रिसेप्सनिस्टबिना अफिस रिसेप्सन: काम गर्ने ६ उपाय

रिसेप्सनिस्टबिना अफिस रिसेप्सन तब चल्छ जब हरेक आगन्तुकले तीनवटा काम आफैं गर्न सक्छन्: कहाँ जाने भनेर स्पष्ट देख्न, आफू आएको जानकारी दिन, र एक मिनेटभित्र टिमको कुनै वास्तविक व्यक्तिसँग कुरा गर्न। स्पष्ट सूचना-पाटी, सजिलो नियम र जो फुर्सदमा छ उसलाई बोलाउने तरिका भए धेरैजसो साना अफिसको काम चल्छ।

यो गाइड साना अफिस, स्टुडियो, एजेन्सी, वकिल र चार्टर्ड एकाउन्टेन्टका कार्यालय, को-वर्किङ ठाउँ र वर्कसपका लागि हो, जहाँ दिनभर फ्रन्ट डेस्कमा कोही बस्दैन। यहाँ तपाईंले छवटा उपाय पाउनुहुनेछ, निःशुल्कदेखि अझ पूर्ण व्यवस्थासम्म, यही हप्ता सुरु गर्ने चरणबद्ध योजना, र ध्यान दिनुपर्ने सीमाहरू।

खाली फ्रन्ट डेस्क किन समस्या बन्छ

सानो टिमलाई विरलै पूरा समयको रिसेप्सनिस्ट चाहिन्छ, तर आगन्तुकहरू त आइरहन्छन्: बैठकका लागि ग्राहक, पार्सल लिएर कुरियरवाला, अन्तर्वार्ताका लागि उम्मेदवार, बिल लिएर आपूर्तिकर्ता। डेस्क खाली हुँदा उनीहरू ढोका ढकढक्याउँछन्, पर्खन्छन्, करिडोरमा डुल्छन् वा फर्किन्छन्।

यस्ता हरेक पलको मूल्य चुकाउनुपर्छ। ग्राहक चुपचाप पर्खन्छन् र बैठक रिसाएरै सुरु हुन्छ। कुरियरवाला पार्सल फिर्ता लैजान्छ। कोही यस्तो कोठामा पस्छ जहाँ गोप्य कल चलिरहेको हुन्छ। अनि ढोकाको सबैभन्दा नजिक बस्ने व्यक्ति नै अनौपचारिक रिसेप्सनिस्ट बन्छ, जसको काम दिनमा दस पटक रोकिन्छ।

लक्ष्य मान्छेको ठाउँमा कुनै यन्त्र राख्नु होइन। लक्ष्य यो हो कि हरेक आगन्तुकलाई के गर्ने थाहा होस् र ऊ सही व्यक्तिसम्म पुगोस्, बाँकी टिमले भने आफ्नो काम गरिरहोस्।

रिसेप्सनिस्टबिना अफिस रिसेप्सन चलाउने ६ तरिका

यी विकल्पहरू मिलाएर प्रयोग गर्न सकिन्छ। धेरैजसो साना अफिसले अन्ततः यीमध्ये दुई वा तीनवटा अपनाउँछन्।

