रिसेप्शनिस्टशिवाय ऑफिस रिसेप्शन: उपयोगी ठरणारे 6 पर्याय

रिसेप्शनिस्टशिवाय ऑफिस रिसेप्शन तेव्हाच चालते जेव्हा प्रत्येक पाहुणा तीन गोष्टी स्वतः करू शकतो: कुठे जायचे ते स्पष्ट दिसणे, आपण आल्याचे कळवणे आणि एका मिनिटात टीममधील खऱ्या व्यक्तीशी बोलणे. एक स्पष्ट फलक, सोपी पद्धत आणि जो मोकळा असेल त्याला बोलावण्याचा मार्ग, यात बहुतेक लहान ऑफिसचे काम भागते.

हे मार्गदर्शन लहान ऑफिस, स्टुडिओ, एजन्सी, वकील आणि सनदी लेखापालांची कार्यालये, को-वर्किंग जागा आणि वर्कशॉपसाठी आहे, जिथे दिवसभर फ्रंट डेस्कवर कोणी बसत नाही. यात तुम्हाला सहा पर्याय मिळतील, मोफत ते अधिक पूर्ण व्यवस्थेपर्यंत, याच आठवड्यात सुरू करण्यासाठी टप्प्याटप्प्याची योजना, आणि लक्षात ठेवायच्या मर्यादा.

रिकामा फ्रंट डेस्क अडचण का ठरतो

लहान टीमला क्वचितच पूर्णवेळ रिसेप्शनिस्टची गरज असते, पण येणारे तरीही येतातच: मीटिंगसाठी क्लायंट, पार्सल घेऊन कुरिअरवाला, मुलाखतीसाठी उमेदवार, बिल घेऊन पुरवठादार. डेस्क रिकामा असेल तर ते दार ठोठावतात, वाट पाहतात, कॉरिडॉरमध्ये फिरतात किंवा निघून जातात.

अशा प्रत्येक क्षणाची किंमत मोजावी लागते. क्लायंट गप्प बसून वाट पाहतो आणि मीटिंग नाराजीने सुरू होते. कुरिअरवाला पार्सल परत घेऊन जातो. कोणीतरी अशा खोलीत शिरतो जिथे गोपनीय कॉल चालू आहे. आणि दाराजवळ बसणारी व्यक्तीच अनधिकृत रिसेप्शनिस्ट बनते, जिच्या कामात दिवसातून दहा वेळा व्यत्यय येतो.

उद्देश एखाद्या माणसाच्या जागी एखादे उपकरण बसवणे हा नाही. उद्देश असा आहे की प्रत्येक पाहुण्याला काय करायचे ते कळावे आणि तो योग्य व्यक्तीपर्यंत पोहोचावा, तोपर्यंत बाकीची टीम आपले काम करत राहावी.

रिसेप्शनिस्टशिवाय ऑफिस रिसेप्शन चालवण्याचे 6 मार्ग

हे पर्याय एकत्र वापरता येतात. बहुतेक लहान ऑफिस शेवटी यांपैकी दोन किंवा तीन वापरतात.

