ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਦਫ਼ਤਰ ਦੀ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ: 6 ਕਾਰਗਰ ਤਰੀਕੇ

ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਦਫ਼ਤਰ ਦੀ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਉਦੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਮਹਿਮਾਨ ਤਿੰਨ ਕੰਮ ਆਪ ਕਰ ਸਕੇ: ਸਾਫ਼ ਵੇਖ ਸਕੇ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਜਾਣਾ ਹੈ, ਆਪਣੇ ਆਉਣ ਦੀ ਖ਼ਬਰ ਦੇ ਸਕੇ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਟੀਮ ਦੇ ਕਿਸੇ ਅਸਲ ਵਿਅਕਤੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕੇ। ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਬੋਰਡ, ਇੱਕ ਸੌਖਾ ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਜੋ ਵਿਹਲਾ ਹੋਵੇ ਉਸ ਨੂੰ ਬੁਲਾਉਣ ਦਾ ਤਰੀਕਾ, ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਛੋਟੇ ਦਫ਼ਤਰਾਂ ਲਈ ਇੰਨਾ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ।

ਇਹ ਗਾਈਡ ਛੋਟੇ ਦਫ਼ਤਰਾਂ, ਸਟੂਡੀਓ, ਏਜੰਸੀਆਂ, ਵਕੀਲਾਂ ਅਤੇ CA ਦੇ ਦਫ਼ਤਰਾਂ, ਕੋਵਰਕਿੰਗ ਸਪੇਸਾਂ ਅਤੇ ਵਰਕਸ਼ਾਪਾਂ ਲਈ ਹੈ, ਜਿੱਥੇ ਸਾਰਾ ਦਿਨ ਫ਼ਰੰਟ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਬੈਠਦਾ। ਇੱਥੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੁਫ਼ਤ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਵੱਧ ਪੂਰੇ ਤੱਕ ਛੇ ਤਰੀਕੇ, ਇਸੇ ਹਫ਼ਤੇ ਇੱਕ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੀ ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ ਯੋਜਨਾ, ਅਤੇ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਮਿਲਣਗੀਆਂ।

ਖ਼ਾਲੀ ਫ਼ਰੰਟ ਡੈਸਕ ਸਮੱਸਿਆ ਕਿਉਂ ਹੈ

ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਘੱਟ ਹੀ ਫ਼ੁੱਲ-ਟਾਈਮ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਮਹਿਮਾਨ ਤਾਂ ਆਉਂਦੇ ਹੀ ਹਨ: ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਗਾਹਕ, ਪਾਰਸਲ ਲੈ ਕੇ ਕੋਰੀਅਰ ਵਾਲੇ, ਇੰਟਰਵਿਊ ਲਈ ਉਮੀਦਵਾਰ, ਬਿੱਲ ਲੈ ਕੇ ਸਪਲਾਇਰ। ਜਦੋਂ ਡੈਸਕ ਖ਼ਾਲੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਉਹ ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਖੜਕਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਉਡੀਕ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਗਲਿਆਰੇ ਵਿੱਚ ਇੱਧਰ-ਉੱਧਰ ਘੁੰਮਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਵਾਪਸ ਚਲੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।

ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਹਰ ਪਲ ਦੀ ਕੋਈ ਕੀਮਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਗਾਹਕ ਚੁੱਪਚਾਪ ਉਡੀਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਨਾਰਾਜ਼ ਹੋ ਕੇ ਮੀਟਿੰਗ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਕੋਰੀਅਰ ਵਾਲਾ ਪਾਰਸਲ ਵਾਪਸ ਲੈ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਕੋਈ ਉਸ ਕਮਰੇ ਵਿੱਚ ਵੜ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਗੁਪਤ ਕਾਲ ਚੱਲ ਰਹੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਅਤੇ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਨੇੜੇ ਬੈਠਾ ਵਿਅਕਤੀ ਬਿਨਾਂ ਕਹੇ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਦਾ ਕੰਮ ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਦਸ ਵਾਰ ਰੁਕਦਾ ਹੈ।