1. स्पष्ट स्वागत सूचना-पाटी। यसलाई ढोकामा वा खाली डेस्कमा आँखाको उचाइमा राख्नुहोस्: तपाईं को हो, आगन्तुकले के गर्ने, र त्यसपछि के हुन्छ। “स्वागत छ। कृपया बेल बजाउनुहोस्, एक मिनेटमा कोही तपाईंलाई भेट्न आउनुहुनेछ” भन्ने लेख्नु कुनै जानकारीविनाको घण्टीभन्दा धेरै राम्रो हो।
2. टेबलको घण्टी वा वायरलेस डोरबेल। सस्तो र चिनजानको। कोही सधैं सुनिने दूरीमा भए यसले काम गर्छ, तर को आयो वा उसलाई के चाहिएको छ भन्ने बताउँदैन, र घरबाट काम गर्ने वा पछाडिको बैठक कोठामा बसेको व्यक्तिसम्म पुग्दैन।
3. सूचना-पाटीमा एउटा साझा फोन नम्बर। आगन्तुकले एउटा नम्बरमा फोन गर्छन् जुन अफिसमा बज्छ। यसले काम गर्छ, तर नम्बर सबैका सामु लेखिएको हुन्छ, र कसैले फोन नजिकै राखेर उठाउनुपर्छ।
4. आगन्तुक दर्ता पुस्तिका। कागजको रजिस्टर वा ट्याब्लेट, जसमा आगन्तुकले आफ्नो नाम, कम्पनी र कसलाई भेट्न आएको लेख्छन्। सुरक्षाका लागि र भवनमा को छ भनेर थाहा पाउन यो उपयोगी छ, तर यसले मात्र कसैलाई आगन्तुक आएको खबर दिँदैन।
5. मूल ढोकामा इन्टरकम। माथिल्लो तलाका वा साझा भवनका अफिसमा यो सामान्य हो। भवनमा पहिल्यै चल्ने इन्टरकम छ भने त्यही प्रयोग गर्नुहोस्। बिग्रिएको छ वा तार जोड्नुपर्छ भने मर्मत ढिलो र महँगो हुन सक्छ।
6. QR कोडसहितको भर्चुअल रिसेप्सन। आगन्तुकले फोनको क्यामेराले छापिएको कोड स्क्यान गर्छन् र एउटा पेज खुल्छ, जहाँबाट उनी टिमसँग भिडियो कल वा च्याट गर्न सक्छन्। Qoorbell मा आगन्तुकले केही इन्स्टल गर्नुपर्दैन, खाता खोल्नुपर्दैन, र कहिल्यै कसैको फोन नम्बर देख्दैनन्।

भर्चुअल रिसेप्सन फुर्सदमा भएको व्यक्तिसम्म कसरी पुग्छ

घण्टी वा साझा फोनको कमजोरी यो हो कि ऊ एउटै ठाउँमा बज्छ। भर्चुअल रिसेप्सन तपाईंले छानेका मान्छेहरूको फोनमा बज्छ, उनीहरू अफिसभित्र जहाँ भए पनि वा बाहिर भए पनि।

Qoorbell मा हरेक डोरबेलको एउटा सूची हुन्छ जसको नाम हो “कसले जवाफ दिन्छ”। त्यसमा आगन्तुकलाई भेट्न सक्ने सहकर्मीहरू थप्नुहोस्: आगन्तुकले बेल बजाउँछन्, ती सबैको फोनमा रिङ आउँछ, र जो फुर्सदमा छ उसले भिडियो वा च्याटबाट जवाफ दिन्छ। हरेक प्लानमा, निःशुल्क प्लानमा पनि, तपाईं असीमित डोरबेल, समूह र हरेक डोरबेलमा असीमित मान्छे राख्न सक्नुहुन्छ।

तपाईंको अफिसमा धेरै टिम वा धेरै ढोका छन् भने डोरबेलहरूलाई तला, भाग वा टिमअनुसार मिलाउन सकिन्छ। प्रवेशद्वारको एउटै QR ले आगन्तुकलाई कसलाई बोलाउने भनेर छान्न दिन सक्छ, जस्तै माथिल्लो तलाको स्टुडियो वा लेखा शाखा, ताकि कसैले अड्कल गर्नु नपरोस्।

अनि कसैले जवाफ दिएन भने आगन्तुकले च्याटमा सन्देश छोड्न सक्छन्। तपाईं त्यसलाई म्यासेजजस्तै फुर्सदमा पढ्नुहुन्छ र फोनबाटै जवाफ दिनुहुन्छ। कामको समयका लागि, सशुल्क प्लानमा बेल कुन समयमा बज्न सक्छ भनेर तपाईं छान्न सक्नुहुन्छ, ताकि राति र बिदाको दिन डोरबेल शान्त रहोस्।

एक दिउँसोमै आफ्नो अफिस रिसेप्सन तयार गर्नुहोस्

जुनसुकै साधन छान्नुहोस्, यन्त्रभन्दा नियम बढी महत्त्वपूर्ण हुन्छ। दुईदेखि बीस जनाको टिमका लागि यो एउटा सजिलो योजना हो।

