmək və bir dəqiqə ərzində komandadan real bir insana çatmaq. Aydın lövhə, sadə qayda və o an boş olan şəxsə zəng etmək imkanı əksər kiçik ofislər üçün kifayətdir.

Bu bələdçi qəbul masasında bütün gün heç kimin oturmadığı kiçik ofislər, studiyalar, agentliklər, hüquq və mühasibat büroları, kovorkinqlər və emalatxanalar üçündür. Burada pulsuzdan daha geniş variantlara qədər altı həll yolu, bu həftə birini qurmaq üçün addım-addım plan və nəzərə alınmalı olan məhdudiyyətləri tapacaqsınız.

Boş qəbul masası niyə problemdir?

Kiçik komandaya tam ştatlı resepsiyonist nadir hallarda lazım olur, amma qonaqlar yenə də gəlir: görüşə gələn müştərilər, bağlama gətirən kuryerlər, müsahibəyə gələn namizədlər, qaimə gətirən təchizatçılar. Masa boş olanda onlar qapını döyür, gözləyir, dəhlizdə gəzişir və ya çıxıb gedirlər.

Bu anların hər birinin bir qiyməti var. Səssizcə gözləyən müştəri görüşə əsəbi başlayır. Kuryer bağlamanı geri aparır. Kimsə məxfi danışığın getdiyi otağa girir. Qapıya ən yaxın oturan isə gündə on dəfə işi bölünən qeyri-rəsmi resepsiyonistə çevrilir.

Məqsəd insanı bir cihazla əvəz etmək deyil. Məqsəd odur ki, komandanın qalan hissəsi işləməyə davam edərkən hər qonaq nə etməli olduğunu bilsin və lazımi şəxsə çatsın.

Resepsiyonistsiz ofis qəbulunun 6 yolu

Bu variantları birləşdirmək olar. Əksər kiçik ofislər sonda onlardan ikisini və ya üçünü istifadə edir.

1. Aydın salamlama lövhəsi. Onu qapıya və ya boş masaya göz səviyyəsində asın: kim olduğunuz, nə etmək lazım olduğu və sonra nə baş verəcəyi. «Xoş gəlmisiniz. Zəhmət olmasa zəngi basın, bir dəqiqəyə kimsə sizi qarşılayacaq» yazısı izahsız zəngdən qat-qat yaxşıdır.
2. Masa zəngi və ya simsiz qapı zəngi. Ucuz və tanışdır. Kimsə həmişə eşidə biləcək məsafədədirsə işləyir, amma kimin gəldiyini və nə istədiyini demir, evdən işləyən və ya arxadakı iclas otağında olan heç kimə çatmır.
3. Lövhədə ümumi telefon nömrəsi. Qonaqlar ofisdə zəng çalan nömrəyə zəng edirlər. İşləyir, amma nömrəni hamının gözü önünə qoyur və kimsə telefonu yanında saxlayıb cavab verməlidir.
4. Qonaq qeydiyyatı qaydası. Qonaqların adını, şirkətini və kimin yanına gəldiyini yazdığı jurnal və ya planşet. Təhlükəsizlik və binada kimin olduğunu bilmək üçün faydalıdır, amma təkbaşına heç kimə qonağın gəldiyini xəbər vermir.
5. Bina qapısında domofon. Yuxarı mərtəbələrdəki və ya ümumi binalardakı ofislərdə geniş yayılıb. Binada işləyən domofon varsa, ondan istifadə edin. Xarabdırsa və ya kabel tələb edirsə, təmiri uzun və baha ola bilər.
6. QR kodlu virtual qəbul. Qonaq çap olunmuş kodu telefon kamerası ilə skan edir və komanda ilə video zəng edə və ya yazışa biləcəyi səhifə açılır. Qoorbell ilə qonaq heç nə quraşdırmır, hesab yaratmır və heç kimin telefon nömrəsini görmür.

Virtual qəbul boş olan şəxsə necə çatır?