ਮਕਸਦ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਥਾਂ ਕੋਈ ਗੈਜੇਟ ਲਾਉਣਾ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਮਹਿਮਾਨ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚੇ, ਜਦਕਿ ਬਾਕੀ ਟੀਮ ਆਪਣਾ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਰਹੇ।

ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਦਫ਼ਤਰ ਦੀ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਚਲਾਉਣ ਦੇ 6 ਤਰੀਕੇ

ਇਹ ਵਿਕਲਪ ਇਕੱਠੇ ਵਰਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਛੋਟੇ ਦਫ਼ਤਰ ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਦੋ ਜਾਂ ਤਿੰਨ ਅਪਣਾਉਂਦੇ ਹਨ।

1. ਸਾਫ਼ ਸਵਾਗਤ ਬੋਰਡ। ਇਸ ਨੂੰ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਜਾਂ ਖ਼ਾਲੀ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਅੱਖਾਂ ਦੀ ਉਚਾਈ 'ਤੇ ਲਾਓ: ਤੁਸੀਂ ਕੌਣ ਹੋ, ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਅੱਗੇ ਕੀ ਹੋਵੇਗਾ। “ਜੀ ਆਇਆਂ ਨੂੰ। ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਘੰਟੀ ਵਜਾਓ, ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਿਲਣ ਆਵੇਗਾ” ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵਾਲੀ ਘੰਟੀ ਨਾਲੋਂ ਕਿਤੇ ਵਧੀਆ ਹੈ।
2. ਮੇਜ਼ ਵਾਲੀ ਘੰਟੀ ਜਾਂ ਵਾਇਰਲੈੱਸ ਡੋਰਬੈੱਲ। ਸਸਤੀ ਅਤੇ ਜਾਣੀ-ਪਛਾਣੀ। ਜੇ ਕੋਈ ਹਮੇਸ਼ਾ ਸੁਣਨ ਜਿੰਨਾ ਨੇੜੇ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦੀ ਕਿ ਕੌਣ ਆਇਆ ਹੈ ਜਾਂ ਉਸ ਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਘਰੋਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਜਾਂ ਪਿੱਛੇ ਵਾਲੇ ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਵਿੱਚ ਬੈਠੇ ਕਿਸੇ ਤੱਕ ਨਹੀਂ ਪਹੁੰਚਦੀ।
3. ਬੋਰਡ 'ਤੇ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ। ਮਹਿਮਾਨ ਇੱਕ ਨੰਬਰ 'ਤੇ ਕਾਲ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਵੱਜਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਚੱਲਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਨੰਬਰ ਸਭ ਦੇ ਸਾਹਮਣੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਫ਼ੋਨ ਕੋਲ ਰੱਖ ਕੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ।
4. ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਦੀ ਐਂਟਰੀ ਦਾ ਤਰੀਕਾ। ਕਾਗ਼ਜ਼ ਦਾ ਰਜਿਸਟਰ ਜਾਂ ਟੈਬਲੇਟ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਮਹਿਮਾਨ ਆਪਣਾ ਨਾਂ, ਕੰਪਨੀ ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੂੰ ਮਿਲਣ ਆਏ ਹਨ ਲਿਖਦੇ ਹਨ। ਸੁਰੱਖਿਆ ਲਈ ਅਤੇ ਇਮਾਰਤ ਵਿੱਚ ਕੌਣ ਹੈ ਇਹ ਜਾਣਨ ਲਈ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ, ਪਰ ਆਪਣੇ-ਆਪ ਵਿੱਚ ਇਹ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦਾ ਕਿ ਮਹਿਮਾਨ ਆ ਗਿਆ ਹੈ।
5. ਗਲੀ ਵਾਲੇ ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਇੰਟਰਕਾਮ। ਉੱਪਰਲੀਆਂ ਮੰਜ਼ਿਲਾਂ ਦੇ ਦਫ਼ਤਰਾਂ ਜਾਂ ਸਾਂਝੀਆਂ ਇਮਾਰਤਾਂ ਵਿੱਚ ਆਮ ਹੈ। ਜੇ ਇਮਾਰਤ ਵਿੱਚ ਚੱਲਦਾ ਇੰਟਰਕਾਮ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹੀ ਵਰਤੋ। ਜੇ ਖ਼ਰਾਬ ਹੈ ਜਾਂ ਤਾਰਾਂ ਪਾਉਣੀਆਂ ਪੈਣ, ਤਾਂ ਠੀਕ ਕਰਵਾਉਣਾ ਹੌਲਾ ਅਤੇ ਮਹਿੰਗਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
6. QR ਕੋਡ ਵਾਲੀ ਵਰਚੁਅਲ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ। ਮਹਿਮਾਨ ਫ਼ੋਨ ਦੇ ਕੈਮਰੇ ਨਾਲ ਛਪਿਆ ਕੋਡ ਸਕੈਨ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਪੇਜ ਖੁੱਲ੍ਹਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਉਹ ਟੀਮ ਨਾਲ ਵੀਡੀਓ ਕਾਲ ਜਾਂ ਚੈਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। Qoorbell ਨਾਲ ਮਹਿਮਾਨ ਨੂੰ ਕੁਝ ਇੰਸਟਾਲ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ, ਕੋਈ ਖਾਤਾ ਨਹੀਂ ਬਣਾਉਣਾ ਪੈਂਦਾ, ਅਤੇ ਉਸ ਨੂੰ ਕਦੇ ਕਿਸੇ ਦਾ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਨਹੀਂ ਦਿਸਦਾ।