1. जवाफ कसले दिने तय गर्नुहोस्। हरेक दिनका लागि दुई वा तीन जना छान्नुहोस्, वा हप्तावारी पालो बनाउनुहोस्, ताकि ढोकाको भार एक्लै कसैमाथि नपरोस्।
2. नियम लेखिराख्नुहोस्। उदाहरणका लागि: आगन्तुकलाई दुई मिनेटभित्र स्वागत गरियोस्, कुरियरको रसिदमा जवाफ दिनेले नै सही गरोस्, र कुनै पनि आगन्तुकलाई आयोजकविना बैठक कोठाको अगाडिबाट नलगियोस्।
3. प्रवेशद्वार तयार गर्नुहोस्। आँखाको उचाइमा सूचना-पाटी, एउटा कुर्सी, राम्रो उज्यालो, र बेल वा कोड सजिलै देखिने ठाउँमा। QR प्रयोग गर्नुहुन्छ भने एक पाइला टाढाबाट स्क्यान हुने गरी ठूलो छाप्नुहोस् र ढोकाको छेउमा टाँस्नुहोस्, उज्यालो टल्काउने सिसाको पछाडि होइन।
4. डोरबेल सेट गर्नुहोस्। यसलाई बनाउनुहोस्, आफ्नो अफिसको नाम दिनुहोस्, र जवाफ दिनेहरू थप्नुहोस्। सूचीमा नभएको फोनबाट परीक्षण कल गर्नुहोस्।
5. आगन्तुकलाई आउनुअघि नै भन्नुहोस्। बैठकको निम्तो र डेलिभरीका निर्देशनमा एउटा लाइन थप्नुहोस्: “आइपुगेपछि प्रवेशद्वारको कोड स्क्यान गर्नुहोस्, हामी तपाईंलाई भेट्न आउँछौं।”
6. एक हप्तापछि समीक्षा गर्नुहोस्। टिमलाई सोध्नुहोस् के बिग्रियो: छुटेका रिङ, धेरै बेर पर्खेका मान्छे, ढोका नभेटेका कुरियरवाला। अनि पालो र सूचना-पाटी मिलाउनुहोस्।

निगरानीविनाको प्रवेशद्वारमा सुरक्षा र गोपनीयता

खाली डेस्क सुरक्षाको प्रश्न पनि हो। रिसेप्सनिस्टबिनाको अफिस भनेको जोकोहीका लागि खुला ढोका होइन।

• भित्री ढोका बन्द राख्नुहोस्। कोही भेट्न नआएसम्म आगन्तुक प्रवेशद्वारमै पर्खिऊन्। बेल वा कोड भित्र आउने अनुमति माग्ने तरिका हो, सिधै भित्र पस्ने होइन।
• खोल्नुअघि हेर्नुहोस्। भिडियो कलले कसैले डेस्क छोड्नुअघि नै ढोकामा को छ र उसलाई के चाहिएको छ भनेर देखाउँछ।
• व्यक्तिगत नम्बर गोप्य राख्नुहोस्। ढोकामा कुनै सहकर्मीको मोबाइल नम्बर नटाँस्नुहोस्। Qoorbell मा आगन्तुकले डोरबेलको नाम मात्र देख्छन्, जवाफ दिनेहरूको फोन नम्बर कहिल्यै देख्दैनन्।
• आउनेहरूको अभिलेख राख्नुहोस्। आगन्तुकले अरूको नाम पढ्न नसक्ने ठाउँमा राखिएको साधारण दर्ता पाना आपत्कालमा र भवनका नियमका लागि काम लाग्छ।

घर जोगाउने धेरै बानीले सानो अफिसलाई पनि जोगाउँछन्। हाम्रा कम खर्चका सुरक्षा सुझाव मा थप जानकारी पाउनुहुनेछ।

के कुरामा ध्यान दिने

रिसेप्सनिस्टबिनाको व्यवस्था हरेक अफिसका लागि उपयुक्त हुँदैन। यो कहाँ कमजोर हुन्छ, इमानदारीपूर्वक हेर्नुहोस्।