Zəngin və ya ümumi telefonun zəif cəhəti onun bir yerdə çalmasıdır. Virtual qəbul isə seçdiyiniz insanların telefonlarında çalır, ofisin harasında və ya ondan kənarda olmalarından asılı olmayaraq.

Qoorbell-də hər qapı zənginin «Kim cavab verir» adlı siyahısı var. Qonaqları qəbul edə biləcək həmkarlarınızı əlavə edin: qonaq zəng edir, bu insanların telefonunda zəng çalır və boş olan video və ya çat ilə cavab verir. Pulsuz plan da daxil olmaqla hər plan limitsiz qapı zəngi, qrup və hər zəngdə limitsiz insan imkanı verir.

Ofisinizdə bir neçə komanda və ya bir neçə qapı varsa, qapı zənglərini mərtəbələrə, zonalara və ya komandalara görə təşkil edə bilərsiniz. Girişdəki bir QR qonağa kimə zəng edəcəyini seçmək imkanı verə bilər, məsələn, yuxarı mərtəbədəki studiya və ya mühasibat komandası. Beləliklə, heç kim təxmin etmək məcburiyyətində qalmır.

Heç kim cavab verməyəndə qonaq çatda mesaj qoya bilər. Siz onu SMS kimi, imkanınız olanda oxuyur və telefonunuzdan cavab verirsiniz. İş saatları üçün ödənişli planlar zəngin hansı saatlarda çala biləcəyini seçməyə imkan verir, beləliklə zəng gecələr və həftə sonları səssiz qalır.

Ofis qəbulunuzu bir günortadan sonra qurun

Hansı alətləri seçməyinizdən asılı olmayaraq, qayda cihazdan daha vacibdir. İki nəfərdən iyirmi nəfərə qədər komanda üçün sadə plan budur.

1. Kimin cavab verəcəyini müəyyənləşdirin. Hər gün üçün iki-üç nəfər və ya həftəlik növbə cədvəli seçin ki, qapı yükü bir nəfərin üzərində qalmasın.
2. Qaydanı yazın. Məsələn: qonaqlar iki dəqiqə ərzində qarşılanır, bağlamanı cavab verən qəbul edir və heç kim qonağı müşayiətçi olmadan iclas otaqlarının yanından keçirmir.
3. Girişi hazırlayın. Göz səviyyəsində lövhə, stul, yaxşı işıq və asan tapılan zəng və ya kod. QR istifadə edirsinizsə, onu bir addım məsafədən skan ediləcək qədər böyük çap edin və işığı əks etdirən şüşənin arxasına deyil, qapının yanına yerləşdirin.
4. Qapı zəngini qurun. Onu yaradın, ofisinizin adını verin və cavab verəcək insanları əlavə edin. Siyahıda olmayan telefondan sınaq zəngi edin.
5. Qonaqlarınıza gəlməmişdən əvvəl deyin. Görüş dəvətlərinə və çatdırılma təlimatlarına bir sətir əlavə edin: «Gələndə girişdəki kodu skan edin, sizi qarşılamağa gələcəyik».
6. Bir həftədən sonra nəzərdən keçirin. Komandadan nəyin alınmadığını soruşun: buraxılmış zənglər, çox gözləyən insanlar, qapını tapa bilməyən kuryerlər. Növbə cədvəlini və lövhəni buna uyğun düzəldin.

Nəzarətsiz girişdə təhlükəsizlik və məxfilik

Boş masa həm də təhlükəsizlik məsələsidir. Resepsiyonisti olmayan ofis hər kəsə açıq qapı demək olmamalıdır.

• Daxili qapını bağlı saxlayın. Qonaqlar kimsə onları qarşılayana qədər girişdə gözləyirlər. Zəng və ya kod içəri girmək üçün icazə istəmək yoludur, birbaşa daxil olmaq üçün deyil.
• Açmazdan əvvəl görün. Video zəng heç kim masasından qalxmamış qapıda kimin olduğunu və nə istədiyini görməyə imkan verir.
• Şəxsi nömrələri gizli saxlayın. Həmkarınızın mobil nömrəsini qapıya yazmayın. Qoorbell ilə qonaqlar yalnız qapı zənginin adını görür, cavab verənlərin telefon nömrələrini heç vaxt görmürlər.
• Kimin daxil olduğunu qeyd edin. Qonaqların digər adları oxuya bilməyəcəyi yerdə saxlanan sadə qeydiyyat vərəqi fövqəladə hallarda və bina qaydalarına əməl etməkdə kömək edir.