ਵਰਚੁਅਲ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਵਿਹਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਤੱਕ ਕਿਵੇਂ ਪਹੁੰਚਦੀ ਹੈ

ਘੰਟੀ ਜਾਂ ਸਾਂਝੇ ਫ਼ੋਨ ਦੀ ਕਮਜ਼ੋਰੀ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਇੱਕੋ ਥਾਂ ਵੱਜਦੇ ਹਨ। ਵਰਚੁਅਲ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਤੁਹਾਡੇ ਚੁਣੇ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਫ਼ੋਨਾਂ 'ਤੇ ਵੱਜਦੀ ਹੈ, ਚਾਹੇ ਉਹ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਕਿਤੇ ਵੀ ਹੋਣ ਜਾਂ ਬਾਹਰ।

Qoorbell ਵਿੱਚ ਹਰ ਡੋਰਬੈੱਲ ਦੀ ਇੱਕ ਸੂਚੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਦਾ ਨਾਂ “ਕੌਣ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ” ਹੈ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਸਾਥੀਆਂ ਨੂੰ ਜੋੜੋ ਜੋ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦੇ ਹਨ: ਮਹਿਮਾਨ ਘੰਟੀ ਵਜਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਫ਼ੋਨਾਂ 'ਤੇ ਰਿੰਗ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਜੋ ਵਿਹਲਾ ਹੋਵੇ ਉਹ ਵੀਡੀਓ ਜਾਂ ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਪਲਾਨ ਵਿੱਚ, ਮੁਫ਼ਤ ਵਾਲੇ ਸਮੇਤ, ਤੁਸੀਂ ਅਸੀਮਤ ਡੋਰਬੈੱਲ, ਗਰੁੱਪ ਅਤੇ ਹਰ ਡੋਰਬੈੱਲ 'ਤੇ ਅਸੀਮਤ ਲੋਕ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਕਈ ਟੀਮਾਂ ਜਾਂ ਕਈ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਡੋਰਬੈੱਲਾਂ ਨੂੰ ਮੰਜ਼ਿਲਾਂ, ਹਿੱਸਿਆਂ ਜਾਂ ਟੀਮਾਂ ਮੁਤਾਬਕ ਵੰਡ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਲੱਗਿਆ ਇੱਕੋ QR ਮਹਿਮਾਨ ਨੂੰ ਚੁਣਨ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਨੂੰ ਬੁਲਾਉਣਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਉੱਪਰਲਾ ਸਟੂਡੀਓ ਜਾਂ ਅਕਾਊਂਟਸ ਟੀਮ, ਤਾਂ ਜੋ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਨਾ ਲਾਉਣਾ ਪਵੇ।

ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਾ ਦੇਵੇ, ਮਹਿਮਾਨ ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਸੁਨੇਹਾ ਛੱਡ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਨੂੰ ਮੈਸੇਜ ਵਾਂਗ ਆਪਣੀ ਸਹੂਲਤ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਫ਼ੋਨ ਤੋਂ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹੋ। ਸਮੇਂ ਲਈ, ਪੇਡ ਪਲਾਨਾਂ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਚੁਣ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਘੰਟੀ ਕਿਹੜੇ ਘੰਟਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੱਜ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਰਾਤ ਨੂੰ ਅਤੇ ਛੁੱਟੀ ਵਾਲੇ ਦਿਨ ਡੋਰਬੈੱਲ ਚੁੱਪ ਰਹੇ।

ਇੱਕ ਦੁਪਹਿਰ ਵਿੱਚ ਆਪਣੀ ਦਫ਼ਤਰ ਦੀ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਤਿਆਰ ਕਰੋ

ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵੀ ਸਾਧਨ ਚੁਣੋ, ਗੈਜੇਟ ਨਾਲੋਂ ਨਿਯਮ ਵੱਧ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਦੋ ਤੋਂ ਵੀਹ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਟੀਮ ਲਈ ਇਹ ਇੱਕ ਸੌਖੀ ਯੋਜਨਾ ਹੈ।

1. ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਜਵਾਬ ਕੌਣ ਦੇਵੇਗਾ। ਹਰ ਦਿਨ ਦੋ-ਤਿੰਨ ਲੋਕ ਚੁਣੋ, ਜਾਂ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਵਾਰੀ ਬਣਾਓ, ਤਾਂ ਜੋ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਦਾ ਸਾਰਾ ਭਾਰ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ 'ਤੇ ਨਾ ਪਵੇ।
2. ਨਿਯਮ ਲਿਖ ਲਓ। ਮਿਸਾਲ ਵਜੋਂ: ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਦਾ ਦੋ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸਵਾਗਤ ਹੋਵੇ, ਜੋ ਜਵਾਬ ਦੇਵੇ ਉਹ ਕੋਰੀਅਰ 'ਤੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰੇ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਮਹਿਮਾਨ ਮੇਜ਼ਬਾਨ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮਾਂ ਕੋਲੋਂ ਨਾ ਲੰਘੇ।
3. ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਅੱਖਾਂ ਦੀ ਉਚਾਈ 'ਤੇ ਬੋਰਡ, ਇੱਕ ਕੁਰਸੀ, ਚੰਗੀ ਰੋਸ਼ਨੀ, ਅਤੇ ਘੰਟੀ ਜਾਂ ਕੋਡ ਅਜਿਹੀ ਥਾਂ ਜਿੱਥੇ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਲੱਭੇ। ਜੇ QR ਵਰਤਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਇੰਨਾ ਵੱਡਾ ਛਾਪੋ ਕਿ ਇੱਕ ਕਦਮ ਦੂਰੋਂ ਸਕੈਨ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਦੇ ਨਾਲ ਲਾਓ, ਰੋਸ਼ਨੀ ਚਮਕਾਉਣ ਵਾਲੇ ਸ਼ੀਸ਼ੇ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਨਹੀਂ।
4. ਡੋਰਬੈੱਲ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਇਸ ਨੂੰ ਬਣਾਓ, ਆਪਣੇ ਦਫ਼ਤਰ ਦਾ ਨਾਂ ਦਿਓ, ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਲੋਕ ਜੋੜੋ। ਸੂਚੀ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਵਾਲੇ ਕਿਸੇ ਫ਼ੋਨ ਤੋਂ ਟੈਸਟ ਕਾਲ ਕਰੋ।
5. ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਆਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦੱਸੋ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸੱਦਿਆਂ ਅਤੇ ਡਿਲੀਵਰੀ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਜੋੜੋ: “ਪਹੁੰਚ ਕੇ ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਲੱਗਿਆ ਕੋਡ ਸਕੈਨ ਕਰੋ, ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੈਣ ਆਵਾਂਗੇ”।
6. ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਬਾਅਦ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ। ਟੀਮ ਤੋਂ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕੀ ਗੜਬੜ ਹੋਈ: ਖੁੰਝੀਆਂ ਰਿੰਗਾਂ, ਬਹੁਤ ਦੇਰ ਉਡੀਕਦੇ ਲੋਕ, ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਨਾ ਲੱਭ ਸਕਣ ਵਾਲੇ ਕੋਰੀਅਰ ਵਾਲੇ। ਵਾਰੀ ਅਤੇ ਬੋਰਡ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ।