• धेरै भीडभाड। हरेक घण्टा दर्जनौं आगन्तुक आउँछन् भने डेस्कमा बसेको मान्छे प्रायः छिटो र बढी विनम्र हुन्छ। यी साधनले सानो टिमलाई सघाउँछन्; व्यस्त रिसेप्सनको ठाउँ लिँदैनन्।
• स्मार्टफोन नभएका आगन्तुक। कतिपयले कोड स्क्यान गर्न सक्दैनन् वा चाहँदैनन्। विकल्पका रूपमा सूचना-पाटीमा साधारण घण्टी वा फोन नम्बर राख्नुहोस्।
• इन्टरनेट जडान चाहिन्छ। भिडियो कलका लागि आगन्तुकको फोन र जवाफ दिने फोन दुवै अनलाइन हुनुपर्छ। तहखाना वा बाक्लो पर्खाल भएको भवनमा पहिले ढोकामा सिग्नल जाँच्नुहोस्।
• जवाफ त कसैले दिनैपर्छ। पालोलाई बेवास्ता गरियो भने कुनै साधनले काम गर्दैन। वास्तविक रिसेप्सनिस्ट भनेको नियम नै हो।
• भवनका नियम। साझा भवनमा साझा ढोकामा केही टाँस्नुअघि व्यवस्थापनसँग सोध्नुहोस्।

तपाईंको समस्या दिउँसो आउने आगन्तुक नभई पसल बन्द हुँदा आउने ग्राहक हो भने पसल बन्द हुँदा ग्राहकलाई कसरी सेवा दिने भन्ने हाम्रो गाइड पढ्नुहोस्। अनि पूरै भवनलाई नयाँ प्रवेश प्रणाली चाहिएको छ भने भवनको इन्टरकम कसरी आधुनिक बनाउने हेर्नुहोस्।

बारम्बार सोधिने प्रश्न

आगन्तुकले कुनै एप इन्स्टल गर्नुपर्छ?

पर्दैन। उनीहरू फोनको क्यामेरा कोडतिर फर्काउँछन् र एउटा वेब पेज खुल्छ। जवाफ दिने मान्छेले मात्र Qoorbell एप वा वेबसाइट प्रयोग गर्छन्।

एउटै डोरबेलको जवाफ धेरै जनाले दिन सक्छन्?

सक्छन्। उनीहरूलाई डोरबेलको “कसले जवाफ दिन्छ” सूचीमा थप्नुहोस्। हरेक प्लानमा, निःशुल्क प्लानमा पनि, हरेक डोरबेलमा असीमित मान्छे राख्न सकिन्छ।

जवाफ दिन कोही फुर्सदमा छैन भने?

आगन्तुकले च्याटमा सन्देश छोड्न सक्छन्, र तपाईं फुर्सदमा जवाफ दिनुहुन्छ। व्यस्त दिनका लागि सूचना-पाटीमा वैकल्पिक नाम वा फोन नम्बर लेख्नुहोस्।

अफिस समयपछि यसलाई बज्न रोक्न सकिन्छ?

सकिन्छ, सशुल्क प्लानमा: यो कुन समयमा बज्न सक्छ भनेर तपाईं छान्नुहुन्छ, र त्यो समयबाहिर आगन्तुकले डोरबेलले अहिले आगन्तुक लिइरहेको छैन भन्ने देख्छन् र सन्देश छोड्न सक्छन्।

प्रवेशद्वारमा कुनै उपकरण जडान गर्नुपर्छ?

पर्दैन। तपाईं कोड जुनसुकै प्रिन्टरमा छाप्नुहुन्छ र ढोका वा डेस्कमा टाँस्नुहुन्छ। न ड्रिल, न तार, न मर्मत।

खाली हुँदा पनि जवाफ दिने फ्रन्ट डेस्क

सानो अफिसलाई दिनभर फ्रन्ट डेस्कमा बस्ने मान्छे चाहिँदैन। उसलाई चाहिन्छ स्पष्ट सूचना-पाटी, पूरै टिमले पालना गर्ने नियम, र हरेक आगन्तुक जो फुर्सदमा छ उसम्म पुग्ने तरिका। माथिको योजनाबाट सुरु गर्नुहोस्, एक हप्ता परीक्षण गर्नुहोस्, र आवश्यकताअनुसार मिलाउनुहोस्। तयार हुनुभएपछि Qoorbell मा आफ्नो निःशुल्क भर्चुअल रिसेप्सन बनाउनुहोस्।