Evi qoruyan vərdişlərin çoxu kiçik ofisi də qoruyur. Daha çoxunu ucuz təhlükəsizlik məsləhətlərimizdə tapa bilərsiniz.

Nələri nəzərə almalı

Resepsiyonistsiz həll hər ofisə uyğun deyil. Onun çatışmadığı yerlər barədə dürüst olun.

• Yüksək qonaq axını. Hər saat onlarla qonaq gəlirsə, masada oturan insan adətən daha sürətli və daha mehribandır. Alətlər kiçik komandaya kömək edir, amma sıx qəbulu əvəz etmir.
• Smartfonu olmayan qonaqlar. Bəzi insanlar kodu skan edə bilmir və ya istəmir. Ehtiyat olaraq lövhədə adi zəng və ya telefon nömrəsi saxlayın.
• İnternet bağlantısı lazımdır. Video zəng üçün həm qonağın, həm də cavab verənin telefonu onlayn olmalıdır. Zirzəmidə və ya qalın divarlı binada əvvəlcə qapıdakı siqnalı yoxlayın.
• Yenə də kimsə cavab verməlidir. Növbə cədvəlinə əməl edilmirsə, heç bir alət kömək etməz. Əsl resepsiyonist qaydanın özüdür.
• Bina qaydaları. Ümumi binalarda ortaq qapılara nəsə yapışdırmazdan əvvəl idarəetmədən soruşun.

Probleminiz gün ərzindəki qonaqlar deyil, mağaza bağlı olanda gələn müştərilərdirsə, biznesiniz bağlı olanda müştərilərə necə xidmət etməli bələdçimizi oxuyun. Bütün binaya yeni giriş sistemi lazımdırsa, bina domofonunu necə müasirləşdirməli olduğuna baxın.

Tez-tez verilən suallar

Qonaqlar tətbiq quraşdırmalıdırmı?

Xeyr. Onlar telefon kamerasını koda tuturlar və veb səhifə açılır. Qoorbell tətbiqindən və ya saytından yalnız cavab verən insanlar istifadə edir.

Eyni qapı zənginə bir neçə nəfər cavab verə bilərmi?

Bəli. Onları qapı zənginin «Kim cavab verir» siyahısına əlavə edin. Pulsuz plan da daxil olmaqla hər plan hər zəngdə limitsiz insana icazə verir.

Cavab verməyə heç kim boş deyilsə nə olur?

Qonaq çatda mesaj qoya bilər, siz də imkanınız olanda cavab verirsiniz. Sıx günlər üçün lövhəyə ehtiyat ad və ya telefon nömrəsi yazın.

İş saatlarından kənar zəng çalmağı dayandırmaq olarmı?

Bəli, ödənişli planlarda: zəngin hansı saatlarda çala biləcəyini siz seçirsiniz, bu saatlardan kənarda isə qonaqlar zəngin hazırda qonaq qəbul etmədiyini görür və mesaj qoya bilərlər.

Girişdə avadanlıq quraşdırmaq lazımdırmı?

Xeyr. Kodu istənilən printerdə çap edib qapıya və ya masaya yapışdırırsınız. Deşmək, kabel çəkmək və ya texniki xidmət göstərmək lazım deyil.

Boş olanda belə cavab verən qəbul masası

Kiçik ofisə bütün gün qəbul masasında oturan insan lazım deyil. Ona aydın lövhə, bütün komandanın əməl etdiyi qayda və hər qonağın o an boş olan şəxsə çata biləcəyi yol lazımdır. Yuxarıdakı planla başlayın, bir həftə sınayın və düzəlişlər edin. Hazır olanda Qoorbell ilə pulsuz virtual qəbulunuzu yaradın.