ਬਿਨਾਂ ਨਿਗਰਾਨੀ ਵਾਲੇ ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਸੁਰੱਖਿਆ ਅਤੇ ਨਿੱਜਤਾ

ਖ਼ਾਲੀ ਡੈਸਕ ਸੁਰੱਖਿਆ ਦਾ ਸਵਾਲ ਵੀ ਹੈ। ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਦਫ਼ਤਰ ਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਿ ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਹਰ ਕਿਸੇ ਲਈ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੈ।

• ਅੰਦਰਲਾ ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਬੰਦ ਰੱਖੋ। ਮਹਿਮਾਨ ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਉਡੀਕ ਕਰਨ ਜਦ ਤੱਕ ਕੋਈ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਮਿਲਣ ਨਾ ਆਵੇ। ਘੰਟੀ ਜਾਂ ਕੋਡ ਅੰਦਰ ਆਉਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਮੰਗਣ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ, ਸਿੱਧੇ ਅੰਦਰ ਵੜਨ ਦਾ ਨਹੀਂ।
• ਖੋਲ੍ਹਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵੇਖੋ। ਵੀਡੀਓ ਕਾਲ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਦੇ ਡੈਸਕ ਛੱਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਕੌਣ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸ ਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
• ਨਿੱਜੀ ਨੰਬਰ ਨਿੱਜੀ ਰੱਖੋ। ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਕਿਸੇ ਸਾਥੀ ਦਾ ਮੋਬਾਈਲ ਨੰਬਰ ਲਾਉਣ ਤੋਂ ਬਚੋ। Qoorbell ਨਾਲ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਡੋਰਬੈੱਲ ਦਾ ਨਾਂ ਦਿਸਦਾ ਹੈ, ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵਾਲਿਆਂ ਦੇ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਕਦੇ ਨਹੀਂ।
• ਕੌਣ ਆਇਆ ਇਸ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ। ਇੱਕ ਸਾਦੀ ਐਂਟਰੀ ਸ਼ੀਟ, ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਰੱਖੀ ਕਿ ਮਹਿਮਾਨ ਦੂਜਿਆਂ ਦੇ ਨਾਂ ਨਾ ਪੜ੍ਹ ਸਕਣ, ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਵਿੱਚ ਅਤੇ ਇਮਾਰਤ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਲਈ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ।

ਘਰ ਦੀ ਰਾਖੀ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਕਈ ਆਦਤਾਂ ਛੋਟੇ ਦਫ਼ਤਰ ਦੀ ਵੀ ਰਾਖੀ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਡੇ ਘੱਟ ਖ਼ਰਚੇ ਵਾਲੇ ਸੁਰੱਖਿਆ ਸੁਝਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਮਿਲੇਗੀ।

ਕਿਹੜੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣੀਆਂ ਹਨ

ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਵਿਵਸਥਾ ਹਰ ਦਫ਼ਤਰ ਲਈ ਠੀਕ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਇਮਾਨਦਾਰੀ ਨਾਲ ਵੇਖੋ ਕਿ ਇਹ ਕਿੱਥੇ ਘੱਟ ਪੈਂਦੀ ਹੈ।

• ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਆਵਾਜਾਈ। ਜੇ ਹਰ ਘੰਟੇ ਦਰਜਨਾਂ ਮਹਿਮਾਨ ਆਉਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਬੈਠਾ ਵਿਅਕਤੀ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਵੱਧ ਨਿਮਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਸਾਧਨ ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਦੀ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ; ਭੀੜ ਵਾਲੀ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਦੀ ਥਾਂ ਨਹੀਂ ਲੈਂਦੇ।
• ਸਮਾਰਟਫ਼ੋਨ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਮਹਿਮਾਨ। ਕੁਝ ਲੋਕ ਕੋਡ ਸਕੈਨ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਜਾਂ ਕਰਨਾ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ। ਬੈਕਅੱਪ ਵਜੋਂ ਬੋਰਡ 'ਤੇ ਸਾਦੀ ਘੰਟੀ ਜਾਂ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਰੱਖੋ।
• ਇੰਟਰਨੈੱਟ ਕਨੈਕਸ਼ਨ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ। ਵੀਡੀਓ ਕਾਲ ਲਈ ਮਹਿਮਾਨ ਦਾ ਫ਼ੋਨ ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਦਾ ਫ਼ੋਨ ਦੋਵੇਂ ਆਨਲਾਈਨ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਬੇਸਮੈਂਟ ਵਿੱਚ ਜਾਂ ਮੋਟੀਆਂ ਕੰਧਾਂ ਵਾਲੀ ਇਮਾਰਤ ਵਿੱਚ, ਪਹਿਲਾਂ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਕੋਲ ਸਿਗਨਲ ਜਾਂਚੋ।
• ਜਵਾਬ ਤਾਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਦੇਣਾ ਹੀ ਪਵੇਗਾ। ਜੇ ਵਾਰੀ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਕੋਈ ਸਾਧਨ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ। ਨਿਯਮ ਹੀ ਅਸਲ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਹੈ।
• ਇਮਾਰਤ ਦੇ ਨਿਯਮ। ਸਾਂਝੀਆਂ ਇਮਾਰਤਾਂ ਵਿੱਚ ਸਾਂਝੇ ਦਰਵਾਜ਼ਿਆਂ 'ਤੇ ਕੁਝ ਵੀ ਚਿਪਕਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪ੍ਰਬੰਧਕਾਂ ਤੋਂ ਪੁੱਛੋ।

ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਸਮੱਸਿਆ ਦਿਨ ਦੇ ਮਹਿਮਾਨ ਨਹੀਂ ਸਗੋਂ ਦੁਕਾਨ ਬੰਦ ਹੋਣ ਵੇਲੇ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਗਾਹਕ ਹਨ, ਤਾਂ ਕਾਰੋਬਾਰ ਬੰਦ ਹੋਣ ਵੇਲੇ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਸੇਵਾ ਬਾਰੇ ਸਾਡੀ ਗਾਈਡ ਪੜ੍ਹੋ। ਅਤੇ ਜੇ ਪੂਰੀ ਇਮਾਰਤ ਨੂੰ ਨਵੀਂ ਐਂਟਰੀ ਵਿਵਸਥਾ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਵੇਖੋ ਕਿ ਇਮਾਰਤ ਦੇ ਇੰਟਰਕਾਮ ਨੂੰ ਆਧੁਨਿਕ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ।

ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਸਵਾਲ

ਕੀ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਕੋਈ ਐਪ ਇੰਸਟਾਲ ਕਰਨੀ ਪੈਂਦੀ ਹੈ?