1. स्पष्ट स्वागत फलक. तो दारावर किंवा रिकाम्या डेस्कवर डोळ्यांच्या उंचीवर लावा: तुम्ही कोण आहात, पाहुण्याने काय करावे आणि पुढे काय होईल. “स्वागत आहे. कृपया बेल वाजवा, एका मिनिटात कोणीतरी तुम्हाला भेटायला येईल” हे कोणतीही माहिती नसलेल्या घंटीपेक्षा खूप चांगले.
2. टेबलवरची घंटी किंवा वायरलेस डोअरबेल. स्वस्त आणि ओळखीची. कोणीतरी नेहमी ऐकू येईल इतक्या अंतरावर असेल तर ती चालते, पण कोण आले आहे किंवा त्याला काय हवे आहे ते ती सांगत नाही, आणि घरून काम करणाऱ्या किंवा मागच्या मीटिंग रूममध्ये बसलेल्या व्यक्तीपर्यंत पोहोचत नाही.
3. फलकावर एक सामायिक फोन नंबर. पाहुणे एका नंबरवर फोन करतात जो ऑफिसमध्ये वाजतो. हे चालते, पण तो नंबर सर्वांसमोर लिहिलेला असतो, आणि कोणाला तरी फोन जवळ ठेवून तो उचलावा लागतो.
4. पाहुण्यांसाठी नोंदवही. कागदी वही किंवा टॅबलेट, ज्यात पाहुणे आपले नाव, कंपनी आणि कोणाला भेटायला आले ते लिहितात. सुरक्षेसाठी आणि इमारतीत कोण आहे हे कळण्यासाठी ती उपयोगी आहे, पण फक्त तिच्यामुळे कोणी आल्याचे कोणालाही कळत नाही.
5. मुख्य दारावर इंटरकॉम. वरच्या मजल्यावरच्या किंवा सामायिक इमारतींमधल्या ऑफिसमध्ये हे नेहमी दिसते. इमारतीत आधीच चालू इंटरकॉम असेल तर तोच वापरा. तो बिघडलेला असेल किंवा त्यासाठी वायरिंग लागत असेल, तर दुरुस्ती संथ आणि महाग होऊ शकते.
6. QR कोडसह व्हर्च्युअल रिसेप्शन. पाहुणा फोनच्या कॅमेऱ्याने छापलेला कोड स्कॅन करतो आणि एक पेज उघडते, जिथून तो टीमशी व्हिडिओ कॉल किंवा चॅट करू शकतो. Qoorbell मध्ये पाहुण्याला काहीही इन्स्टॉल करावे लागत नाही, खाते उघडावे लागत नाही, आणि त्याला कधीच कोणाचा फोन नंबर दिसत नाही.

व्हर्च्युअल रिसेप्शन मोकळ्या व्यक्तीपर्यंत कसे पोहोचते

घंटी किंवा सामायिक फोनची कमजोरी अशी की तो एकाच ठिकाणी वाजतो. व्हर्च्युअल रिसेप्शन तुम्ही निवडलेल्या लोकांच्या फोनवर वाजते, ते ऑफिसमध्ये कुठेही असोत किंवा बाहेर.

Qoorbell मध्ये प्रत्येक डोअरबेलची एक यादी असते जिचे नाव आहे “कोण उत्तर देतात”. त्यात पाहुण्यांना भेटू शकणाऱ्या सहकाऱ्यांना जोडा: पाहुणा बेल वाजवतो, त्या सर्वांच्या फोनवर रिंग येते, आणि जो मोकळा असेल तो व्हिडिओ किंवा चॅटने उत्तर देतो. प्रत्येक प्लॅनमध्ये, मोफत प्लॅनसह, तुम्ही अमर्याद डोअरबेल, ग्रुप आणि प्रत्येक डोअरबेलवर अमर्याद लोक ठेवू शकता.

तुमच्या ऑफिसमध्ये अनेक टीम किंवा अनेक दारे असतील, तर डोअरबेल मजले, विभाग किंवा टीमनुसार मांडता येतात. प्रवेशद्वारावरचा एकच QR पाहुण्याला कोणाला बोलवायचे ते निवडू देऊ शकतो, उदाहरणार्थ वरच्या मजल्यावरचा स्टुडिओ किंवा हिशेब विभाग, म्हणजे कोणालाही अंदाज लावावा लागत नाही.

आणि कोणीच उत्तर दिले नाही तर पाहुणा चॅटमध्ये संदेश ठेवू शकतो. तुम्ही तो मेसेजसारखा सवडीने वाचता आणि फोनवरून उत्तर देता. कामाच्या वेळेसाठी, सशुल्क प्लॅनमध्ये बेल कोणत्या वेळेत वाजू शकते ते तुम्ही निवडू शकता, म्हणजे रात्री आणि शनिवार-रविवारी डोअरबेल शांत राहते.

एका दुपारीत तुमचे ऑफिस रिसेप्शन तयार करा

तुम्ही कोणतेही साधन निवडा, उपकरणापेक्षा पद्धत जास्त महत्त्वाची. दोन ते वीस लोकांच्या टीमसाठी ही एक सोपी योजना आहे.

1. उत्तर कोण देणार ते ठरवा. दररोज दोन किंवा तीन लोक निवडा, किंवा आठवड्याची पाळी ठरवा, म्हणजे दाराची जबाबदारी एकट्या व्यक्तीवर पडत नाही.
2. नियम लिहून ठेवा. उदाहरणार्थ: पाहुण्याचे स्वागत दोन मिनिटांत व्हावे, कुरिअरची पावती उत्तर देणाऱ्यानेच सही करावी, आणि कोणत्याही पाहुण्याला यजमानाशिवाय मीटिंग रूमच्या पुढून नेऊ नये.
3. प्रवेशद्वार तयार करा. डोळ्यांच्या उंचीवर फलक, एक खुर्ची, चांगला प्रकाश, आणि बेल किंवा कोड सहज दिसेल अशा ठिकाणी. QR वापरत असाल तर तो एका पावलावरून स्कॅन होईल इतका मोठा छापा आणि दाराशेजारी लावा, प्रकाश परावर्तित करणाऱ्या काचेमागे नाही.
4. डोअरबेल सेट करा. ती तयार करा, तिला तुमच्या ऑफिसचे नाव द्या, आणि उत्तर देणाऱ्यांना जोडा. यादीत नसलेल्या फोनवरून चाचणी कॉल करा.
5. पाहुण्यांना येण्याआधीच सांगा. मीटिंगच्या निमंत्रणात आणि डिलिव्हरीच्या सूचनांमध्ये एक ओळ जोडा: “पोहोचल्यावर प्रवेशद्वारावरचा कोड स्कॅन करा, आम्ही तुम्हाला भेटायला येऊ.”
6. एका आठवड्यानंतर आढावा घ्या. टीमला विचारा काय चुकले: चुकलेल्या रिंग, खूप वेळ वाट पाहणारे लोक, दार न सापडलेले कुरिअरवाले. मग पाळी आणि फलक बदला.

देखरेख नसलेल्या प्रवेशद्वारावर सुरक्षा आणि गोपनीयता

रिकामा डेस्क हा सुरक्षेचाही प्रश्न आहे. रिसेप्शनिस्टशिवाय ऑफिस म्हणजे दार सगळ्यांसाठी उघडे, असा अर्थ होता कामा नये.

• आतले दार बंद ठेवा. कोणी भेटायला येईपर्यंत पाहुण्यांनी प्रवेशद्वारावर थांबावे. बेल किंवा कोड हा आत येण्याची परवानगी मागण्याचा मार्ग आहे, थेट आत शिरण्याचा नाही.
• उघडण्याआधी पाहा. व्हिडिओ कॉलमुळे कोणी डेस्क सोडण्याआधीच दारावर कोण आहे आणि त्याला काय हवे आहे ते तुम्हाला दिसते.
• वैयक्तिक नंबर खासगी ठेवा. दारावर एखाद्या सहकाऱ्याचा मोबाइल नंबर लावणे टाळा. Qoorbell मध्ये पाहुण्यांना फक्त डोअरबेलचे नाव दिसते, उत्तर देणाऱ्यांचे फोन नंबर कधीच नाही.
• येणाऱ्यांची नोंद ठेवा. एक साधी नोंदवही, पाहुण्यांना इतरांची नावे वाचता येणार नाहीत अशा ठिकाणी ठेवलेली, आणीबाणीत आणि इमारतीच्या नियमांसाठी उपयोगी पडते.

घराचे रक्षण करणाऱ्या अनेक सवयी लहान ऑफिसचेही रक्षण करतात. आमच्या कमी खर्चाच्या सुरक्षा टिप्स मध्ये आणखी माहिती मिळेल.

काय लक्षात ठेवावे

रिसेप्शनिस्टशिवायची व्यवस्था प्रत्येक ऑफिससाठी योग्य नसते. ती कुठे कमी पडते ते प्रामाणिकपणे पाहा.

• खूप जास्त वर्दळ. दर तासाला डझनभर पाहुणे येत असतील, तर डेस्कवरची व्यक्ती सहसा जलद आणि अधिक आपुलकीने काम करते. ही साधने लहान टीमला मदत करतात; गजबजलेल्या रिसेप्शनची जागा घेत नाहीत.
• स्मार्टफोन नसलेले पाहुणे. काही लोकांना कोड स्कॅन करता येत नाही किंवा करायचा नसतो. पर्याय म्हणून फलकावर साधी घंटी किंवा फोन नंबर ठेवा.
• इंटरनेट जोडणी आवश्यक. व्हिडिओ कॉलसाठी पाहुण्याचा फोन आणि उत्तर देणारा फोन, दोन्ही ऑनलाइन असावे लागतात. तळघरात किंवा जाड भिंतींच्या इमारतीत आधी दारावर सिग्नल तपासा.
• उत्तर कोणीतरी द्यायलाच हवे. पाळीकडे दुर्लक्ष झाले तर कोणतेही साधन उपयोगी पडत नाही. खरी रिसेप्शनिस्ट म्हणजे पद्धतच.
• इमारतीचे नियम. सामायिक इमारतींमध्ये सामायिक दारांवर काहीही चिकटवण्याआधी व्यवस्थापनाला विचारा.

तुमची अडचण दिवसा येणारे पाहुणे नसून दुकान बंद असताना येणारे ग्राहक असतील, तर दुकान बंद असताना ग्राहकांची सेवा कशी करावी हे आमचे मार्गदर्शन वाचा. आणि संपूर्ण इमारतीलाच नव्या प्रवेश व्यवस्थेची गरज असेल, तर इमारतीचा इंटरकॉम आधुनिक कसा करावा ते पाहा.

नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न

पाहुण्यांना एखादे ॲप इन्स्टॉल करावे लागते का?

नाही. ते फोनचा कॅमेरा कोडकडे धरतात आणि एक वेब पेज उघडते. फक्त उत्तर देणारे लोक Qoorbell ॲप किंवा वेबसाइट वापरतात.

एकाच डोअरबेलला अनेक लोक उत्तर देऊ शकतात का?

हो. त्यांना डोअरबेलच्या “कोण उत्तर देतात” यादीत जोडा. प्रत्येक प्लॅनमध्ये, मोफत प्लॅनसह, प्रत्येक डोअरबेलवर अमर्याद लोक ठेवता येतात.

उत्तर द्यायला कोणीच मोकळे नसेल तर?

पाहुणा चॅटमध्ये संदेश ठेवू शकतो, आणि तुम्ही सवडीने उत्तर देता. गर्दीच्या दिवसासाठी फलकावर पर्यायी नाव किंवा फोन नंबर लिहा.

ऑफिसच्या वेळेबाहेर ती वाजणे थांबवता येते का?

हो, सशुल्क प्लॅनमध्ये: ती कोणत्या वेळेत वाजू शकते ते तुम्ही निवडता, आणि त्या वेळेबाहेर पाहुण्यांना दिसते की डोअरबेल सध्या पाहुणे स्वीकारत नाही, आणि ते संदेश ठेवू शकतात.

प्रवेशद्वारावर एखादे उपकरण बसवावे लागते का?

नाही. तुम्ही कोड कोणत्याही प्रिंटरवर छापता आणि दारावर किंवा डेस्कवर चिकटवता. ड्रिल नाही, वायर नाही, देखभाल नाही.

रिकामा असतानाही उत्तर देणारा फ्रंट डेस्क

लहान ऑफिसला दिवसभर फ्रंट डेस्कवर बसणाऱ्या व्यक्तीची गरज नसते. त्याला हवा असतो एक स्पष्ट फलक, संपूर्ण टीम पाळेल अशी पद्धत, आणि प्रत्येक पाहुण्याला जो मोकळा असेल त्याच्यापर्यंत पोहोचण्याचा मार्ग. वरील योजनेपासून सुरुवात करा, एक आठवडा चाचणी घ्या, आणि गरजेनुसार बदल करा. तयार असाल तेव्हा Qoorbell सह तुमचे मोफत व्हर्च्युअल रिसेप्शन तयार करा.