ਨਹੀਂ। ਉਹ ਫ਼ੋਨ ਦਾ ਕੈਮਰਾ ਕੋਡ ਵੱਲ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵੈੱਬ ਪੇਜ ਖੁੱਲ੍ਹ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਸਿਰਫ਼ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਲੋਕ Qoorbell ਐਪ ਜਾਂ ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਵਰਤਦੇ ਹਨ।

ਕੀ ਇੱਕੋ ਡੋਰਬੈੱਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਕਈ ਲੋਕ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹਨ?

ਹਾਂ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਡੋਰਬੈੱਲ ਦੀ “ਕੌਣ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ” ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਜੋੜੋ। ਹਰ ਪਲਾਨ ਵਿੱਚ, ਮੁਫ਼ਤ ਵਾਲੇ ਸਮੇਤ, ਹਰ ਡੋਰਬੈੱਲ 'ਤੇ ਅਸੀਮਤ ਲੋਕ ਰੱਖੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਜੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਕੋਈ ਵਿਹਲਾ ਨਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ?

ਮਹਿਮਾਨ ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਸੁਨੇਹਾ ਛੱਡ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਜਦੋਂ ਸਮਾਂ ਮਿਲੇ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹੋ। ਰੁਝੇਵੇਂ ਵਾਲੇ ਦਿਨ ਲਈ ਬੋਰਡ 'ਤੇ ਬੈਕਅੱਪ ਨਾਂ ਜਾਂ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਲਿਖੋ।

ਕੀ ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਘੰਟੀ ਵੱਜਣੀ ਬੰਦ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ?

ਹਾਂ, ਪੇਡ ਪਲਾਨਾਂ ਵਿੱਚ: ਤੁਸੀਂ ਚੁਣਦੇ ਹੋ ਕਿ ਘੰਟੀ ਕਿਹੜੇ ਘੰਟਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੱਜ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਦਿਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਡੋਰਬੈੱਲ ਇਸ ਵੇਲੇ ਮਹਿਮਾਨ ਨਹੀਂ ਲੈ ਰਹੀ ਅਤੇ ਉਹ ਸੁਨੇਹਾ ਛੱਡ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਕੀ ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਕੋਈ ਹਾਰਡਵੇਅਰ ਲਾਉਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ?

ਨਹੀਂ। ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਪ੍ਰਿੰਟਰ 'ਤੇ ਕੋਡ ਛਾਪੋ ਅਤੇ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਜਾਂ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਚਿਪਕਾ ਦਿਓ। ਨਾ ਡਰਿੱਲ, ਨਾ ਤਾਰਾਂ, ਨਾ ਸਾਂਭ-ਸੰਭਾਲ।

ਅਜਿਹਾ ਫ਼ਰੰਟ ਡੈਸਕ ਜੋ ਖ਼ਾਲੀ ਹੋਣ 'ਤੇ ਵੀ ਜਵਾਬ ਦੇਵੇ

ਛੋਟੇ ਦਫ਼ਤਰ ਨੂੰ ਸਾਰਾ ਦਿਨ ਫ਼ਰੰਟ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਬੈਠੇ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਉਸ ਨੂੰ ਲੋੜ ਹੈ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਬੋਰਡ ਦੀ, ਪੂਰੀ ਟੀਮ ਵੱਲੋਂ ਮੰਨੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਨਿਯਮ ਦੀ, ਅਤੇ ਅਜਿਹੇ ਤਰੀਕੇ ਦੀ ਜਿਸ ਨਾਲ ਹਰ ਮਹਿਮਾਨ ਵਿਹਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕੇ। ਉੱਪਰਲੀ ਯੋਜਨਾ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਇੱਕ ਹਫ਼ਤਾ ਅਜ਼ਮਾਓ, ਅਤੇ ਲੋੜ ਮੁਤਾਬਕ ਬਦਲਾਅ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਤਿਆਰ ਹੋਵੋ, Qoorbell ਨਾਲ ਆਪਣੀ ਮੁਫ਼ਤ ਵਰਚੁਅਲ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਬਣਾਓ।